孙杰

【摘要】本文介绍用一种新方法批量进行卷内目录和备考表的制作，提出提高档案工作效率和质量的一种途径，以供参考。

【关键词】Excel;目录制作;备考表

在日常纸质档案整理中，基本的档案整理无非分类、组合、排列、编号、编制目录，我们正常需要制作档案的卷内目录、文件目录、案卷目录，最后还要填写档案的备考表，虽然在某些时候可以用档案系统来解决，但在大多数情况下，需要通过档案管理员手工录入的形式来解决，而要用人工分别制作卷内、文件、案卷再手工填写备考表，不仅效率低下，而且容易出错。故而，我们可以借用Excel来解决这个问题：

一、准备工作

我们对档案进行分类、组合、排列、编号、编制目录，到编制目录阶段，首先制作文件目录，把所有的档案通过文件目录的方式进行排列、组合，有助于查重、查错、查缺，这也是档案目录制作中必不可少的阶段。所以首先，准备好档案的文件目录。文件目录也是档案文件最详细的描述目录，我们也可以在Excel目录里添加一些其他信息，并以予格式确认。

二、制作卷内目录

把某项档案的卷内目录合并起来，就是档案的文件目录，下图所示是卷内目录和文件目录的区别。

通过识别文件目录中的所在案卷档号，即可区分出每一卷的卷内目录的内容，再利用简单的vba程序，即可生成卷内目录。主要代码如下：

三、制作备考表

1.制作备考表前，需要先将卷内信息汇总。如卷内文件的起止时间、件数、页数、保管期限等，以备考表中基本信息仅填写“本卷总计××件，××页”为例，首先需建立一个辅助表或以案卷目录为模板进行制作。……