高红霞　马恒博

摘 要：信息技术的出现极大改变了人们的生产生活方式，档案工作的信息化建设是大势所趋，是园林档案工作提效的必经之路。任何一个行业脱离信息化，就会被时代所抛弃。面对档案工作信息化建设的不足，必须加强信息化建设资金投入，以档案实际工作需要为导向保障信息化建设工作、信息安全管理的有效开展，稳步推进园林档案管理工作信息化进程本文首先阐述了档案信息化建设过程中遇到的诸多问题，接着分析了提升档案信息化建设的几点思考。希望能够为相关人员提供有益的参考和借鉴。

关键词：园林档案管理 信息化 建设

引 言

档案信息化不是简单地用计算机替代传统的手工作业，也不是将传统的管理方式复制到信息化平台上，其本质上是档案工作和信息技术的结合，其成功与否也取决于这两者的融合，这种融合从概念到实践都是一场深刻的革命，赋予两者崭新的内涵。

1 档案信息化建设过程中遇到的诸多问题

档案信息化建设是提升园林档案管理与利用效率的最佳方法，在实际工作中由于种种因素的影响，园林档案管理工作还存在一些问题，主要体现在以下几个方面：

1.1 现有档案资源信息化程度不足。档案信息化不仅包括已有电子档案，也需要将传统纸质等载体档案进行电子化改造。据相关数据统计显示，全国仅有60%左右的档案资源实现了信息化改造，尤其是传统载体档案进展缓慢，完全没有达到信息化建设要求，成为档案信息化建设的短板之处。

1.2 档案信息化建设中，由于互联网的介入，档案安全管理存在风险。调查过程中发现，许多档案馆接入了互联网，但是相关管理人员却缺乏一定的安全管理意识。大部分选择定时更新系统来确保信息安全，却很少有单位选择对信息进行加密处理，十分容易导致信息外泄甚至是信息丢失、损害等情况，为档案安全带来极大威胁。另外则是在信息传递或者公开资源传递中，对风险识别不足，导致信息系统面临危险。

1.3 在信息化建设中，档案检索质量较低，尚未建立有效检索系统。在互联网背景下，人们信息获取不再处于被动状态，而是根据自己的兴趣与所需，针对性地进行检索，极大提升信息获取效率与质量。例如常见档案信息数字化系统，往往是建立在统一平台的基础上，进而实现档案的自动筛选、归集与检索。但是实际情况中，许多档案信息化建设不完善，缺乏统一的档案信息化标准，导致信息检索过程中出现重叠、效率降低的情况，导致资源检索技术与已有档案内容无法顺利衔接起来。

1.4 基础设施的“不完善性”。由于对园林档案管理信息化建设缺乏深入了解，部分单位领导认为只要利用互联网技术，就可以实现档案的充分开发和利用，他们不重视文件信息化管理环境和配套设备的改善。因此，其内部档案条件极为简单，配套设备无法及时更新，部分设备比较落后和陈旧。此外，软件系统不完善、不流畅，会导致访问经验不足，不利于档案效率的整体利用。

1.5 部门合作的“不协调性”。由于缺乏有效和统一的协调机构网络，部门合作不成体系，各部门和工作人员像孤岛一样分散。这种不一致性主要体现在两个方面。第一，由于园林档案管理部门内部的不一致，由于各成员之间缺乏沟通，工作重复率较低。二是园林档案管理部门与本单位其他部门的不一致。以人事档案为例。如果园林档案管理部门不能与其他部门有效合作，那么收集人事档案的难度是可想而知的。

1.6 人才素质的“不平衡性”

虽然在园林档案管理过程中充分利用计算机技术给工作人员带来了极大的方便，但也对园林档案管理人员的专业技能提出了更高的要求。由于电子文件管理已经抛弃了传统的文件管理方法，采用现代的方法对文件信息进行存档，因此对一些专业人士进行科学的管理显得更为必要。这样，对园林档案管理人员的专业素质提出了更高的要求。然而，目前仍有大量的文件管理人员缺乏信息技术和文件管理相关的软件学习和应用。不仅如此，部分员工的工作热情不够，专业性不强，导致人才综合素质参差不齐，使得文件管理工作在信息化的过程中遇到各种困难，这项工作的效率不高。

2 提升档案信息化建设的几点思考

2.1 充分认识档案信息化建设在工作中的重要地位。首先，要从单位领导干部的认识出发，使领导干部了解档案信息化建设的重要性，争取对工作的最大程度的领导支持。其次，园林档案管理部门应完善分工。建立信息化建设各项具体工作的专职管理岗位，实现信息化园林档案管理由被动向主动转变。最后，要积极开展丰富多彩的宣传活动，普及信息园园林档案管理知识，提高社会各界对档案信息化建设的重视。

2.2 将档案信息的安全性建设作为重点。首先，档案部门应通过宣传讲座和其他形式，提高部门工作人员的安全意识。其次，应采取有效措施，运用先进技术，加强网络信息的保护。最后，有关部门应加强内部管理。不仅要提高员工思想素质的门槛，而且要对现有员工进行定期的思想素质评估。

2.3 培养一批高素质的人才队伍充实到园林档案管理信息化。一方面，通过加强园林档案管理人员的专业知识培训，不断丰富信息园林档案管理工作的相关专业知识，引导园林档案管理人员树立终身学习的理念。另一方面，加强对现有园林档案管理人员的计算机技术培训，使他们掌握一些现代信息技术知识，并掌握花园园林档案管理相关应用软件的使用方法，以适应信息开发的要求。

2.4 增加档案信息化建设方面资金与硬件投入。档案工作信息化建设并不是一蹴而就的，它是一个长期的、动态的过程，因此需要投入大量的时间、资金以及人力资源、硬件设施来保障工作的顺利开展，具体如下：一是与国家相关部门积极协商，通过建立档案信息化建设专项资金的模式来获得财政资金拨款。二是园林档案管理工作是服务于社会大众，因此可以广泛发动群众力量，鼓励社会资金参与园林档案管理工作。另外在人员配置上，园林档案管理信息化建设需要建立在专业人才的基础上，针对园林档案管理信息技术人才缺乏的问题，不仅要积极引进专业人员，也要强化对内部人员的培训，提升其信息技术水平与档案信息管理能力。在硬件设施投入上，要以档案资源的信息化为对象，以档案资源为基础，基于信息技术和网络环境进行精细化管理，为社会公众提供更详尽的档案信息服务。

2.5 建立档案信息管理制度，提升信息安全管理水平。信息安全是档案信息化建设的基础，如果缺少安全保障，那么一切信息化建设都将归零。例如为保障档案信息资源的准确、完整、真实、有效，可以根据我国《电子文件归档与管理规范》制定档案信息化建设制度，保障档案资源的不断丰富和完善。又如为保障信息安全，要禁止那些未经授予权限的、非法的用户通过不正当的手段进入园林档案管理信息系统窃取信息。其次在实际管理过程中，针对信息管理安全问题既可以采用系统加密、数据加密等措施来进行预防。也需要建立针对性的风险识别机制，对可能存在的各种风险进行分析，发现潜在威胁因素，做好应对措施，切实保护实体档案和档案信息的安全。

结束语

档案是在不同时期形成的各种形式的记录，包括文字、图像、音频等等。在信息技术快速发展背景下，传统园林档案管理方式也逐步信息化。不仅改变了档案存储方式，方便了档案信息的检索与应用;同时对档案工作模式、管理方法也产生了重要影响。因此信息化浪潮是园林档案管理工作的一次历史性变革，对于提升工作质量与成效具有重要促进作用。

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