◎王克昌

（国电陕西新能源有限公司 陕西 西安 710065）

档案管理是企业管理的重要组成部分。当前，许多企业对档案管理不够重视，人员配备不全，档案收缴质量不高，没有充分地发挥档案管理对企业管理的支撑作用。随着档案信息化、电子化的发展，档案管理在企业管理中地位越来越重要，对企业发展中的基础作用越来越强大。如何提升电子信息化档案管理水平，更好地发挥档案管理在企业生产、经营、技术攻关等方面的重要作用，是目前档案管理的重要课题。

一、电子信息化档案管理综述

（一）电子信息化档案管理的定义

我国有5000多年的发展历史，从古代的甲骨文到周朝的青铜器记录，从纸张记录到现代数字化、大数据记录，漫漫历史长河都离不开档案记录。档案为分析某个历史阶段或历史事件提供重要的依据，为今后的发展提供经验借鉴。一个企业的发展历程也一样，从档案中可以吸取经验教训，同时可以扬长避短，积累经验，形成企业文化，为企业决策者提供有力支持。[1]

电子信息化档案管理，是企业管理环节中所有工作的收口环节。它承载着企业发展的历史，记录着企业的发展轨迹，它的价值就在于记录着真实的历史，保留着客观的原始材料，为以后的历史研究提供第一手资料。

（二）电子信息化档案管理工作的具体内容

电子信息化档案工作是企业重要的基础性工作之一。随着计算机和网络技术的日益发达，从传统的档案管理到电子信息化的档案管理模式的转变，已成为一种必然趋势。按照国家档案归档规范要求，档案工作的归档过程是非常细致非常繁琐的过程，不只是简单地收缴归类。

例如文书档案的归档，首先按照文件内容进行分类，分为行政、经营、财务、生产、人事五大类；第二步，分保管期限，分为永久、30年、10年三类；第三步，批复和对应的请示文件合在一起；第四步，按照时间先后排序；第五步，编页码；第六步，文件按照顺序编号；第七步，盖档号章，填写档号；第八步，按照经营、行政、财务、生产、人事五大类装文书档案盒，并给盒子排序编号；第九步，按照各分类，把每份文件录入电子档案管理系统。

（三）电子信息化档案管理的价值

电子信息化档案管理的意义，不仅仅在于收集整编原始资料，体现真实的过去，更在于为档案的查询、阅览提供便利，为未来提供基础资料。传统的档案查询都是人工查询，工作量大，效率低下，随着现代电子信息的发展，大数据、人工智能的快速发展，为档案管理的智能化提供了发展机遇。建立档案电子管理系统后，虽然在档案归档过程中增加了大量的工作，但使得档案检索、查询更加准确、快速便捷。随着人工智能、互联网的快速发展，相信在不久的将来人们获取档案信息的方式更多，查询阅览更快速便利。过去需要花费几个小时甚至更多时间才能找到一份资料，如今只需几分钟就能完成，极大地提高了工作效率，从而为企业的生产、经营、决策提供快速高效的支持作用。[2]

电子信息化档案管理实现了档案资源的传递与共享。电子信息化档案管理模式以计算机技术为基础，可以构建一个完整的档案信息传递平台，不同的信息使用者之间可以实现档案信息的共享，从而为企业管理者的决策提供必要的依据，充分发挥档案在企业管理中的重要作用，实现档案管理与企业发展的同步。企业在进行文化建设中，对于以往历史的整合，离不开档案的查找，有利于保证企业在长期发展过程中坚守初心、明确企业发展目标，有利于为企业文化发展提供深厚坚实的基础、确定发展战略。

二、企业档案电子信息化建设的具体内容

（一）电子档案标准规范的建设

现阶段，在信息技术不断发展的情况下，我国已经针对电子档案分特性制定出了相应的标准和规范。因此企业在档案电子信息化建设的过程中需要结合企业自身的实际情况，参照国家相关标准，构建电子档案的形成、归档以及网络传输过程的管理规范，并将其落实到企业档案信息化建设的进程当中。企业电子档案标准规范可以说是目前信息高速公路当中的交通守则，可以有效保证企业电子档案信息的安全性。

（二）电子档案应用系统的建设

企业电子档案应用系统的建设主要包含四部分内容，分别是档案信息的收集、档案信息的管理、档案信息的应用以及档案信息的安全。电子档案应用系统的建设与企业档案信息化的整体建设进程有着密切的关系。企业的电子档案应用系统可以由企业内部的研发部门进行自主研发，也可以使用专门的软件开发公司所开发的专业软件。

但是在开发工作开始之前，企业需要针对自身档案管理的现状进行充分调研，了解档案信息化建设对应用系统的相关要求，最终使应用系统在功能需求方面契合于企业档案管理工作的发展。此外，档案信息化建设还要包含电子文件的管理，因此在电子档案应用系统的建设工作中还要充分考量企业的其他信息系统，使这些信息系统当中具有价值的电子文件实现自动归档。

（三）电子档案信息化资源的建设

企业在信息化资源建设过程中要以企业内部所存储的档案数字化为基础，将工作重点向电子文件的归档管理方向转移，最终全面提升电子档案信息化资源建设的水平。电子档案信息化资源的建设可以说是信息时代下企业档案管理工作的发展核心，档案信息当中蕴藏着企业的价值，在企业运行过程中发挥着至关重要的作用，其开发和利用的层次是企业档案电子信息化建设成就的重要衡量标准。档案信息资源建设的主要内容包括企业内部档案的数字化建设以及电子文件的整理和接收工作。档案信息资源建设的主要模式包括企业内部档案目录中心的数据库建设以及其他类型数字化档案数据库建设等。

（四）电子档案信息化工作队伍的建设

档案管理工作的主体是人。因此企业方面要重点关注档案管理人才队伍的建设，提升档案管理队伍的技术性和专业性，积极学习各项专业技术，提升档案管理工作人员的安全意识，熟练运用身份认证技术、防火墙技术以及数据备份等技术保障档案的安全。此外，在档案管理人员入职之前，企业要对其进行系统化的入职培训，帮助档案管理人员建立责任意识和专业技能知识体系，同时要定期组织在职员工进行阶段性的培训，实时更新工作人员的专业技能，最终打造一支专业化的信息档案管理团队。

三、结语

电子信息化档案对企业管理非常重要，其价值也不是仅仅由其经济价值来评价的。作为一种信息资源，是企业发展的无形资产，规范化、科学化的档案管理，不仅体现档案的管理水平，而且促进企业的管理水平。电子信息化档案管理已渗透到企业管理的方方面面，随着信息化和大数据的快速发展，电子信息化档案对企业的支撑作用将更加有力。