陆羽红

摘要：高校档案作为高校较为珍贵的资源，潜移默化地影响着教育规律的归纳总结与发展计划的制定。近些年，网络信息技术已经广泛应用于各个领域，高校档案管理自然也不例外，可见高校档案管理信息化建设是当前高校管理工作的首要任务。因此，本文主要就新形势下高校档案管理信息化建设思考进行了分析与探讨，并提出了相应策略。

关键词：高校;档案;信息化;建设

高校档案管理极为重要，潜移默化地影响高校工作的开展，所以如何做好高校档案管理工作是值得我们深思的问题。在信息技术快速发展的今天，信息技术潜对档案管理有着积极促进作用，为此高校档案管理信息化建设就显得尤为重要，但在具体建设过程中存在的问题也不容忽视，如手段较落后，基础设施较落后，管理人员素质较低等。因此，新形势下高校档案管理信息化建设策略的制定与实施迫在眉睫。

1 高校档案管理信息化建设的重要性

一方面，档案管理信息化建设有利于提升管理人员的业务水平与工作效率。档案管理的传统模式旨在强调手工收集、保存与整理，甚至部分查询具备极为复杂的程序，不停的翻查，这无疑费时费力，影响工作效率，而档案管理信息化建设在收集、保存与整理档案资料方面具有较大的便利性，管理人员仅需要一次录入数据就能够多次使用，保存更加安全;档案的查询与利用也更加便利，人们便能够自行利用网络进行档案查询，无需管理人员插手，基于部分权限便能够轻松查询，满足了广大师生对档案信息的需求，且提升了工作效率。管理人员在工作效率有所提升之后，便逐步摆脱了传统较为复杂的工作束缚，有了更多地空余时间来不断充实自己，如学习新技术，探索管理技能等。新技术和新技能的学习有利于推动高校档案事业的长足发展。高校档案如实记载了教学活动的实施情况，潜移默化地影响着教学改革，档案管理信息化建设后，更有利于保障信息的收集、归纳、送达与发布，教学质量的提升。

另一方面，档案管理信息化建设是高校事业发展的必然需要。我国高校的档案管理易受多方面因素的影响，所以档案管理的传统方式较落后，无法满足现代管理的需求，为此需要档案信息化的支持。社会信息化、科学技术的快速发展及服务方式的转变，在一定程度上给高校信息化建设带来了极大的便利，高校的大部分管理部门都摒弃了传统的工作方式，以进算计为主进行档案信息化建设，从而保障档案管理的质量与效率，以及顺应了时代的需求。

2 高校档案管理信息化建设的策略

2.1 档案管理及工作流程规范化

档案管理信息化建设需要标准化管理方式的支持，只要具备规范的管理程度，才可以更好地推动档案事业朝着潮流化方向发展，即制定规范化的档案管理标准及工作流程，保障档案管理的标准化。首先，需要具备一致的档案目次标准。档案信息的作为重要的信息源，内容自然繁杂丰富，所以档案目次标准的一致性有利于保障档案管理的标准化与查询的便利性，反之则会增加师生查阅档案的难度;其次，需要创建标准的档案管理规章制度。每个高校都具备自身特殊性，所以需要依据各个高校的实况创建完善标准的目标、程序、技能方式体系，且此体系需要包含信息资源，如档案管理体系安全运转制度，无纸化档案应用制度，档案查询权限等。在实际建设过程中，资源的合理整合也是值得我们注意的问题，档案管理方式的规范化，为覆盖档案资源档案数据库的创建提供了良好的基础。

2.2 整合资源发挥优势

我们需要在充分了解与掌握高校馆藏的档案资源的基础上进行合理整理与鉴定，然后在使用相关手段合理、有序地将原本馆藏内的档案数字化，并集中于一致的档案数据库之中，主要涉及手工记录、直接扫描与缩微胶片变换等手段。基于校园网接收信息的电子文件，实现文档一体化，促使校园内文件材料可以在网上进程传播、储存、归档与查询等功能，将校园档案网站作为主体，基于校园网紧密联系的其他高校的档案网站链接，从而产生较为便利的档案信息网。主动推动高校内部档案管理信息资源的共享，创建相应的管理链接，实现档案信息管理的网络化。

2.3 加大经费支持力度

从经费角度而言，无论是预算还是决算高校都需要给予档案管理信息建设充足的经费支持，最大限度地健全档案管理信息化涉及的基础设施建设。毋庸置疑，所有行业的档案管理信息化都需要健全硬件设施建设的支持，而档案管理信息化自然也不例外，主要涉及数码相机、存储服务器与图文扫描设备等因素，这样因素对档案管理信息化建设而言有着不可替代的作用。另外，档案信息数据的使用开发离不开健全的档案信息管理体系，所以需要强调档案管理软件的合理性与有效性的特征，具备丰富的功能，如录入、解决、检索，以及数据交换等功能，从而真正保障档案信息的顺利传播。

2.4 提升管理人员的整体素质

档案管理人员潜移默化地影响着档案管理信息化建设，并对其有着决定性作用，即只有管理人员具备优秀的素质，才能更好地实现档案信息化。高校档案管理人员既需要具备档案管理的传统知识，又需要具备网络管理技能、计算機操作、数据库管理与数据录入等专业知识，以及需要需要良好的个人素质。所以，高校需要加强对档案管理人员的培养，如开展座谈会、举行档案知识比赛等方式，不断鼓舞档案管理人员充实自我，学习新方式与新技能，满足档案管理信息化建设需求。另外，还需要积极培养与储备档案部门高素质人才，主动招纳档案管理与计算机专业的优秀人才，创建人性化的吐旧纳新体系，从而真正促进管理人员整体素质的提升，以及促进高校档案事业的健康发展。

总而言之，新形势下高校档案管理信息化建设有着极其重要的意义，即保障高校档案管理信息化建设工作的长足发展，但档案管理信息化建设是一个循序渐进的过程，且面临着众多的挑战，因此我们需要充分认识到高校档案管理信息化建设的重要性，结合实际情况制定相应策略，从而为高校档案事业的健康发展奠定良好的基础。

参考文献：

[1] 白茹花.新形势下高校档案管理现状与思考[J].兰台内外，2018（04）.

[2] 胡雨青.谈新形势下高校档案管理的信息化建设[J].才智，2018（01）.

[3] 宋慧.新形势下高校教学档案管理信息化探析[J].科学大众（科学教育），2017（04）.

（作者单位：内蒙古巴彦淖尔市河套学院）