赵改英

摘 要：随着科学技术的逐渐发展，社会生产和生活中不断应用了许多新技术，其中信息技术的应用比较广泛，其技术使人们的生活产生了较大变化，在技术不断进步过程中，信息技术也在逐渐的转变，云技术使信息存储模式发生了改变，所以办公室文书档案管理工作要不断的进行调整和创新，才能符合时代发展的需要，从而促进企业的发展与进步[1]。传统的档案管理方法存在着许多不足，其不仅缺乏合理的技术支撑，同时还会造成资源的浪费，增加档案管理的投入成本，并且其管理的过程比较长，流程相对复杂，导致管理效率低下，所以就需要对办公室文书档案管理进行适当的改革和创新，提高管理效率。

关键词：信息社会视角 企业办公室 文书档案管理 改革 创新

引 言

文书是一些企业单位开展工作计划的重要保障，同时还记录了业务和人事等多方面的变更，在档案管理工作中文书是非常重要的一项内容。文书档案中体现着企业单位的发展和成绩等多方面素质，因此文书档案管理工作比较复杂，并且工程量较大[2]。传统的文书档案管理工作存在着许多不足，其中最明显的就是工作效率不高、过程复杂和档案易损坏等问题，从而使其档案管理工作不能紧跟时代发展步伐，所以就要加强对办公室文书档案管理的改革和创新，应用现代科学技术进行档案管理，从而使其管理工作更加高效。

一、加强信息化办公室文书档案管理的重要性

文書档案需要对企业单位的建立、变更和注销等一系列活动进行记录，同时还需要为管理工作提供重要的材料，从而使相关部门可以对企业单位的重要凭证和依据进行查看[3]。同时文化档案资料还可以对国家政治经济文化工作开展提供重要的数据，对一些宝贵的历史资料进行保存，并且其文书档案还可以对企业单位的业务范围和资源配置等情况进行真实记录，从而为社会公众提高具有较高价值的信息。

随着信息技术的逐渐进步，社会各行各业的工作效率有所提高，同时对其制度进行了改革和创新，并且其技术的应用也越来越广泛。将信息技术应用到办公室文书档案管理工作中，不仅可以使档案的收集等一系列工作更加快速，同时还可以提高档案的查阅速度，增强档案使用效率。应用数字化系统进行档案的在线浏览可以使档案应用更加方便。利用云存储技术可以使文书档案的保存更加完整，同时具备较高的安全性，同时还可以使信息下载更加便利，方便信息的分享和传递。

二、办公室文书档案管理工作中存在的主要问题

当前办公室文书档案管理工作相对比较复杂，并没有想象中的那样轻松，而根本原因在于其文书档案管理工作中对现代信息技术手段应用不充分，导致档案管理工作与社会时代发展出现了严重的脱节。造成这种情况的主要责任不仅仅在于办公室工作能力不足，同时还在于一些管理人员对管理工作的认识不足，缺乏完善的办公室内部管理体系，对其体系的创新性不足。在信息快速发展的时代背景下，办公室工作人员的招聘和培养工作需要较长时间，由于管理人员的管理意识不强，使其工作人员缺乏创新意识，一味的按照规矩进行工作，并且在工作中缺乏责任意识，工作积极性不足，从而导致办公室的气氛相对比较散漫，使文书档案管理工作不能紧跟时代发展步伐，不能接纳新的理论。

随着社会的不断进步，文书的种类逐渐增多，出现了一些新兴的事物，从而使许多工作人员无从下手，这就导致文书档案管理工作的难度显著提高，从而影响到管理工作的效率，限制了办公室管理职能的发挥。

三、加强对办公室文书档案管理工作改革和创新的方法

（一）进行管理方式的改革

传统的文书档案管理工作经常出现档案登记不清等情况，这就威胁到了办公室文书档案的安全，同时还使个人信息的安全受到影响，使办公室职能不能得到充分发挥，所以就要加强对办公室文书档案管理工作的改革和创新。在档案管理工作中要将其责任充分落实要员工中，要明确办公室接收档案流程中所负责的工作人员，从而确保档案的安全，同时还要在办公室中建立相应的分工体系，对职责进行进一步的明确，尽可能避免不必要的麻烦，从而规范办公室的档案管理工作，充分发挥办公室的职能。对办公室文书档案管理工作进行改革和创新可以对办公室中存在的一系列问题进行有效解决，使档案管理工作的效率得到进一步提升。

（二）对保障工作进行创新

对办公室文书档案进行管理的主要目的在于使信息查找更加方便，对信息安全给予有效保障，所以要在档案管理过程中加强对文书档案的保障，相关企业单位根据实际情况安装可靠的安保系统，其不仅仅创新了保障的方式，同时还可以对办公室中所有文书档案安全进行有效保障，其档案管理工作关系到许多部门的运行情况，同时还影响着办公室职能的发挥。

（三）建立相应的档案检索系统

办公室文书档案管理工作可以对信息安全提供重要的保障，同时还可以使信息查找更加便利，所以建立相应的文件检索系统可以使信息的查找更加快速高效，使办公室文书档案管理工作更加完善。文件检索系统可以对文件重要程度划分为普通和重要两个层次，普通的档案检索系统可以通过输入文档的名称，文档建立的时间，关键人的姓名和经手人姓名来进行查找，同时还要输入文档存放地点进行查找，其系统可以根据相应编号来寻找与之对应的柜门号，从而提高查找速度。而针对重要档案检索系统，其不仅需要普通档案检索系统中的信息，同时还要对其记录更加详细，并且要进行电子档案和纸质版档案的分别备份，而且其重要档案需要管理人员签字批准后才允许查看，并且不允许外借，最好在保险箱内进行储存。

（四）对过期档案进行定期清理

办公室档案中经常会有一些过期的文件，这些文件的时效相对较短，一旦文件过期就没有了任何用处，其不仅会造成办公室空间资源的浪费，同时还容易造成文件混淆，所以就要对这些过期文件进行定期的清理，从而使办公室工作效率显著提高，如果过期文件为纸质版，还可以进行再利用，而如果是电子档案，就只需要进行清除。一些重要的档案也会存在着过期问题，并且对其进行长久保存也会存在一些潜在的风险，所以就可以在审批完成后对其重要档案进行处理。

（五）注重对档案管理人员的培训工作

信息时代发展越来越迅速，其信息量也在逐渐增加，办公室文书档案管理工作也同样存在着快速发展趋势，因此对档案管理人员具有更高的要求，所以相关工作人员就要根据自身情况不断增加技术能力，弥补自身的不足，紧跟时代发展的步伐，同时其企业单位也要定期对员工进行培训，从而使办公室文书档案管理工作能够满足时代发展的要求，推动档案管理工作的信息化发展。

结 语

办公室文书档案管理工作需要随着信息化社会的发展而不断进步，才能确保其管理工作效率有所提高，才能提升档案的利用效率，从而更好的面对时代发展的挑战。所以就要加强对档案管理工作的改革和创新，提高档案管理工作人员的自身能力，对过期档案进行及时的清理，加强对文书档案的保护工作，提高其安全性，从而使办公室职能得到充分发挥。

参考文献

[1] 余毅.信息社会背景下办公室文书档案管理工作的改革和创新分析[J].神州， 2017（10）：236-236.

[2] 聂菊梅.信息社会背景下办公室文书档案管理工作的改革和创新[J].城建档案， 2016（03）：57-58.

[3] 崔晶晶.信息时代背景下办公室文书档案管理工作的改革和创新[J].经营管理者， 2017（29）：308-309.