实现档案库房一体化智能管理的策略分析

2019-11-29段莉莉

科技与创新 2019年1期

段莉莉

实现档案库房一体化智能管理的策略分析

段莉莉

（深圳市科智管理咨询有限公司，广东深圳 518000）

随着知识经济的到来和信息技术的发展，推动了各个行业的发展。此种社会背景下，档案库房的建设也朝向智能化的方向发展，可以说实现档案库房一体化智能管理成为了档案库房管理的必然需求。基于档案库房对于档案的管理重要作用，将进一步分析档案库房一体化智能管理的策略，以期为档案库房管理的发展作出贡献。

档案库房一体化；智能管理；信息安全；管理系统

我国档案库房成立时间比较早，但在20世纪70年代以前，档案库房的管理一直处于无人问津的状态。随着改革开放，国家意识到档案库房管理的重要性，投入了大量的人力、物力、财力力来整理、修建、改造档案库房，并出台了相关的政策法规来详细规范档案库房的管理。伴随着知识经济的到来，信息技术的发展给我国的档案库房管理带来了新的契机。因此，本文将详细分析实现档案库房一体化智能管理的策略。

1 档案库管理所面临的问题

1.1 档案库房管理的手段落后、单一

通过对我国档案库房管理的现状进行分析可以发现，我国的档案库房的数量在近年来呈现几何式的增长。传统的档案库房管理方式依然以人力为主，在面对大量的档案入库时，需要将档案进行分类、整理、库房盘点、档案数量统计、档案调阅。可以说档案库房繁杂的档案管理工作需要大量的人力进行整理，但工作效率却极其低下。传统的档案库房管理方式已经不能够满足大量档案需要入库的需求，落后、单一的管理方式已经不符合时代发展的趋势[1]。

1.2 档案调阅较慢，无法满足人们的需求

档案库房保管着各类重要档案，群众在日常的生活中办理一些事情时经常会用到档案。传统的档案库房管理方式在档案调阅时效率比较低下，增加了群众在调档时的等待时间，无法有效满足人们的需求。

1.3 档案库房智能化的过程中缺乏足够的资金

档案库房智能化过程中需要配置高性能的电脑、庞大的数据存储设备以及智能化的系统等作为档案库房智能化的基础。这些信息技术的投入需要大量的资金，部分档案库房的管理者没有及时意识到档案库房智能化的重要性，没有对档案库房的管理投入足够的资金进行电子信息设备的采购，使档案库房智能化的过程缺乏物质基础，阻碍了档案库房智能化的发展。

1.4 不能有效确保档案库房的信息安全

档案库房管理的核心在于档案资料，档案库房智能化的过程必然要将档案库房的管理网络置于整个网络当中，档案库里大多为机密性文件，如何使档案库房在受到外网攻击时能够确保信息数据的安全与保持系统的基本使用功能成为了工作的关键。尤其是在面对电子病毒入侵时，如何能有效阻挡病毒，避免电子病毒入侵态势的扩大化，及时杀毒成为了工作的重点。可以说在互联网的背景下，有效避免黑客的入侵以及电子病毒的传播才能够有效确保档案库房的信息安全[2]。

2 实现档案库房一体化智能管理的策略

根据对我国档案库房现状中所存在的问题进行分析可以发现，在实现档案库房一体化智能管理的过程中要投入足够的资金，购买高性能的电子设备，选用合理、科学的智能管理系统，加强档案库房的管理，引进现代化档案库房管理人才，建立档案库房网络安全管理。

2.1 加强重视，选择合理智能管理系统

档案库房管理智能化的进程离不开领导的支持，因此提高对档案库房管理重视程度，让其意识到档案库房一体化智能管理，既是档案管理工作自身的需要，也是社会发展的需要，从而加大对库房档案管理的资金投入，为档案库房管理采购高性能的电脑和管理系统。在档案库房一体化智能管理建设过程中，系统是其运行的核心，只有智能化的管理系统才能避免人工管理中所出现的问题，能够有效解决效率低下的问题，才能够进一步实现档案库房管理的一体化、智能化、实时化与合理化等。

档案库房的智能管理系统在设计上应该满足以下几种条件[3]：①确保系统的可操作性。档案库房的管理是面向全体用户的，因此在进行智能管理系统的设计时要充分考虑档案管理人员计算机平均操作水平。系统的设计不能过于复杂，符合档案管理人员的常规认知与使用习惯，在系统的界面上要做到简洁、大方，系统的操作上要保障基本的功能齐全，程序简单、人性化。②确保系统的实时性。档案库房智能化管理中要确保各个档案数据能够及时有效上传到数据库中。要充分考虑整个智能化系统在工作时所需要相应程序的时间与处理时间，能够迅速对档案信息进行采集、筛查、分析以及保存等。③确保系统的安全性。档案库房的管理属于保密性质的管理，对库房中的档案资料保管过程中，要注重对其进行保密。进一步要求在设计智能系统时要运用多种手段来确保系统的安全性，比如密码登录界面、访问权限设置、二级密码等等来进一步确保档案库房档案资料的信息安全。在档案库房一体化智能管理的过程中，把智能管理的核心——智能管理系统做好才能够确保档案库房一体化管理有效开展。

2.2 选用智能密集架控制系统，提高档案调阅整理的速度

档案库房一体化智能管理过程中，如何提高档案调阅与整理的速度成为了提高服务质量的关键。为了进一步确保档案库房的智能化管理有效开展，要对档案的库房进行改造，库房的管理者在改造的过程中可以采用智能电动密集架，具有非常强的抗干扰能力，打破了传统的单片机控制系统中功能单一的局面，新型的智能电动密集架可以与工作电脑、手持PDA进行相连，从而实现系统的升级。让档案库房的架体在运行过程中更加高效、安全，可以自由切换手动与电动，且新型的智能电动密集架具备左右双开的功能，无论在档案的调取与存放上都更加方便、便捷。

在档案库房一体化智能管理中应用智能密集架可以有效缩短群众调档等待的时间，提高自身的服务品质，让档案库房的管理更加智能化[4]。

2.3 档案库房一体化智能安全管理

在档案库房一体化智能的过程中可以发现，在智能系统的选用上已经具备了一定的网络安全防御能力。档案库房管理员在日常的管理中要注重库房档案的保密安全，依据国家的相关法律法规，对档案库房的档案进行管理。同时要设置档案库房网络安全巡查员，要求其具备一定的网络知识，每日对档案库房的工作电脑进行检查、升级与杀毒，打开电脑防火墙等相关设置，在面对黑客入侵与电子病毒传播时能够迅速采取措施，运用备份系统迅速恢复档案库房智能化系统的基本职能。

2.4 将档案库房环境管理智能化

档案库房环境的湿度、温度等多项环境因素直接关系到档案能否有效的存放。因此在档案库房一体智能化的过程中要确保档案库房的恒温与恒湿，对于档案库房的环境要全天候进行智能检测。因此档案库房管理员可以引用库房智能环境监控系统，运用电子计算机对整个库房的温度与湿度进行精准设置，合理控制库房的细菌、灰尘，净化档案库房的空气，从而为档案提供良好的保存环境。