叶晔 谭敏

摘 要：随着信息技术的快速发展，当前档案管理工作已加快信息化管理的转变，档案管理信息化的实现是档案工作的重要变革，其对档案管理理念、档案人员、档案管理模式等都提出了全新的要求。因此在当前档案管理工作中，需要与先进技术有效结合，以此来创新档案管理，全面提高档案管理信息化水平，使档案更好的服务于社会和经济的发展。跟随时代的脚步，传统档案管理模式逐渐被一种全新的档案管理模式所替代，这种新型的模式就是档案信息化管理。现今，档案管理信息化的发展仍然存在一些弊端。为实现档案管理的现代化以及档案管理信息化的规范标准化建设，本文特别对档案管理的发展现状、实现档案管理信息化的途径等问题进行了探析和讨论。

关键词：档案管理;创新;信息化

引言 档案管理一直都不受重视，导致其发展比较缓慢，跟不上时代的发展，档案记录着非常重要的信息，应该受到重视。当前，档案管理还是利用人工收集、整理、保管档案，人难免有失误的时候，可能会丢失、漏掉一些档案，为了提高档案的管理水平，应该使档案管理走向信息化，档案管理信息化可以解决很多的问题，又有很多的优点，实现档案管理信息化，方便信息、资源实现共享。档案作为企业及社会进行人员管理判别的重要依据，会非常直观的影响到一个员工的提拔、晋升甚至是辞退，所以如何将现阶段高科技化的管理手段融入到目前的档案管理中，成为了一个非常现实且重要的课题。

一.档案管理信息化的重要意义

1. 资源共享更加方便和快捷

档案管理信息化模式下，档案信息的搜索和查询在计算机系统中即能未完成，而且具有高效性，充分的体现出了档案管理费资源共享的便捷性。档案管理信息化建设过程中，有效的改善了传统档案管理工作中资源无法共享及资源浪费的现象，全面提升了信息资源的使用效率，而且通过设置专门的部门来对档案进行统一和系统性的管理，并构建档案信息资源共享平台，以此来推动档案信息资源共享的实现。

2. 信息保存的持久稳定性

传统的纸质档案在时间不断推移过程中极易发生损坏，对这些损坏的档案信息进行修复难度较大，需要耗费较多的人力、物力和财力。在档案管理信息化建设过程中，有效的规避了传统档案管理工作中的各种弊端，利用计算机系统来实现档案信息的存储，档案保存的更具长久性和稳定性。

3. 提高档案管理的效率

传统档案管理工作较为繁琐，对档案信息的查询和调阅都需要花费较长的时间，档案管理人员工作强度较大，效率不高。在当前档案管理工作中互联网信息技术的应用普及，为档案管理工作增加了巨大的技术优势，因此需要创新档案管理方式，以此来加快促进档案管理信息化的发展。在档案管理信息化环境下，只需要将档案信息输入计算机中，不仅档案管理效率大幅度提升，而且档案管理人员劳动强度降低，有了更多的精力和时间投入到编研工作中来。

二.创新档案管理信息化存在的几个问题

1. 档案信息化管理硬件设施水平不高

档案信息化建设离不开各种硬件设施，如计算机、打印机、扫描仪、数码相机、光盘以及光盘刻录机等。硬件设施的购买需要花费大量的资金，于是使一些事业单位宁愿停留在传统的冗杂的档案管理模式。这是十分不可取的，这势必会造成在档案信息收集和传递工作中效率低下，这也违背了时代的发展要求。所以，要舍得投入财力才能使硬件设施符合现代化档案管理的要求，加速档案信息化建设，实现高效便利的档案管理信息化。

2. 档案信息化管理的安全意识较差

档案信息与其他信息资源不同，多包含密级文件，因此要注意档案信息内容的保护，然而这是各级档案工作者常常忽略的，为档案信息安全带来隐患。网络环境下，档案信息更加容易被不法分子盗取，并且一旦被窃取很容易在网络环境内大面积传播，这不仅会造成在档案信息管理时重要信息的流失，从而造成严重的经济损失。因此，加强档案管理所在网络环境的安全建设就尤为重要。

3. 档案信息资源开发及利用水平低

档案信息资源的开发和有效供给不足，档案信息资源的采集以及加工中含有很多重复劳动，数字内容的质量有待提高。当前，我国档案开放的比例还较低，我国已建设很多数据库，尽管有一些取得了好成绩的数据库建设，但大部分都只是“死库”，巨大的信息资源并未能发挥巨大的作用。

三.创新档案管理信息化实现的有效途径

1. 提高档案管理人员的素质

信息化的档案管理发展一方面是管理系统的应用推进，另一方面需要有相应的计算机技术和素养的管理人员，进行信息化系统的维护改进，一是进行信息化的档案管理工作人员需要有相应的计算机技术的操作技能，很多管理系统都会设计到计算机网路、数据库技术、信息组织的相关技术，相关的信息管理人员也需要具有一定的管理技能。二是对工作人员的综合素质进行提升，信息化技术的应用虽然减轻了档案管理的工作负担，但需要工作人员有良好的责任心，对各项档案信息可以及时录入整理，提升档案部门的窗口服务质量，使得档案信息化发展最终更好的为人民服务。

2. 转变档案工作者的思想观念，创新多樣性服务模式

在当前信息化环境下，档案管理人员需要加快思想观念的转变，在实际工作中要重视电子信息技术的应用，增强服务的主动性，并进一步创新服务意识，实现档案服务的多样性，将档案信息在更大范畴内进行推广，使其更好的与社会发展需求相符合。档案管理的最终目的即是服务，因此在实践档案工作中，要通过开展实践活动，及时对社会对档案信息的需求及利用者的特点进行了解，加强档案信息资源的整理，促进档案信息的高效利用，实现档案信息向社会的有效开放。

3. 转变档案工作者的思想观念，创新多样性服务模式

在当前信息化环境下，档案管理人员需要加快思想观念的转变，在实际工作中要重视电子信息技术的应用，增强服务的主动性，并进一步创新服务意识，实现档案服务的多样性，将档案信息在更大范畴内进行推广，使其更好的与社会发展需求相符合。档案管理的最终目的即是服务，因此在实践档案工作中，要通过开展实践活动，及时对社会对档案信息的需求及利用者的特点进行了解，加强档案信息资源的整理，促进档案信息的高效利用，实现档案信息向社会的有效开放。

4. 提高电子文件归档管理的信息化水平

根据自身档案管理的发展，采用与之相适应的档案信息管理系统，根据企业内部的档案信息类型和使用方式，采用合适的方式进行档案信息实体内容向数字内容的转化。同时制定相应的档案信息化管理发展制度，提升档案信息化管理的人员积极性。从信息化档案管理和服务的两方面内容提升档案信息管理质量，提升信息化档案发展、管理、应用的效率

结束语：综上所述，档案信息化的发展是信息时代发展的必然趋势，通过采用信息化的档案管理方式，使得我国的档案管理工作的效率、质量、安全得到进一步提升。越来越多的企业生产发展都需要借助信息化的管理方式进行促进，信息化档案管理的发展与发展为我国经济的发展提供了良好的信息服务支撑。

参考文献 ：

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[2]张艳华.浅析檔案管理工作网络信息化[J].企业改革与管理，2015（2）.

[3]屈希阳.浅析信息时代下档案管理工作的创新[J].劳动保障世界，2012（20）.