代林序 张玉洁 马艾 周文泓

摘 要

电子文件管理评估工作是电子文件全数字管理的重要组成部分，对提升管理能力、促进数字转型具有重要意义。本文对美国和澳大利亚电子文件全数字管理工作中运用的评估工具，从设置目的、评估方法和评估内容角度进行解析，依据文件管理数字转型关键要素框架进行对比分析，从对评估工作提高认识、评估工作符合战略规划、评估工具要素完备的角度提出启示。

关键词

电子文件 文件管理 数字转型 评估

Abstract The evaluation of electronic records management is an important part of the full digital management of electronic records， and is of great significance to improve management ability and promote digital transformation. This paper analyzes the evaluation tools used in the full digital management of electronic records in the United States and Australia from the perspective of setting objectives， evaluation methods and evaluation content， and makes a comparative analysis according to the framework of key elements of the digital transformation. It puts forward some enlightenment from the perspective of enhancing the understanding of evaluation work， keeping the evaluation work in line with the strategic planning and completing evaluation tools.

Keyword electronic records; records management; digital transformation; evaluation

一、引言

实现电子文件全数字管理是一个复杂的系统工程，要求对机构战略规划、人员配置、技术支撑等工作进行综合考虑，运用评估工具开展评估工作是监督考核电子文件全数字管理的重要手段之一。评估工具用于明晰机构对管理标准的认识程度和运用效果，以此明确机构数字转型的工作状况、管理能力及其优势与不足，从而为今后的战略调整和工作实践提供依据。

各国已逐步开展电子文件管理评估工作，美国国家档案与文件署（下称NARA）要求各联邦机构每年依据问题模版对机构文件管理工作进行自我评估，并提交相关报告[1];澳大利亚国家档案馆通过Check-up Plus这一基于网络的调查工具了解评估各政府机构的信息和文件管理能力[2];我国在《国家电子文件管理“十三五”规划》中亦提出要开展电子文件管理监督检查工作，加强对重要任务、重点事项的监督检查管理，并在《国家电子文件管理“十三五”规划》任务分解表中明确提出要发布电子文件管理评价体系标准[3]。……