吴志斌

企业档案电子信息化实践与思考

吴志斌

（中国石化湖北化肥分公司，湖北宜昌，443200）

档案管理工作对于企业的发展有着积极的作用。在信息化发展非常迅速的今天，企业档案也需要积极地推进信息化，更好地发挥出档案的作用。在文中主要就企业档案电子信息化进行了探讨。

企业档案；档案管理；信息化

引言

档案数字化是实现传统档案的电子信息化的一条必由之路。另一方面，面对“井喷”似的电子信息与传统档案“并轨”运行，也需要有一套管理方法来适应新时代的电子信息化要求。湖北化肥公司在这一方面进行了一些实践和探索，现就其做法与同仁探讨。

1 建立项目管理团队

实施档案电子信息化需建立一个由档案与IT专业人员共同组成的项目开发团队，统筹规划项目实施方案，对项目的人员分工、工作计划、实施步骤、最终目标、硬件配备、系统开发、数字化方案、数据上线及试运行等方面予以明确，保证项目有序开展。

2 开发档案管理系统

企业综合档案一般包括：文书、人事、合同、会计、科研、工程、设备、权证、声像、实物等门类，而市场上比较成熟的档案管理系统多倾向于文书、人事、财会等专业档案，并不适用于企业综合档案馆。同时，由于每家企业由于所属行业上的差异，档案门类各不相同，因此，需要有针对性的开发与其相适应的的档案管理系统来满足个性化要求。企业在启动开发工作前，可以走访档案电子信息化的先行企业，建立感性认识，吸取经验；其次是要挑选有经验的软件开发商，软件开发人员不仅要学习档案管理基本知识，还应与档案管理人员充分交流，填补专业缺失，丰富开发思路，既要了解档案管理所需的普遍功能，又要了解终端用户特殊要求，要根据功能利用频次确定开发深度，优化编程方案，以终端用户的视角设计友好操作界面，确保系统流畅、好用。

3 推进档案数字化方案实施

档案管理系统是一具框架，必须将馆藏档案进行数字化来充实框架，要将汗牛充栋的档案数字化是一项庞大的工程。数字化的基础是全面梳理和统计馆藏档案，彻底摸清家底，绘制档案结构图，确定档案数字化范围，拟定数字化清单。档案数字化工作应配备电脑、扫描、刻录、复印等硬件设施，对于存量非涉密档案，可聘请专业公司完成批量扫描；对涉密档案要从保密和安全考虑，立足馆内力量进行扫描；对于老旧、宽幅、孤本档案，应先行物理修复和整理，再予以扫描数字化抢救；非数字化照片、声像档案则应翻刻成光盘进行数字处理。在“双轨”制归档背景下，应考虑在档案管理系统与OA、合同、财务等管理系统之间建立接口，实现在线归档，以提高归档效率，避免重复劳动，没有在线归档功能管理系统的应升级换代；离线归档的电子数据应按照档案管理系统的要求整理数据，确保被档案系统直接读取采用。

4 数据上传与测试运行

所有电子信息应统一文件格式标准，保证档案阅读的普适性，并采用档案级光盘予以存储，符合永久保存要求。电子档案要按物理档案划分档案类别，按案卷级和文件级建立结构树，数据库内的档案应与物理档案目录在规定的规则下形成对应关系。档案数据维护项（著录项）应根据不同档案的性质确定著录项，繁简得当，便捷实用。档案著录项录入工作耗时较长，可以提前启动，同时，要将所录入的电子档案目录与全文数据库建立电子原文链接，批量导入档案管理系统。

档案管理系统进行穿行测试后，在有数据状态下进行试运行，首先，系统开发人员要给档案管理人员进行技术交底，介绍系统功能，开展理论培训和操作指导，使其掌握数据维护和利用操作技能；其次要面向档案终端用户开办系统应用培训班，普及远程检索和查阅方法，推动电子档案网络化利用。试运行期内要对各种功能进行测试，及时发现问题，予以解决。

5 有关思考

（1）档案数字化应加强档案价值的鉴定，避免数字化范围盲目扩大，造成数据库无限增容和人力资源浪费。

（2）要秉承“最实用就是最好的”开发理念，规划档案管理系统的开发深度与广度，节约开发资源。

（6）档案管理系统应保留适当扩充冗余和一定的前瞻性，以便功能拓展与系统升级，实现一次性投入效益最大化。

6 结束语：

企业只有积极的开展档案信息化建设工作，才能在这发展迅速的社会中有一席之地，才会保证拥有足够的竞争能力，企业本身才会更好的与时俱进，跟随现代社会的发展速度。

[1] 王巍.信息化时代企业档案馆(室)的功能拓展[J].现代企业,2018(12):16-17.

[2] 刘泽珊.新时代企业档案创新管理探讨[J].城建档案,2018(11):44-45.

[3] 严卉.企业档案信息化管理浅析[J].信息通信,2018(11): 191-192.

[4] 吴尹.新形势下企业档案管理信息化建设探究[J].居舍,2018(31):156.

[5] 聂丹萍.大数据时代企业档案信息化建设研究[J].城建档案,2018(10):17-18.

Practice and Thinking of Electronic Informationization in Enterprise Archives

Wu Zhibin

（Sinopec Hubei Fertilizer Branch Yichang, Hubei 443200）

Archives management plays an active role in the development of enterprises. Today, with the rapid development of information technology, enterprise archives also need to actively promote information technology to better play the role of archives. This paper mainly discusses the electronic informatization of enterprise archives.

enterprise archives; archives management; informatization

10.19551/j.cnki.issn1672-9129.2019.03.022

F272

A

1672-9129(2019)03-0064-02

吴志斌（1970年-)汉，湖北省武汉市，大学本科，馆员、经济师，档案管理。E-mail：2209282216@qq.com