大数据背景下档案管理范式的转型：从信息管理到数据管理

2019-12-02於菊红

档案管理 2019年6期

於菊红

摘要：大数据的发展带来了社会环境的变迁，而社会环境的变迁往往牵引着档案管理范式的转型。文章以大数据背景为切入点，提出了大数据背景下档案管理范式从信息管理范式向数据管理范式转型的观点，并从档案管理环境的新变革、档案管理主客体的新变化、档案学术研究的新取向、档案管理理论的新挑战四方面论述了档案管理范式从信息管理范式向数据管理范式转化的缘由，又从理论支撑和技术支撑两个层面阐述了进行范式转型的可行性。

关键词：大数据;档案管理范式;档案数据管理

Abstract： The development of big data has brought about changes in the social environment， and the changes in the social environment often lead to the transformation of the archive management paradigm. Taking the big data background as the starting point， this paper puts forward the viewpoint of the transformation of archive management paradigm from information management paradigm to data management paradigm in the context of big data， and from the new transformation of archive management environment， the new changes in the archives management subject and object， and the academic research of archives. The new orientation of the new orientation and archive management theory discusses the reasons for the transformation of the archive management paradigm from the information management paradigm to the data management paradigm， and expounds the feasibility of the paradigm shift from the theoretical support and technical support.

Keywords： Big data; Archive management paradigm; Archive data management

1 引言

“范式”（paradigm）是一个特定共同体的成员所共有的信念、价值、技术等等构成的整体。[1]它的形成与发展不是“一成不变”，也不是“一枝独秀”，而是多元并存，发展变化的。美国著名科学哲学家托马斯·库恩在《科学革命的结构》一书中指出危机和反常会促进范式的转换，而范式的转换是为了解决传统范式中的不足和问题[2]。而危机和反常往往离不开社会环境的变迁，社会发展带来的新变革、技术发展催生的新现象、观念变化带来的新挑战都会使固有的“范式”产生危机和反常，档案管理范式亦是如此。

大数据的发展促进了社会环境的变迁，社会环境的变迁影响着档案管理范式的转型。

2 大数据背景下档案管理范式转型的缘由

档案管理范式的转型与社会环境的变迁有着密不可分的联系。在大数据时代的影响下档案管理出现了新现象与新变化。

2.1 档案管理环境的新变革。档案管理政策的变化和技术的发展对档案事业有着根本性的影响。政策环境方面，政策话语体系的大数据转向。就国家政策来看，2015年国务院印发的《促进大数据发展行动纲要》提出我国要全面推进大数据的发展与应用，也明确制定了以后的大数据发展任务，将大数据作为了国家的重要发展战略之一。2016年的《“十三五”国家战略性新兴产业发展规划》以及2017年、2018年的政府工作报告等文件都将大数据写入了政策规划之中，国家政策文件中随处可见大数据的“身影”。就档案政策来看，政策话语体系也出现了明显的大数据转向。档案政策是国家为实现一定时期内档案事业的建设发展目标而制定的基本行动准则。[3]国家档案局印发的《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》以及围绕其展开的档案信息化“十三五”发展研讨中“档案数据”一词也频繁地提出。国家档案局局长李明华在全国档案局长馆长会议上也表示在大数据时代我国档案工作要加快转型升级[4]。

在社会“大数据”的整体环境下，档案领域的政策话语体系开始从信息化向数据化转变。技术环境方面，大数据技术与方法的推广应用。例如将数据挖掘技术应用到档案管理以促进档案管理的精细化[5]，或者依据大数据技术建立基于数据流的档案数据处理模式[6]以及档案大数据系统建构框架[7]。

2.2 档案管理主客体的新变化。档案管理主体、客体和管理方式是档案管理的重要因素，不仅影响着档案管理实践的转变，也引导着档案管理范式的转化。比如从档案文件管理理论范型到档案信息资源管理范型的转化，一方面是因为在信息论的影响下档案管理主体改变了传统的思维模式和管理理念，将档案作为重要信息资源，完成了档案信息资源观的思维转向。另一方面随着计算机技术的推广和应用，档案文件的形成形态开始从纸质形态向数字形态转变，依赖于计算机环境的电子文件大量产生，档案管理的客体逐渐从纸质文件向电子文件过渡。同时运用计算机技术和信息管理的相关理论来管理档案也成为重点。大数据时代档案数据管理范式的提出亦是如此。首先，档案管理主体大数据思维意识的逐步形成。大数据思维具有整体性、多样性、平等性、开放性、相关性和生长性等特征，从本质上来说它是一种复杂性思维。[8]档案学实践共同体和理论共同体都开始运用大数据的思维模式、理论方法去管理档案。档案實践方面，比如湖南省湘潭市紧跟大数据发展趋势，从2001年起制定一系列关于大数据时代档案事业发展的办法并建立了档案数据中心，开始用数据管理的理念去管理档案，实现了从“管档案”到“管数据”[9]的转变。还有青岛市智慧档案馆的建设。档案理论方面，档案理论共同体开始思考大数据时代下档案管理理论的适用性问题以及档案学的发展趋势，探讨大数据与档案的结合成为研究的热点。其次，档案管理客体形成形态从数字态向数据态转变。数据态指以数据颗粒度存在并持续运转形成的状态。[10]在大数据技术和环境的影响下，各种不可捉摸、结构复杂、数据量大的数据体开始成为档案工作的对象，档案管理客体逐渐从信息向数据转变。最后，数据管理方式在档案管理中的运用。在大数据环境下，半结构化和结构化的档案数据大量产生，管理空间广、数据关联性强、数据共享度高和管理环境液态化的数据管理方式成为档案管理的新方式。大数据时代档案管理主体、客体和管理方式的转变推动着档案管理范式的转型。

2.3 档案学术研究的新取向。学术思想和学术观点的创新是一个学科发展进步的关键所在，而社会环境的变迁往往推动着学术思想观点和学科理论方法的转变。在计算技术推广和信息论引入浪潮的影响下，档案开始作为一种重要的信息资源被社会大众所认知。如何将档案和信息结合起来成为档案学者们的研究热点，出现了一系列与档案信息资源相关的研究。比如强调档案的信息价值，重视档案信息资源的开发利用，和计算技术在档案管理中的有效运用，以及数字档案馆、电子文件管理等新理论的提出。信息资源管理理论与档案相结合成为被档案学共同体所认可的一种观点，档案信息资源学术研究的丰富推动了档案管理范式从史料管理范式向信息资源管理范式的转型。而大数据时代，随着大数据技术、大数据思维以及大数据方法论的传播，档案学术研究也出现了新的学术思想和学术观点，学术研究的取向和特色出现了转变。学术取向方面，档案数据成为学术研究的热点。有学者从数据与信息关系演变的角度出发，界定了大数据时代档案数据的内涵与外延，并且提出了重构档案数据管理理论、档案数据管理规则的新观点[11];同时从概念、缘由和发展三个层面对大数据时代档案数据管理研究的兴起做了详细的论述[12]。也有学者提出了“档案数据学”的观点，认为“档案数据学”是大数据环境下以档案数据概念、数据形式、数据思维、数据管理、数据信息开发等为主要研究内容的档案学研究方向，一定程度上已建立雏形，在核心学者的引领下将继续发展和推进[13]。同时，也有学者指出数据价值是大数据时代档案价值的一种新价值[14]。学术特色方面，重档案与大数据的结合。大数据时代档案工作面临的机遇与挑战、大数据技术在档案管理中的运用、大数据时代档案管理思维观念的转变、大数据时代档案管理工作模式的探讨等等，将档案与大数据结合成为当下学术研究的新热点。学术研究的新取向和新特色推动着档案管理范式的转型。

2.4 档案管理理论的新挑战。库恩《科学革命的结构》中提到危机和反常往往会催生新的范式，新的范式的产生就是为了解决旧范式的不足。在大数据时代，随着档案管理对象在形成形态和结构方式的变化，利用原有的理论去指导档案数据的管理显得有点力不从心，就像张芳霖学者所说的：“可以发现，每一次档案资源范畴和档案信息形式的变化，都会对现有的档案学理论带来挑战，当现有档案学理论相遇大数据时，很多理论也表现出短板与无奈”;“更值得一提的是，大数据表现出来的活力似乎还不能用现有的理论将其概括，或许将会有新的理论来为将要发生的档案理论变革奠定基础”[15]。大数据时代档案管理理论出现了危机和反常，面临着新的挑战。理论深度层面，表现为现有理论适应性不足。比如，运用职能鉴定法去鉴定大数据环境产生的数量大、来源广、类型多以及数据权属不清的归档文件在增加工作量的同时也会影响文件鉴定的准确性，这就会对文件鉴定理论产生一定的冲击。新来源原则、文件连续体等档案文件管理理论亦是如此。理论广度层面，表现为理论发展跟不上实践。大数据时代档案管理的新现象和新特征表现深受大数据理念方法的影响，档案数据的收集、整理、鉴定和利用等管理环节的管理都要体现大数据的理念，但是目前除了唐霜提出的以“条”为基本单位、用索引取代来源、不过度依赖全宗的大数据时代档案整理理论的思考[16]外未有直接与大数据相关的档案数据管理理论。这就需要我们在分析传统文件管理理论的大数据时代适用性基础之上，补旧创新，将大数据研究领域认可的基本原则、数据管理的理论和方法与档案数据的特征进行有机结合，形成大数据背景下档案数据管理理论的建构，创新档案数据管理理论，促进档案管理理论的发展和创新，完成大数据背景下档案管理范式的转型。

3 大数据背景下档案管理范式转型的可行性

一种档案管理范式的形成是理论和实践雙重作用的结果。档案信息资源管理理论范型中的方法论、思维模式、管理理论和方式深受信息科学理论和电子计算机技术的影响，信息科学理论与电子计算机技术的发展为档案信息资源管理理论范型的形成提供了可能。大数据时代档案数据管理理论范式的塑造也有着理论和技术的双重支撑。

3.1 理论支撑。大数据开启了一次重大的时代转型。[17]大数据不仅仅是一种技术，更是一种思维模式和理论方法，与小数据时代相比，从采样数据到全体数据、从精确数据到混杂数据、从因果关系到相关关系的三大转变是大数据理论与方法的内涵所在。总的来说，大数据理论与方法是一种以大数据技术为支撑，以采样数据替代全体数据、以精确数据替代混杂数据、以因果关系替代相关关系为理念指导，以让所有数据“发声”为目的一种理论与方法。甚至有学者将大数据方法视为一个划时代的变革，认为大数据方法论是继演绎法和归纳法之后人类认识和改造世界的第三种工具[18]。大数据理论与方法的影响是巨大的，比如图书馆学[19]、社会学[20]以及情报学[21]等相关学科依据大数据理论与方法重绘了大数据时代学科发展的理论范式和蓝图。就档案管理而言，大数据时代档案数据深深烙印着大数据的特征，大数据理论与方法可以为树立大数据观、大档案观、大平台观等符合档案数据管理的思维模式以及档案数据的数据化管理和服务提供理论支持。同时，数据管理理论也是大数据时代下档案数据管理范式转型的一大理论动力。数据管理是指将数据视为重要的信息资源，运用云计算、物联网、大数据、智慧工程等现代技术对数据资源进行有效的收集、处理、存储、挖掘和利用，保障数据长期可用，实现数据价值，提高组织运行效率和核心竞争力。[22]面对大数据时代的纷繁复杂的档案数据，用数据管理的理论去指导档案数据管理，可以促进档案数据资源的深度关联与共享，同时可以运用数据生命周期的相关理论来指导档案数据生命周期。大数据理论与数据管理理论为档案数据管理范式的转型提供了理论支撑。

3.2 技术支撑。大数据技术是一代全新的数据科学领域的技术架构或模式，对数据量大、类型复杂、需要即时处理和价值提纯的各类数据，综合运用新的数据感知、采集、存储、处理、分析和可视化等技术，提取数据价值，从数据中获得对自然界和人类社会规律深刻全面的知识和洞察力。[23]大数据技术为档案管理理论范式从信息管理方式向数据管理范式的转变提供了技术支撑。一方面，大数据技术使档案数据化管理成为可能。大数据时代的档案数据有着数量大、增长快、类型多、来源广的特征，运用传统的技术方法和理念无法实现对档案数据的有效管理，而大数据技术为档案数据化管理提供了可能。比如将数据挖掘技术应用到档案数据管理中以促进档案管理的精细化，以大数据技术为依托建立档案数据处理模式等。另一方面，大数据技术使档案数据化服务成为可能。档案数据化服务是指“以档案数据的收集、加工、存储、开发应用为基础，根据用户的需求，提供能够支持数据应用和知识创新的服务过程”。[24]使用人工智能、文本挖掘、语义分析等大数据挖掘技术可以分析海量数据资源背后蕴藏的潜在价值，将数据转化为知识以满足档案用户的需求;利用VR、AR、MR等大数据可视化技术可以使结构复杂、类型多样的档案数据资源以清晰、明朗、更为直观高效的方式呈现出来，便于档案用户的利用，提高档案资源的利用率。大数据技术为档案数据管理范式的转型提供了技术保障。

4 结语

档案管理范式是档案学发展的指南针，影响着档案管理理论体系的建构、档案管理实践方向的定位、档案管理理念的转变以及档案管理方法的取向，而社会环境的变迁引领着档案管理范式的转型。在这个“时时大数据、处处大数据、事事大数据”的大数据时代，档案管理的政策环境和技术环境，档案管理的主体、客体和方式，档案学术研究的取向和特色以及档案管理的理论都深刻烙印着大数据的身影，体现着与档案信息管理范式的不同，这是一个不可否认的事实。面对大数据发展带来的档案管理的新变化、新现象和新挑战，我们不能固守档案信息管理范式的管理理念与方法，要将大数据与档案管理融合起来，完成从档案信息管理理論范式向档案数据管理理论范式的转变，重绘大数据时代档案学的发展蓝图以促进档案学的发展，这是必要的也是可行的，更是我们每个档案学人义不容辞的义务和职责。就像丁华东教授说的：“我们要在社会环境的变迁中把握档案管理范式的转型，推动档案事业的发展。”[25]

参考文献：

[1][25]丁华东.档案管理范式的转型与社会变迁[J].档案学通讯，2006（06）：8-11.

[2]托马斯·库恩.科学革命的结构[M].北京：北京大学出版社，2012.

[3]丁华东.档案学理论范式研究[M].上海：上海世界图书出版公司，2011.

[4]新华网.国家档案局：“大数据”时代我国档案工作要加快转型升级.[EB/OL].[2019-07-04].http：//www.xinhuanet.com/2017-12/27/c_1122175972.htm.

[5]张文元，张倩.大数据技术与档案数据挖掘[J].档案管理，2016（02）：33-35.

[6]米永宁，耿志杰.应用大数据技术开发数字档案信息资源的现实困境与策略研究[J].北京档案，2016（11）：16-19.

[7]席畅.信息时代档案大数据系统建构研究[J].北京档案，2017（08）：24-25+28.

[8]黄欣荣.大数据时代的思维变革[J].重庆理工大学学报（社会科学），2014，28（05）：13-18.

[9]胡建略.从“管档案”到“管数据”[N].中国档案报，2013-11-08（002）.

[10]钱毅.技术变迁环境下档案对象管理空间演化初探[J].档案学通讯，2018（02）：10-14.

[11]于英香.从数据与信息关系演化看档案数据概念的发展[J].情报杂志，2018，37（11）：150-155.