陈 彬

（延安大学图书馆 陕西延安 716000）

随着我国高校管理体制的不断改革和办学规模的不断扩大，对高校图书馆的藏书建设亦提出了更高的要求，紧跟时代要求构建适应教学科研发展新需求的馆藏策略俨然成为需要紧迫解决的课题。而当前已有的读者决策采购、文献发现策略等馆藏采购方式存在着读者参与度不高、实施不便等问题，缺乏长远战略规划和系统性改革思路。批量采购成为采购的主要手段，因采购馆藏品种多、数量大，采购的质量成为采购工作的重中之重。

20世纪80年代全面质量管理理论被应用于高等教育，并对其产生了良好影响，成为高等教育教学质量保证的有力途径[1]。要想保证高校图书馆图书采购的质量，要求高校图书馆必须建立合理的采购质量控制机制，全面质量管理理论提供了很高的佐证。笔者通过分析批量采购的首选方式，基于全面质量管理对批量采购图书机制体系构建的启示，从采购前期准备工作、采购中期扫描工作、采购后期的验收工作以及PDCA循环控制四个方面为高校图书馆图书批量采购的质量控制提供了先进的方法和手段，同时对机制执行中的注意事项进行分析，以供借鉴。

1 馆配书商——批量采购首选方式

批量采购满足高校图书馆源源不断的新书需求，是新时期图书采购的必然选择。伴随着文化市场的开放，灵活多样的个体书店、民营书店、文化传播与发行公司等馆配书商不断加入图书发行行业，以信息灵活、信誉可靠、服务良好、价格优惠等方式逐渐占领了大部分图书市场，其经过30多年的发展后已在业内站稳脚跟，为此，选择优良的馆配书商为图书批量采购的质量把控提供了重要途径。馆配书商成为图书批量采购的首选方式，图书采购招标又被认为是选择馆配书商的首选方式，这成为图书批量采购前的一次重要质量把控环节。采用招标模式可使图书馆充分利用市场的激励模式，在获得馆配书商高质量服务的同时，也使采访工作质量更有保障和规范。通过招标选择馆配书商可使图书馆批量采购图书的经费发挥更好的效用，中标的馆配书商亦可根据各高校图书馆不同的馆情提供不同的采购服务，为图书批量采购的质量控制提供最佳的帮助。

2 全面质量管理对批量采购图书机制体系构建的启示

2.1 全面质量管理基本解析

全面质量管理（Total Quality Management，TQM）是以组织全员参与为基础的质量管理形式，是一种以客户的要求和期望为驱动的管理哲学[2]。全面质量管理是质量管理发展史的里程碑，起源于美国，是由全面质量控制（Total Quality Control，TQC）演化而来的一种综合性的经营管理模式[3]。

PDCA循环又称“戴明循环”，是全面质量管理所遵循的科学程序，被广泛应用于质量持续改进的过程中[4]。PDCA循环分四个阶段展开，包括计划阶段、实施阶段、评估阶段、反馈阶段。如图1所示，四阶段没有终点，只有起点，依次按序，周而复始进行。

图1 PDCA循环原理图

2.2 高校图书馆图书批量采购质量控制机制构建原则

体制机制问题是影响高校图书馆活力、制约高校图书馆发展的关键性问题[5]。因此，依据全面质量管理的启示，高校图书馆图书批量采购质量控制机制构建应当遵循以下四原则：其一，全过程性。采购质量控制机制涵盖各个环节，如计划、扫描、加工验收、编目等，是一个动态的紧密过程。其二，全方位性。采购质量控制机制涉及多方部门参与，有图书馆采编部、图书馆办公室、馆领导办公室以及馆配书商及其下属多个部门等。其三，全员性。采购质量控制机制的落实需要全员参与。其四，循环性。采购质量控制机制的建立不是一成不变的，而是循环往复的。

2.3 高校图书馆图书批量采购质量控制机制形成机理

从主客体关系角度来讲，高校图书馆图书批量采购机制的主体是图书馆采编部门相关工作人员；而机制的客体则是保证批量采购图书质量内容的馆配书商。客体在实践中需要依赖主体，主体也只有通过可操作、可实践的措施方能对客体产生效用。这些可操作、可实践的措施则是联系主体的桥梁，作用于高校图书馆图书批量采购，如图2所示。

图2 高校图书馆图书批量采购质量控制机理

3 基于全面质量管理的高校图书馆批量采购图书质量控制机制构建

基于全面质量管理的高校图书馆图书批量采购质量控制机制的构建是以批量采购图书为核心，通过采购前的准备、采购中的扫描、采购后的验收以及PDCA质量控制四部分共同构成，简单概述为“3步骤1循环”机制，其中PDCA 质量控制又分计划、实施、评估和反馈四个阶段进行，这样采购前、采购中、采购后三个方面则又各自产生了内部质量控制循环（如表1所示）。

表1 基于全面质量管理的图书批量采购控制机制

3.1 PDCA循环控制机制

PDCA控制机制由P-D-C-A四阶段组成，高校图书馆图书批量采购中采购前的准备机制、采购中的扫描机制及采购后的验收机制均按照PDCA控制机制进行构建与运行。对于其中子机制中的各项要素均以PDCA控制机制进行循环，这将是对高校图书馆图书批量采购机制更深层次的夯实。其运作机理如图3所示。

图3 PDCA质量控制机制运作机理

3.2 采购前期准备机制

采购前期的准备机制，主要集中在高校图书馆图书批量采购质量控制的客体（馆配书商）的明确过程及图书采购策略的定位上[6]。

（1）准备计划阶段。此阶段的主要任务是客体的选择标准及采购策略的规划，编制科学合理规范的采购招标文件，即选择什么样的馆配书商，选择几家，预采购图书多少种、多少册，侧重于哪些学科、哪些专业，等等。首先，明确馆配书商，在馆配书商的选择上具有一定的针对性、代表性。所选馆配书商负责人应具有一定的图书营销职业经验，且其业务员和数据员应具备一定的专业基础知识和良好的图书营销素养，以便合作过程中相关事宜的有效接洽。与此同时，馆配书商的选择应以区域为中心，辐射全国。以地方为中心，一方面可以照顾区域商业市场；另一方面，区域书商往往对地方区域特色书刊分类营销更具针对性，为图书馆采购地方区域文献资源提供便捷；辐射全国旨在提高图书采购的广泛性和全面性。其次，明确馆藏采购策略。高校图书馆以服务高校师生为主，大众通俗或科普读物在力求全面的基础上坚持经典原则，专业读物则应以院校属性和学科专业及科研人员所需展开有针对性的采购策略。

（2）准备实施阶段。在明确了对馆配书商的标准和相对应的采购策略后，随即展开对馆配书商的招标。此阶段的主要任务为起草招标项目文件，与相关招标单位合作，按照政府采购程序，在政府采购网进行公开招标，使符合资格条件并有能力提供本项目所需图书资源和服务的供应馆配书商参加投标。其次是调研全校各院系所设学科专业（包括新增专业和不再招生专业）及教师科研所需图书。每次采购前充分听取各院系专业教师、学科带头人的意见和建议，征求他们的采购意向，以便有针对性订购，满足师生个性化需求。

（3）准备评估阶段。此阶段主要任务为对参与投标的供应馆配书商的综合实力展开专家评估与分析，判断其是否满足本次项目招标所需要求，择优选取馆配书商。

（4）准备反馈阶段。即计划的最终形成，确定馆配书商，主客体双方就招标文件每一项内容进行商榷，达成一致，签署招标协议，完善接洽供应链渠道。

3.3 采购中期扫描机制

采购中期扫描机制，主要以高校图书馆图书批量采购扫描选购的过程而言。

（1）扫描计划阶段。此阶段的主要任务为确定当年的采购任务计划和采购方式。首先，具体细化预计当年采购社会科学类、自然科学类、综合类及工具书类图书的种数、册数、码洋数，古籍和大码洋图书的种数和码洋数等，亦可根据高校重点学科专业有侧重性的采购。其次，在此阶段确定计划当年采购方式，即预定订单采购与现场样书扫描相结合，对计划内不能及时采购的图书再行选用零星采买方式。最后，计划每一家馆配书商当年内的采购种数、册数及码洋，以便充分采购多样化的图书资料。

（2）扫描实施阶段。在明确扫描计划后，扫描实施即可展开。对于图书的批量扫描，即采购，通常情况下分两种方式，包括预定订单扫描和现场样书扫描，两种方式相辅相成，互为补充。其一，预定订单扫描的基本原理是馆配书商向图书馆采访负责人提供当年最新几个月出版社发行的新书书目，由图书馆采访负责人依据学校所需划定需要采购的图书类型，以及采购种数、册数，这种扫描采购方式适合较大批量图书的选购，采访人员可以以不同的分类方式选定订单，选订单的过程即是质量把控的过程；其二，现场样书扫描就是采访负责人到样书采购现场，通过对样书基本外部特征和内容属性的审核后，借用图书扫描设备对所需图书的书号等进行扫描，现场样书扫描在很大程度上避免了预定订单扫描采购的盲目性，也是对采购图书质量把控的较好方式；与此同时，为进一步提高扫描采购的质量，在扫描采购的过程中通常又分成按畅销组扫描采购、按出版社扫描采购或按丛书系列、图书责任者扫描等[7]。

（3）扫描评估阶段。此阶段为评估扫描效果：本次整体采购内容（图书种数、图书册数、图书码洋）是否满足当前采购预期计划，是否满足各院系各学科的交流需求，本次采购是否进展合理，订单书目是否适合馆藏。

（4）扫描反馈阶段。此阶段是对上一阶段的进一步审核确定。通过对评估确定后的采购订单采用批量查重技术进行批量查重，剔除已有馆藏书目和已有订单征订记录，并对内容或形式特征不符要求或不适合馆藏的图书进行剔除。将最终的反馈订单交由馆配书商进行图书分拣配送。

3.4 采购后期验收机制

采购后期验收机制，主要针对高校图书馆图书批量采购订单由馆配书商分拣到馆后的加工编目而言。验收工作是采购中一项承上启下的工作，在质量监控中起着监督采访失误的重要作用[8]。

（1）验收计划阶段。此阶段制定验收方案或验收策略，包括外部形式上的基础验收和内部内容结构上的加工编目验收。根据验收方案，外部形式上的基础验收是对图书外部载体形态的验收，是对每一次到馆图书进行清点，结合最终订单明细与实际到馆书目进行比对清查，包括图书数量与图书外观质量。内部内容结构上的加工编目验收则是对图书分类标引及加工著录内容技术的编目验收。

（2）验收实施阶段。订单图书分拣到馆后由采访人员负责将其放置在特定的工作区域并进行拆包验收，核实清点到馆图书种数、册数及完整性，核实无误后交由编目人员加工编目，在加工编目的过程中进一步核实图书内容印刷质量，是否存在盗版或缺页或是存在不适合本馆馆藏的图书，并将其进行剔除。

（3）验收评估阶段。对本次采购加工编目后的图书进行整体评估，评估是否满足初始既定计划，再次清查不合格图书、核对图书清单、检查图书加工是否符合要求，尤其检查编目MARC内容质量。对MARC的质量审查严格意义上讲是对批量采购图书后期内容形式质量把控的最重要环节，直接涉及到图书是否能够进入常规化的流通过程。

（4）验收反馈阶段。汇总本次采购整体过程，分析有效编目流通的图书与不合格剔除的图书比重，分析订单图书到馆率，包括配全率与配准率及编目加工工作的准确率，对整个采购过程中出现的问题进行汇总并提出相应的解决方案，最终形成书面文件。

4 高校图书馆图书批量采购质量控制机制在执行中的注意事项

总体上看，高校图书馆图书批量采购质量控制机制的执行应注意三个意识，即“俯瞰全局意识”“稳中求变意识”“多次循环意识”。

4.1 俯瞰全局意识

唯物辩证法认为：整体与部分是相互区别但又相互联系、相互影响的。任何机制的构建都是由整体与部分组合而成的系统工程。俯瞰全局的意识要求正确处理好各机制之间的关系，每一个子机制需要彼此间相互协调配合才能切实发挥好各自的作用；正确处理“3步骤1循环”之间各要素的关系，不能将要素游离在机制之外，也不能将其凌驾于机制之上；正确处理机制和环境之间的关系，高校图书馆图书批量采购质量控制机制需要根据社会文化的发展、高校师生的需求等环境的变化而常抓不懈。

4.2 稳中求变意识

权变理论认为，对于组织管理来说没有唯一模式，只有通过具体环境的变动选择合适的模式，为此，管理方式和组织运行必须根据内外部环境的变化适时变动，做到稳中求变。

稳中求变意识要求正确处理规范性和灵活性之间的关系。高校图书馆图书批量采购机制要有其规范性，但需兼顾灵活性特征；正确处理好长期性和短期性之间的关系。从短期看，高校图书馆图书批量采购控制机制应相对稳定，但这势必是一个长期的过程，需要在发展进程中不断调整；正确处理原则性与灵活性之间的关系。高校图书馆批量图书采购控制机制并不是一成不变，尽管其模式大体相同，但机制本身也不尽相同，对于不同高校不同的领导班子在子机制具体内容要素上亦有所不同。

4.3 多次循环意识

辩证唯物论指出，事物的发展变化是一个螺旋式曲折上升的过程。高校图书馆图书批量采购质量控制机制需要在一次循环的基础上展开多次循环。

从横向的角度看，高校图书馆图书批量采购质量控制机制不仅在子机制之间PDCA循环，同时各个子机制内的各要素亦是PDCA循环的重要内容。从纵向的角度看，高校图书馆图书批量采购质量控制机制的PDCA循环不是一次性的，质量的控制需要在多次的循环反复中进行，每次循环结束都需对尚未解决的遗留问题或由此衍生的新问题进行新一轮循环，以期达到最优。

5 结语

高校图书馆图书批量采购工作是一项最基础的业务工作，但同时也是获取信息、分析信息和传递信息的过程。每一个图书馆员需顺应时代发展变化，有效借助馆配书商平台探索更新图书批量采购的质量把控方法与策略，不断满足广大读者的个性化需求，提高图书馆馆藏的质量和利用率。