赵岩

【摘 要】对于具有执法职能的事业单位而言，其不仅需要对公文档案、人事档案、财会档案进行管理，更需要对执法档案进行管理。相较于国外，我国在执法档案管理领域的整体水平不高，执法档案对于单位执法工作的推动作用不明显，制约了档案事业的整体发展。为此，如何优化事业单位档案管理机制，创新事业单位档案管理内容，需要从理论上加以探讨。本文从执法业务与档案管理联系的角度出发，分析事业单位执法档案的价值，阐述自身关于事业单位执法档案管理工作的看法，希望能够提升国内执法档案管理工作的整体水平。

【关键词】执法档案;事业单位;协同;优化管理

一、事业单位执法档案的概念以及特征

事业单位执法档案主要是指事业单位在执法工作中形成的，作为原始记录保存起来以供未来决策参考、备查、检查的文字、声像、影像以及其他信息资源的总称。不仅是事业单位行政执法活动的原始记录，也是事业单位执法工作的重要凭证[1]。相较于其他类型档案，事业单位执法当纳具有以下特点：第一，业务性。事业单位执法档案中的信息资源均来源于事业单位执法工作，具有明显的业务性。第二，价值性。事业单位执法档案更具有价值，能够为事业单位执法工作提供决策依据，提升执法工作效率以及质量。

二、事业单位执法档案的价值

（一）提升事业单位执法工作的实效

事业单位执法档案可以全面反映事业单位各项执法活动，能够为事业单位未来执法工作提供依据，提升执法工作的实效。第一，执法工作人员通过查询执法环节、执法程序中形成的档案资料，可以找出现阶段执法工作中存在的不足，确保执法活动高效、扎实[2]。第二，执法档案是事业单位各项执法活动的最终记录，能够为后期上级单位检查提供明确的依据，准确评价执法工作人员的履职行为，提升执法工作人员规范意识以及责任意识，确保执法活动规范、科学。第三，执法档案能够有效防止执法乱象的发生，真正实现有法可依、违法必究的目的，推动单位执法工作转型升级。

（二）促进事业单位长远稳定发展

第一，事业单位通过查询执法档案，可以更好地了解、分析以及总结过去某一时期内单位执法工作中存在的漏洞，有针对性地拟定相关决策，促进事业单位长远稳定发展[3]。第二，优化事业单位档案管理模式，能够大幅度提升执法文化制作、执法信息资源收集、执法信息资源整合的效率，节省事业单位人力、物力以及财力。第三，事业单位执法档案具有宣传教育性、经验成果性、凭证性等特性，能够最大限度地促进公正、公平执法，提升人民群众对于事业单位执法工作的满意度。

三、事业单位档案优化管理的基本路径

（一）立足于执法业务实际，健全档案管理机制

第一，事业单位要进一步优化事业单位档案管理的流程，明确执法工作人员移交档案资料时的流程、内容以及移交清单，确保相关执法材料能够完整、真实、准确的移交至档案管理部门。第二，事业单位要优化责任落实机制，明确档案移交前后、档案借阅前后、档案调阅前后中的档案保密责任以及档案安全管理责任，提升档案管理专责以及执法工作人员的责任意识、档案安全意识以及档案保密意识。第三，事业单位要统一不同类型档案的整理方法。例如，图片、声像、影像等档案应当如何归档;纸质档案应当如何装订组卷;执法档案材料应当如何排序等等，都需要事业单位从规章制度层面加以明确，进而规范档案管理专责以及执法工作人员的相关行为。

（二）加强业务协同，依托业务开展档案管理工作

事业单位执法档案管理与事业单位执法业务具有紧密的联系。一方面，事业单位执法业务中产生的执法证据、执法依据、文件材料以及其他信息资源需要进行归档。另一方面，事业单位档案又能够为事业单位执法工作的开展提供决策依据以及工作指引。为此，必须要加强事业单位档案管理工作与执法业务之间的联系，形成业务协同模式。第一，事业单位要提升档案管理专责对于事业单位执法业务的了解程度以及熟悉程度，确保档案管理专责能够根据执法档案的特点开展档案管理工作。为此，事业单位可以探索建立轮岗机制，由档案管理人员到具体的执法业务岗位进行学习，了解执法档案信息资料收集、整理以及利用的重点，提升单位执法档案管理实效。第二，事业单位要加强执法工作人员与档案管理人员的沟通与协作，通过档案信息化系统打通两个部门的信息沟通壁垒，提升信息资源收集、移交、整合、归档的效率，形成一体化管理。

（三）优化档案信息化管理系统板块，提升单位整体运行效率

事业单位要根据本单位具体的业务情况，对档案信息化管理系统中的版块进行优化，确保相关执法信息能够及时传输、储存以及归档。以路政执法为例，事业单位可以在档案信息化管理系统中设置路政执法板块。执法工作人员根据执法信息种类的不同，及时将路政应急处置信息、通信信息、收费信息、养护信息、路政赔偿信息、路政处罚信息、路政强制信息录入到相应的路政执法板块后，再由档案管理人员进入相关操作系统进行归档，推动执法工作与档案管理工作的专业化。同时，通过这种方式，也可以为日后查找相关档案提供指引，提升档案检索的便利性，实现档案检索的精准定位。具体到实践中，还需要各个事业单位根据本单位的执法业务情况，有指向性地设计相关板块，才能实现归档效率最大化。

四、结束语

执法档案不仅是事业单位执法工作的体现，也是执法工作人员履职成果的表现。只有充分认识执法档案的价值，并结合单位执法工作现状开展执法档案管理工作，才能最大限度地提升事业单位执法效率以及执法质量，解决执法过程中存在的漏洞。一方面，事业单位要进一步优化内部档案管理机制，加强顶层设计，指导执法工作人员以及档案管理人员开展相应的信息资源收集、整合工作。另一方面，事业单位档案管理人员要树立整体意识、创新意识、协同意识以及网络意识，充分利用现代化信息技術开展执法档案管理工作，借鉴其他单位在执法档案管理领域的先进经验，不断为单位执法档案管理工作建言献策，实现自身职业价值以及人身价值。

【参考文献】

[1]葛德锋.浅谈交通行政综合执法档案的规范化管理[J].青海交通科技，2019（01）：14-16.

[2]凌莉莉.档案见证改革开放[J].科学咨询（科技·管理），2018（10）：43.

[3]苏同磊.行政执法档案管理工作中存在的问题及对策[J].办公室业务，2018（04）：104.