杨斯达

【摘要】人事档案是组织人事部门在人事管理活动中形成的，基于其个人经历和德才表现，并以个体为单位集中收集、保存以备查考的人事资料。人事档案在人员职务晋升、工资发放、教育培训等工作中发挥着重要凭证、依据、参考作用，具有法律效用。因此，做好人事档案管理工作具有积极的现实意义。

【关键词】人事档案管理 问题 对策

一、人事档案管理的内涵、特点及意义

（一）内涵。人事档案是人事信息存放的现实载体，详细记录着档案所有者的个人信息，在现代人力资源管理中发挥着关键性作用。人事档案管理是专门从事人事档案收集存放、分类整理与调配使用等诸多环节的一项具有服务属性的工作，是人力资源管理过程中不可或缺的管理手段和工作内容，对个人和单位发展具有重要作用。

（二）特点。人事档案管理的管理对象、管理内容、工作性质等决定了其具有以下几个特点：一是真实有效性。人事档案作为记录个人履历的载体和人力资源管理的主要依据，这就要求人事档案管理必须保证内容真实、有效。二是内容全面性。人事档案是档案所有者所在单位、上级主管部门出于实际需求了解其个人基本信息、学习成长经历、思想政治状况等方面的重要依据，因此人事档案管理从内容层面讲必须具有全面性。三是随人流动性。档案所有者由于工作需要而发生岗位变动、职务变动或单位变动时，人事档案要随人流动，确保始终与档案所有者保持一致。四是隐私机密性。人事档案记录着许多重要的个人信息，其中相当一部分信息属于个人隐私机密，不适合对外公开，更要防止发生信息泄露，因而人事档案管理工作要求确保人事档案信息的绝对安全与保密，在何情况下都不可私自保存与泄露人事档案的内容。五是功能服务性。人事档案管理本质上是为档案所有者、档案所有者归属单位及其上级管理部门开展相关工作提供服务的渠道，具有极强的服务属性，人事档案管理工作的顺利开展能够有效提升与个人发展和组织需要等相关工作的推进效率，较大程度节约人力资源管理相关工作的人力成本和时间成本。

（三）意义。人事档案是记载和反映职工成长经历、政治思想、业务能力等一系列个人情况的载体，它对于选任、提拔等都有极为重要的考察价值，是用人单位进行人力资源开发的主要依据和来源，可以说是职工各方面能力的“镜子”，所以职工人事档案对于单位的“选贤举能”具有非凡意义和作用。

二、当前认识档案管理存在的问题

（一）对人事档案管理缺乏科学、正确的认识。与其他业务管理工作相比，人事档案的管理直接关系着用人单位的良好发展，但是人事档案很容易被用人单位忽视，甚至有些管理层认为人事档案的管理工作只是一种纯文书、没有任何技术含量的工作，只要做好档案的保存、保管，确保档案不丢失、不泄露，能处理好人事档案的查档和外调等工作就可以。这种对人事档案管理工作的认识是错误的、不科学的。

（二）人事档案管理制度不够完善。当前我国对人事档案的管理一直沿用传统模式，过于呆板，且对于档案管理人员的职责要求、岗位培训等没有明确的规定，对于人事档案管理的具体流程没有形成制度化。这就导致档案管理人员不能明确自己的工作职责和具体工作内容，未能清楚的了解人事档案管理的相关业务流程，缺乏收集与整理档案信息的专业意识，在具体的管理过程中也未能遵循科学化、规范化的流程，严重制约了人事档案管理的质量和水平。

（三）缺乏专业的人员队伍。人事档案是用人单位进行选人和用人的一个重要依据，因此其失真或遗失将给用人单位的选人和用人带来一定的风险。当前，很多用人单位并没有按照国家的有关规定进行档案管理人员的配置，有些用人单位只有一名档案管理人员却管理着几千人的人事档案，甚至有些单位采用临时工进行人事档案的管理，这些临时工不仅不具备档案管理的专业知识，在上岗之前也没有对其进行专业的培训，只具备档案整理与保存的能力，严重缺乏对档案信息进行去伪存真的专业知识和技能，从而导致其缺乏足够的责任感，对自己的工作职责缺乏清晰的认识，对档案管理工作敷衍了事。

（四）流动人员的档案管理相对滞后。随着人才的流动行日益增大，在这一背景下人事档案的管理中出现了擅自带档和扣档、档案丢失以及重新建档等诸多情况。近年来，随着高校的扩招，大学毕业生逐年增多，其就业方向日益多样化，并且选择非公单位、外企等就业的大学生日益增多，这些用人单位在人才聘任的过程中往往不需要个人档案，只需应聘人员提供身份证明和学历证明，这在很大程度上弱化了人事档案的社会功能，导致公众对人事档案的重视程度日益降低，一旦需要认识档案的时候又因为管理不当而手足无措。

三、强化人事档案管理的对策

（一）培养人事档案信息化管理人才。一方面，要重视人事档案信息化管理工作人员专业化问题。在人员招聘和人员安排时加大对档案管理、計算机、信息技术等相关专业人员的倾斜力度，确保建立一支懂档案管理、懂信息化技术的专业人才队伍从事人事档案管理。另一方面，从事人事档案管理的工作人员要加强自身学习。现有及未来从事人事档案管理的工作人员要主动适应信息化时代的挑战，加强理论学习和技术实践，不断提升自身业务水平和专业能力。

（二）建立标准的人事档案管理制度。进行现在人事档案管理工作，首先就必须要有健全的制度，健全的制度是保证管理工作顺利进行的关键所在。人事资源管理方法就比较有一套更加完善和健全的制度来进行它的正常运作，任何的设施在进行分配的时候都必须要严格按照制度来进行确保制度能够分配。标准的制度可以为人事档案管理工作提供一定的规范，让工作严格按照标准来进行提高工作的效率，并且可以通过制度来创造新的理念，提高现在员工对人事档案管理工作的理解和贯彻。

（三）丰富人事档案利用方式。在用人单位的人才队伍建设中，人事档案的管理主体和使用主体都是多元的，要在保障人事档案真实性和安全性的基础上，开发出多元化的档案利用方式，以促进用人单位人事档案的利用，推动其人才队伍建设和人才库建设。如可以对人事档案进行数字化转化，再使用深度内容分析技术将个人的学习经历、工作成绩等情况进行综合分析，将个人的专业能力和思想道德品质形成全面的分析报告，为单位的选人用人提供参考。