刘莹

摘 要：随着现代科学技术在档案管理工作中的广泛应用，计算机已经成为档案管理部门最为常见的工作工具和管理手段。特别是档案管理信息化的建设以及发展越来越迅速。档案管理无不例外也受到信息化发展的影响，既有机遇也有挑战。随着档案管理所承载的信息量多样化、复杂化等趋势发展，传统的档案管理模式、工作方式已经不能够适应信息化社会发展的要求。本文从档案管理工作的重要性出发，分析了档案管理信息化建设的有关路径。

关键词：档案 管理 信息化 建设

目前，随着新技术、新设备的不断涌现，档案管理工作也进入了一个新的时期，通过新技术的應用是档案管理实现信息化、现代化与数字化，成为档案管理工作发展的必然趋势。档案信息以它所独具的最直接、最真实、最原始的特点区别于其它信息，从而在信息领域有其特殊的地位。所以，如何有效的提升档案管理工作的管理质量，并且有效的解决所面临的一切问题，最大程度的服务于社会，已经成为档案信息化管理工作的核心问题之一。

一、档案信息化建设是档案管理发展的必然趋势

（一）改善档案管理工作。档案信息是人们在社会实践活动中的真实反映，为了给政府、企业、人们提供充足的文件与信息，我们必须要对这一类档案信息进行全面的管理，有利于人们的决策。充分体现在档案管理工作中利用现代计算机技术、信息技术、网络技术等对档案资源进行处理、管理、开发等，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库，达到为社会发展提供服务的功能目的。据统计，档案信息化建设的成功实施，档案信息利用人员的查档时间可以节省54%，档案利用率将比传统文档和档案管理的利用率提高20-40倍，文件重复存储率降低79%。档案管理如果实行信息化后，档案管理更多的是体现在自动化、实时化、网络化，可以避免重要档案在这个过程中的损坏及丢失，极大的改善档案管理工作，提高档案管理工作效率。

（二）提升档案管理的思路及理念。传统档案管理的服务的模式主要是被动式，总是需要用户自主的找上门来进行查询，这些功能几乎不能由读者自行简单方便的完成。用户也往往对于所查档案给不出完整的信息，只能从只言片语中推断。信息化技术具有诸多的优势，例如其信息处理、运算速度快，智能化程度高，信息传输与共享能力强等等，将其应用到档案管理工作中来，可以取代大部分的人工工作，减轻工作人员的压力，同时大幅度提高档案管理的效率，使档案管理更加的规范化。通过信息化的管理完成基本的档案编目、归档、保存和利用等工作，且实现了信息传递的无纸流程化管理，对提升档案管理的思路及理念的改变起很大的推动作用。

（三）更好地为经济和社会发展服务。档案信息化就是在加强档案信息数字化管理的基础上，逐步向网络化发展。通过网络最大限度地开发利用已开放档案资源，使之更好地为经济和社会发展服务。只有在实行了信息化管理才能使本单位档案管理工作顺应时代发展潮流，信息化、网络化技术的应用能够有效的提高本单位档案管理水平，对于社会经济的发展起到不可忽视的促进作用。当今社会，任何的知识文化只有转化成有实际效用的信息和产品，才具有价值和意义。因此如果档案信息得不到利用和开发，如果档案没有转化成有实际效用的信息和产品，那么档案就推动了它存在的价值。所以，要适应这种变化，就必须及时、准确地掌握大量的档案信息资源，以达到对市场形势的预测，实现提高经济效益的目的，促进经济工作跃上新台阶。

二、档案管理信息化建设新路径

（一）必须重视档案信息化建设工作。要加强对档案工作的领导，要进一步认识到信息化建设对于加强档案管理工作的重要性，积极参与到档案管理信息化的工作中，加强对全员的宣传教育，使每个职能岗位作业人员认识到档案管理是所有人的份内事，而绝非只是档案管理员的个人责任，建立科学、系统的管理体制，推动档案工作信息化建设。以深化档案信息资源开发利用为目标，以档案信息化安全措施建设和人才队伍为保障，扎实推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化进程。要从源头抓起，把档案信息建设渗透到办公室自动化当中，落实到位，档案信息化数字化建设才有发展的可能。

（二）建立统一专业的档案管理系统。信息化人才是推动档案信息化发展的动力，是档案信息化建设最宝贵的资源。档案管理系统是通过建立统一的标准以规范整个文件管理，包括规范各业务系统的文件管理的完整的档案资源信息共享服务平台，主要实现档案流水化采集功能。要建立文书档案、科技档案、专门档案、声像档案的一体化管理系统，通过与政务内网的链接，以及对各立档部门形成的电子文件实行远程监控，实时接收。要适应形势发展，建立起基于网络与信息技术的档案管理平台系统，实现资源内部共享。要借助网络信息平台，工作人员能及时有效地解决将工作中的各类问题，方便工作人员及时检查和调整档案信息。

（三）进一步夯实档案信息化建设基础。档案信息化建设是推动档案事业加快发展的火车头。抓住它，可以带动档案基础业务，带动档案管理的标准化、规范化和现代化，带动档案部门的人才培养和素质提高，有利于推动电子政务、电子商务和社会各方面的现代化管理。要通过制定相对完善的档案信息化运行的措施和办法，还能够对档案信息化的建设的重点和任务进行明确，还可以对高校档案管理规范的建设进行管理、维护、运行，使得信息化建设有章可循、有规可守。要不断提高档案管理水平，为做好档案管理工作，本着对工作负责的原则，把档案工作作为一项基础性工作来抓，提前部署，确保档案数字化建设稳步推进。要强化工作人员的计算机操作技能、数字化技术应用能力，还应当强化对于政府方针政策、法律规定、运营程序等内容的研习，全面提升档案管理人员的各项素质。

三、结束语

总之，档案信息是国民经济和社会发展的战略资源之一，它的开发和利用是档案信息化建设取得成败的关键，也是衡量档案信息化水平的一个重要标志。现阶段，随着网络的普及与发展，信息技术涉及的领域越来越广，这对档案信息化建设进程来说具有一定的促进作用。因此，档案管理部门要积极行动起来，开拓进取，扎实工作，大力推进高校档案信息化建设。

参考文献

[1] 乔振涛，浅议企业档案信息化管理的重要性[J];企业导报;2012年18期

[2] 李硕，信息化背景下的档案管理创新[J];城建档案;2012年09期