郭宗兵

摘 要：随着社会经济的快速发展，社会各个领域越来越重视档案管理，尤其是对于建设工程行业来讲，其档案管理极为重要。在建设行业蓬勃发展的今天，数据信息呈爆炸式增長，将各类数据信息进行归档并进行有效管理，有利于建设工程行业的后续发展。基于此，本文对建设工程档案管理的重要性进行分析，并对其规范化管理措施提出了建议。

关键词：建设工程 档案管理 重要性 规范化

引 言

工程档案是企业进行正常的生产、维护、扩建、技改等项目不可缺少的技术资料，真实反映工程建设的全过程，为工程项目日后的改建扩建维修产权维护提供原始依据和重要凭证作用。

1建设工程档案管理的重要性

在工程建设过程中会形成相关的建设工程资料，通常以文字、图片、声音、表格等形式进行记录，有着较高的应用价值与存储价值。随着社会经济的快速发展，我国建设行业蓬勃发展，各个城市的建设项目数量不断增加，有价值的工程资料不断增多。建设工程项目在施工之前的资料主要包括上级批准文件、施工图纸、设计文本以及施工合同、招投标文件、实地勘察资料、计划任务书等;建设工程项目在施工过程中的资料主要有施工资料、质量监督资料、竣工验收资料等;建设工程项目竣工之后的资料则有工程结算材料、竣工图纸、项目验收材料等。建设工程项目从施工到竣工会形成很多资料，并涉及到施工方方面面，对保障工程质量、后期维护等方面都有着极为重要的作用，因此做好建设工程档案管理工作对促进企业以及整个建筑行业发展都有着巨大的现实意义。

2工程档案收集过程中的难点

2.1目部人员调动频繁，资料管理缺乏连续性。在项目部，资料员可能是事务最繁琐、人员调动最频繁一个岗位，一个资料员可能要兼职安全员、质量员等多种工作，造成项目部资料员工作岗位不稳定，没有专职档案资料员，在移交过程中可能就会造成资料的遗失损坏。还有些项目部，在工程竣工后，临时指派人员来进行归档收集整理，由于不是全程跟进项目施工进程，造成了一些原始材料不齐全，资料管理缺乏连续性。其他还有因为搬场遗失、工地意外事故造成资料毁坏、人为原因损坏资料的现象也时有发生，这也都是因为没有专职资料员的情况下，疏于对工程资料管理的原因。

2.2项目部档案意识不强，重视度不够。工程部门平时不重视归档材料的积累和保管，项目部只重视工程项目建设而忽视工程档案管理，把保证工程质量和进度放在第一位，对项目资料没有足够高的管理意识。近来较为常见的问题是，项目部资料员竣工后，为了达到档案馆竣工资料验收要求和业主的要求，只专心制作两份资料，一份交于档案馆一份交给业主，却唯独忘记自己公司的一份资料需要留底归档。仅仅为了完成任务而归档，没有考虑到公司或本人今后是否有档案资料利用需求。资料的缺失对企业的档案资源而言是一种损失，档案是企业无形资产，缺乏对档案查考价值的认识。

2.3经济责任管理制度落实不到位，缺乏执行力。尽管工程档案的归档纳入了公司工程项目管理考核实施办法，但在执行过程中还是存在偏差。在实际执行过程中，工程资料竣工验收并没有按照经济责任制管理规定进行开展。在工程竣工后，由于经济责任制档案一块考核奖励数额不高，与竣工资料验收的繁琐相比，很多项目部资料员宁愿放弃这一块的奖励。这样一来经济责任制失去效力，无法对项目部工程档案管理造成有效的约束。

3加强建设工程档案规范化管理的措施

3.1建设工程档案管理的基本依据。基于建设工程档案的特点，我国相关机构对档案收集、形成、累积、整理、归档等方面提出了基本要求以及法律法规。例如《建设项目档案管理规范》《建设项目档案监督指导工作指南》《国家重大建设项目归档要求与档案整理规范》《建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法》《重大建设项目档案验收办法与要求》等最新法律法规、规范性文件、标准版本，通过对其进行解读，并结合实际情况开展档案管理工作，让工作有章可循、有据可依，从而实现规范化管理，为档案使用者提供有价值的服务。

3.2关于档案管理工作的指导、协调、监督以及检查。从建设单位层面来讲，应当具备独立的档案管理部门，实现对建设工程项目资料归档工作进行专业化指导、协调，并将后期维护检查及监督工作做好。由于各方面客观因素的存在，当前建设工程档案管理部门中存在着较多兼职档案管理人员，为了提升这些档案员的工作能力，应当要求其积极参与工程项目例会，这样能够协调解决有关档案归档的问题，同时监督各类档案的实际状态，还可以组织一部分人员分阶段地对施工单位做好相关指导与检查。此外，还可以通过实体培训班、网上教学等方式进行授课，或者是要求建设工程档案管理人员到各个单位做现场讲解，主要针对规范制度、知识技术、法律法规等与档案业务有关的内容进行推广，从而为建设单位相关部门以及其他单位在档案装订、整理、归档等方面提供更加清晰的思路，以提升档案管理的效率与质量。

3.3关于档案管理体制及工作程序的规范。在具体的施工过程中，建设工程项目档案需要实施的管理体制是统一集中领导、分级管理与负责，具体体现在如下方面：一是档案管理体系的规范与完善。建设工程项目档案管理应充分利用当前的档案管理网络，然后开展统一集中领导，并结合网络化分级管理、扁平化管理进行综合管理。随着对档案管理组织机构的调整，目前档案管理已经完成网络分层划分，下设档案管理网络人员、检查小组、督导小组、管理小组等，同时明确各小组的职责与责任，并与其绩效考核挂钩。二是监理单位档案管理体系的规范与完善。整体监控责任是由总监理工程师主要负责，同时还配有电气仪表、设备以及工艺安装、土建等不同领域的专业工程监理。通过综合巡视、检验、旁站等方式将监督工作有序完成，并形成全面系统的监理资料。

3.4加强档案资料基本制度宣传和培训。首先，档案管理人员要具备一定建筑工程基本知识，了解建设工程基本程序，熟知国家及公司有关建筑工程管理规定，才能起到档案管理人员的监督、指导作用，才能在收集管理过程中发现问题，提出解决问题的办法和整改措施。其次，需定期对工程管理人员、技术人员、资料员进行档案基础知识培训。根据国家关于工程档案管理规定和施工过程中原始资料签证操作方法及本项目对档案资料整理编制、工程项目验收的基本要求来进行培训，使工程项目管理人员、施工技术人员、资料员在增强档案意识的同时也熟知档案业务，使其工程档案管理一开始就规范化标准化，减少施工过程中不规范的原始资料和文件出现，确保档案质量。

结 语

总而言之，建设工程档案资料是项目施工、运行、投产、管理、维护、监测、扩建或者改建等方面的基本依据，是整个建设工程项目施工过程中的重要记录，其中有非常丰富的数据资源、核心资料。因此，做好建设工程档案管理对建设企业以及市场经济发展有着非常重要的作用。身为建设工程档案管理人员应当树立全面质量管理思想，不断提升档案管理的效率与质量，确保各类资料的真实性、完整性、客观性，促进档案工作能够稳步开展。

参考文献

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