陶杨

【摘 要】经济的发展，促进社会对电力的需求也逐渐增加，这有效地推动了电力企业的发展。由于信息时代的不断发展，知识经济时代下，企业内部也逐渐朝向数字化环境建设，然而传统的电力行业在发展过程中，对于监理档案、资料管理等方面的建设和发展也必然受到影响，所以在电力行业开展档案资料的管理，对出现的问题进行批判、提出如何创新档案资料的管理措施，就显得非常重要。也对电力行业未来资料档案的管理情况，以及未来工作过程中的优化工作的实施带来方便。本文就电力工程监理档案存在的问题及改进措施展开探讨。

【关键词】电力工程;监理;档案资料;管理;优化

引言

工程监理档案是监理单位在履行监理合同过程中开展监理工作的真实记录，是工程建设及竣工验收的必要条件，也是评价监理工作、界定监理责任的重要依据。因此，做好档案管理工作，保证档案资料的完整性、成套性、原始性和安全性，尤为必要。

1监理工作范围

围绕监理合同明确的工作范围，以及合同赋予监理行使的权利，系统的对工程资料的形成、归档进行检查监督。这包括：对监理自身形成资料的自我检查以及对施工单位资料形成的审查过程。

2电力工程档案资料管理存在的问题

2.1对档案资料管理的重视不足

（1）将档案资料管理作为事务性工作对待，繁忙时甚至忽略，造成资料问题积压。（2）没有全员参与的理念和机制，资料人员处于“单打独斗”的工作状态，得不到专业技术层面的支持配合。

2.2缺乏实用，未能完善档案编制成果

企业由于档案的编制工作是需要主动的去挖掘资料，开发资料资源，能够在未来需要使用时，快速的进行查找和确认，是一种主动性的工作。但是在实际的工作过程中，电力档案的编制和研究缺乏实际的而有效转换，无法促进企业的生产效率，虽然一些企业在档案部门初期也曾经撰写过一些编制研究发布，但是随着科技的不断发展，市场经营中，档案的管理工作太过于复杂，资料的收集也非常繁琐，所以对于编制档案研究成果，辅助企业生产发展的工作就无限期的被耽搁。

3改善电力工程档案资料管理的措施

3.1建立、健全规章制度

在工程监理过程中要建立健全档案管理工作的各项规章制度，应制定事宜本工程的《工程信息管理监理实施细则》及《工程文档管理监理实施细则》，明确各专业负责人对监理文件资料的收集、整理、编制的职责和监理工程师在施工过中对原始资料进行控制和把关的责任，确保档案资料的完整、准确、系统、真实。

3.2推进信息化工作，加强档案资料管理

推动信息化建设工作，加强部门档案的编排管理。首先，制定方案时，需要根据不同的项目进行设计一套完整的方案，按照工程大类进行分类：变电、线路、农网、配网等。按照资料的数量不同进行案卷的整理和分装。其次，组织相应的案卷信息化机制，对于企业的材料收集工作，以及档案资料的管理部门进行监督。按照提供的资料和实际部门的工作情况组织信息调查。由于一些工程技术材料都是成套的，所以根据工程档案的特点对工程技术文件的数量进行录入，加强管理时，要具有一定的灵活性，根据案卷分类进行录入。再者，进行案卷机制的组成之后，要按照文件材料的隶属关系，在信息系统中编制编目。方便日后资料的查找和材料的使用，先排列文字，随后排列附表。反映技术材料的问题，按照目录的隶属情况，在原有目录中进行记录，最后对案卷进行编目工作。

3.3建设工程监理文件整编要做到标准化、规范化

电力工程建设工序多，最终形成的工程文件资料包罗万象，而工程资料又是工程项目竣工验收的重要依据之一，工程资料的完整性、规范性、真实性直接影响到工程达标投产的评定，为此在工程监理实践中，从施工资料和监理资料两方面入手，把好软件资料审查关。在检查施工单位的软件资料时，要严格按照国家有关规定要求强调过程控制，并依据相关规范，在施工前统一施工记录及验评表式、监理典型表式等，一道工序施工结束，施工记录及验评表格随即填写，并交监理人员签证完毕，杜绝搞回忆录，工程竣工后督促施工单位提供全套竣工验收所必需的工程资料，经项目总监理师或监理工程师审核无误后，才能同意进入工程竣工验收阶段和进行工程投运前的质量监督活动，并请建设单位档案管理部门，对档案收集立卷的合理性、完整性、准确性进行指导检查，使监理的工程项目顺利地通过竣工验收，软件资料符合达标投产要求。

3.4提高专业技能，提升人员编制水平

电力行业的档案资料管理人员，应该把将资料编制、整理、归类、清点、数据记录等知识深度挖掘、整合和理解进。这不仅仅需要考验传统档案部门人员的编排、整理、以及工作人员的专业水平。还需要调动企业人力资源的最大化运用，健全电力企业的内部的规章流程和工作守则，同时加大对档案资料管理人员的专业培训，提升档案人员对于档案资料的责任感，同时做好分类工作、整理档案资料、开展立卷管理工作。电力企业的档案管理人员还需要充分了解企业营业的涉及专业知识，能够从企业施工的各个环节，开展文件范围的选取和清点。加强档案管理人员的多种形式的培训工作和指导工作，对于单位的文件包进行有效的调查，确保在不同项目在竣工后，仍然能够将档案牢牢控制。

3.5建立、健全档案管理组织机构

工程监理中心作为工程的监理单位，围绕监理工作范围和内容，在工程监理过程中成立了由总监理工程师负责的档案管理体制，领导层设立分管副总监、总工技术把关，管理层主要由综合部负责人具体管理，其他部门负责人牵头配合。执行层以综合部档案专工具体实施，各部门监理工程师配合，真正做到职责分明、层层把关，保证归档资料真实、齐全、完整、高质量。

3.6加强全面接收，做好档案归档手册

对于电力行业的不同类别的档案资料的进行定期清点活動，制定计划，严查审核各个环节的档案资料是否完整、准确、具有规范性的卷案质量，逐页进行点查。分批录入数据。对于过程的隐蔽工程资料进行跟踪记录，不合格的案卷应该尽快提出改善建议。编制归档手册的采集和记录项目施工竣工之前的记录工作，提供资料的阅览，并且在相应的复杂文件进行收集和备份。在整理系统文件时，最重要的是需要掌握资料的先后逻辑顺序，方便日后的查阅情况。对于工作人员在对外借阅和归还资料档案的操作上，也应该将资料的借出要详细的记录，人员所在部门，借还日期，将逾期未还的情况落实，随后催促相关关联方尽快将资料进行补齐。

3.7.档案部门跟踪服务

帮助项目部依据归档范围，做好文件的积累，确保归档文件的完整、准确。项目部形成的文件，有其内在的联系，如果不注意积累和保存，很容易丢失，使档案缺乏完整性。为此，档案部门要与项目部加强联系，密切协作，并定期对保存的文件进行抽查，保证归档文件的完整和准确。

结语

由于信息时代的不断发展，知识经济时代下，企业内部也逐渐朝向数字化环境建设，然而传统的电力行业在发展过程中，对于监理档案、资料管理等方面的建设和发展也必然受到影响，所以在电力行业开展档案资料的管理，对出现的问题进行批判、提出如何创新档案资料的管理措施，就显得非常重要。

参考文献：

[1]张义.档案资料管理存在的问题及对策探析[J].办公室业务，2016（21）：122.

[2]雍承曙，邵蕾萍.浅谈如何做好项目档案工作[J].通讯世界，2018（11）：227-228.

（作者单位：武汉中超电网建设监理有限公司宜昌分公司）