胡臻

【摘要】随着我国科学技术的快速发展，我国大部分机关、企事业单位等已经推行电子化办公方式。与传统的文件管理方式相比，电子文件具备一定的便利性和快捷性。在电子文件的起草、修改、收发等环节都更加便捷。但是，电子文件管理系统在应用的过程中存在较多的问题，例如识别与保存等问题。解决电子文件存在的各种问题才能更好地发展电子文件，提高办公室文件管理的效率，更好地促进电子文件的发展。

【关键词】电子文件管理;存在的问题;对策建议

一、电子文件概述

电子文件一般是指由机构、组织或个人形成的所有电子记录，与传统文件、档案概念不一样。同时电子文件也特指由政府部门、公共机构形成的电子化文件，它具有文件的各种属性，且一般是公务活动中形成的，具备一定规范化的形成、审核、流转等程序和管理要求，具有真实性、完整性和有效性。

（一）共享性。电子文件与纸质文件最大的区别就是共享性。电子文件的使用不受时间以及地域的限制，人们可以在任何时候任何地点查找自己需要的信息，而且具有极大的快捷性，同时可以在类似的文件中查找自己需要的信息。

（二）随时性。电子文件是建立在网络上的一种应用，在网络上的文件，可以在任何时间内进行利用。而传统文件只能在固定的时间和固定的地点以及固定的方式进行查阅。

（三）多样性。电子文件的可操作性为利用者提供了更多的利用方式，除了传统档案常用的利用方式如阅览、复制外，还可以为我们提供各种多样性的服务。……