安国栋

【摘  要】近年来，随着我国建筑行业的快速发展和项目管理的不断强化，建筑企业的管理也必须实行标准化，内业资料的管理和工程外业的管理一样都是项目管理的重要内容，是项目实施过程的重要组成部分，是充分发挥各职能部门和各岗位人员监督管理作为的有效途径，是保证项目优质、高效、安全的重要措施。本文将从工程内业资料管理存在的问题分析入手，提出加强工程内业资料管理的措施，以供大家参考借鉴。

【关键词】建筑工程;内业资料;问题;措施

引言

工程内业资料即在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括基建文件、监理资料、施工资料和竣工图。具体到施工企业项目部而言主要包括：合同文件;设计文件（含变更设计文件）、有关会议纪要、协议，与业主、监理单位往来文件;工程创优规划及创优资料;保证工程质量、安全、环保措施，施工工艺、作业指导书及技术要求，推行新技术、新材料、新工艺、新设备的技术措施;工程施工技术总结，竣工文件、资料，竣工检查验收记录;其它技术资料（含文字、图纸、照片、录音、录像、电子邮件）。

一.工程内业资料的重要性

1. 内业资料反映工程管理单位对工程的管理水平

随着工程管理科学化、规范化、标准化要求的不断深入，对内业技术资料管理的要求越来越高，内业资料收集与整理质量的好坏、标准高低。不仅仅只作为工程管理的基础性资料，也成为工程管理考核的重要内容，在一定程度上体现出一个单位工程管理水平的高低。

2.内业资料可以有效地对工程建设与管理过程进行实时跟踪

拿一个单项工程来说，可行性报告和招投标文件表示工程实施的严谨性和规范化，开工申请资料表示工程已经开始，单元工程质量评定反映工程质量与进度，照片资料真实反映整个施工过程中的所有工序，分部工程验收签证标志着阶段或单项工程的完工，竣工验收资料表明工程的顺利完成，工程施工的每一步都牵涉到内业资料的产生，及时收集才能有效地了解工程的进展情况。

3.内业资料可以有效地反馈工程监督建设与管理工作

每一个施工工序都能从内业资料上反映它的时间、数量、人员、规格等特性，能明显地看出工程是否含有缺陷，如工程建设是否缺少许可、不符进度、数量误差等，都可以从中看出。就拿隐蔽工程验收单来说，要有施工单位提供隐蔽验收的项目、结构、数量，然后汇同建设单位和监理单位进行验收检查，检查情况和结果记录在工程验收单上，施工单位据此可以对自己施工质量状况和尚未注意的问题进行纠正，对于项目负责人来说，可以较为清楚地知道问题所在，对项目建设与管理做到了如指掌。

二.工程内业资料管理存在的主要问题

1.违反建筑工程基本建设程序

某些工程不遵循建筑工程的基本规律、无视国家的法律法规的约束，也必然会影响到同步进行的内业资料管理。比如一些工程是先开工后领施工许可证，或者先施工后报监;无施工图设计文件审查意见书;工程施工合同管理混乱，分包工程无分包合同;规划许可证、施工许可证、开工报告和竣工报告等，施工面积、层数不相符，前后出现几个不同数字，不知哪个正确，隐含违章等情况。在这些情况下，内业人员想整理出一份符合工程实际的工程资料来，显然是不太现实的，继而也影响到了整个工程内业资料的质量。

2.资料与实际不同步

內业资料的整理应该和工程的实际进展一致。但是，目前有些项目常常是来检查了就加班后补资料，临时召开一些专门会议，强令资料员在规定的时间内将资料补齐，以“回忆录“的形式“闭门造车”的进行收集整理，造成施工资料与现场施工进度的严重脱节，更谈不上资料的准确性、真实性和及时性了。还有些项目只“整”不“理”，导致内业资料逻辑性、数据性错误百出，或者有些项目不能在一个分项、分部工程结束及时整理和收集有关资料，而是集中在一起进行，这些都是错误的做法。

3.资料不真实

施工资料的填写、收集、整理，都必须完整与真实，真实性是资料的根本。有些资料反复涂改，完美得不切实际，如某单位工程的所有分项工程出现了“零缺陷工程”，100%合格且无任何缺陷，明显不切实际。还有些工程资料造假明显，如：技术交底、交底人与承接人明显为同一人手笔。又如：从土建到设备，监理都是同一个人签字认可。

4.标准不能完全统一

虽然国家有统一的规范和指南，但到不同的地区，不同的主管单位，甚至是不同的合同段具体要求都可能不尽相同。内业表格形式不够统一，不便于检查、装订和组卷，更不利于工程管理工作的完善和提高;内业表格填写方法不够统一，原始资料的文字使用不规范的汉字，甚至还有错别字，修改后不加盖单位章或没有相应的签字，再加之少数内业表格本身也存在一些缺陷，使得实际工作中困难加大;内业资料标准要求不够统一，使得大家对标准没办法达到完全的共识。

三.加强工程内业资料管理的具体措施

1.内业资料管理工作应贯穿工程施工始终

项目负责人要从工程项目立项开始就设立工程项目资料管理机构和管理人员，负责工程项目竣工资料的收集、整理和归档管理工作。应做到内业资料管理工作贯穿到工程施工的全过程，这样才能保证内业资料真实有效，相关人员要切实负起责任，做到工程建设与资料整理同步进行，切忌先完成施工任务，而后补资料的现象发生。

2.建立健全资料管理制度是做好内业资料管理工作的基础

项目管理部门在工程建设初期就应结合工程项目的实际情况，制定适合本工程项目的资料管理规定，明确建设单位、施工单位、监理单位在工程资料形成过程中各自的职责和应承担的责任，做到分工明确，责任明确。

工程项目管理单位和监理单位，在项目开始之初就应制定出一套可行的、适合本工程特点的竣工资料所要求的表格及样本，以便于各参建单位在工程资料整理过程中有依据、好操作，这样，才能避免资料格式的多样性、不规范性。

项目部应制定出一整套科学完善的管理制度。如：《内业资料的收集范围和工作细则》、《资料员职责》和《技术书籍借阅制度》等一系列制度，使内业资料管理工作从制度上予以保证。只有加强工程建设各阶段内业资料的有序管理，才能保证归档文件材料及图纸内容的准确、齐全、规范，才能保证施工技术资料记录齐全、签署完备，原材料质量保证资料真实可靠。

3. 严格把住竣工验收关，使工程竣工资料发挥凭证作用

在竣工验收阶段，项目内业资料相关人员应密切配合工程管理部门、监理部门的工作，确保竣工资料档案的真实性和准确性。使竣工资料在工程项目决算时，真正发挥凭证作用。

四.结束语

总之，为使施工内业资料达到原始性和规范性的要求，不仅需要专业技术，还需要一定的管理水平。同时主管部门也要加强宏观管理，制定必要的模式和管理办法，纠正多年来屡次纠正、屡次出现的内业资料问题，只有这样才能保证形成一流的工程施工资料，从而为建设一流工程项目提供资料方面的保证。

参考文献：

[1] 常秀荣.加强内业管理建立优良工程档案[J].山西建筑，2001（10）.

[2] 郭树雄.浅谈工程施工技术资料管理[J].中国高新技术企业，2007（10）.

[3] 潘全祥.建筑工程内业资料分解编制手册[M].北京：中国建筑工业出版社.

（身份证号码：32090219920406301X）