刘爱

摘 要：随着新时代的发展，信息技术的不断完善，办公自动化、标准化、网络化日趋完善，产生了几何倍数的电子文件，电子文件档案管理势在必行，这是新时代发展的要求。本文依据电子文件特点，就电子文件档案化管理过程进行了相关探讨。

关键词：新时代;电子文件;档案化;管理

实践中，由于对电子文件产生的环境、特点的认识不足，档案管理人员采用传统的档案管理方式和方法对其进行管理，这显然难以适应电子文件的管理需要。因此，对电子文件实行档案化管理成为一种必然的选择。

一、电子文件及电子文件档案化

（一）电子文件定义及其特点

按照国家新颁布的《电子文件归档与管理标准》，电子文件是指在数字设备及环境中形成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖于计数机等数字设备阅读、处理，并可网络进行传输的文件。具体表现为：电子文书、电子邮件、电子报表、电子图纸等等。与纸质文件相比，电子文件具有下列特点：

1.依耐性。电子文件是以电子字节形式记录的文件，制作、处理、传输、存储等过程都是依靠计算机设备和网络完成的，在阅读使用时必须要借助计算机硬件、相关系统软件等数字设备。而纸质文件，通过肉眼就可以识别利用。

2.虚拟性。电子文件产生于电脑设备中，是一种数字化形式存在，在计算机内部，无论是运算、存储还是传输等过程，都是以数字编码形式存在。

3.共享性。电子文件储存到计算机网络上之后，用户可以不受时间和空间限制随时随地进行查阅，同一个电子文件均可以通过终端网络传输给若干个网络终端，可以使若干用户在不同的空间调用。……