邓　振

摘 要：中国共产党第十九次全国代表大会召开后，小康社会进入全面建设的新时期。机关单位要以习近平新时代中国特色社会主义思想为指导，凝心聚力、开拓进取，不断提高档案管理水平和服务能力。在新形势下机关档案在管理工作中依然存在着不少问题，本文对所存在的问题进行了梳理，并一一提出对策。

关键词：机关档案管理;问题;对策

“机关档案，是指机关在公务活动中形成的，对国家和社会有参考、利用和保存价值的各种形式、各种载体的历史记录。机关档案工作是档案工作开展的基础，是国家档案事业的重要组成部分。”机关档案管理工作是维护单位真实的历史面貌，推进依法行政，保护个人和单位利益的重要工作。机关档案管理工作非常重要，但是在实际工作中各机关单位却存在着不少的问题。

一、机关档案管理工作存在的问题

1.领导不够重视，依法治档概念不强。机关档案的管理不能与单位其他工作同步发展。个别领导甚至认为机关档案管理只是机关内部的一项辅助工作。档案管理只要求文件不丢失、不泄露、能简单查档。许多机关的档案工作底子薄，档案的收集、整理和管理得不到重视。档案管理的硬件配置不合理，库房面积不足，档案装具等建设达不到“八防”的要求。新形势下档案工作将面临许多新的挑战。机关档案的管理，从执法角度来看，许多机关领导人对档案管理主要依靠行政手段，较少使用法律手段。

2.预立卷制度的问题。预立卷制度要求所有部门按时收集，整理和移交各自部门的应归档材料，经过档案管理部门的验收，双方签署交接手续，完成归档工作。调查发现，实施了该制度的单位可以顺利地进行档案管理。未执行该制度的机关，档案工作常出现互相推诿、职责不清、档案收集困难、归档档案的质量不高等问题。档案工作者需要投入大量的时间、精力来收集、整理档案。对于突发性任务，机关档案管理员无力应付。

3.机关档案安全存在问题。“一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务。”档案工作的底线是档案安全。档案的安全主要分为档案实体安全和档案信息安全。许多的机关单位都面临着机关库房紧张的问题。机关库房的设备（温湿度调控设备、消毒设备、门禁设备、消防设备等）存在隐患。温度和湿度都没有得到很好的控制，在破损档案的抢救修复方面做得不到位，虫蛀、损坏的档案未能得到及时修复。机关档案信息安全在大数据环境下面临以下风险：网络风险，数据安全风险，平台安全的风险，服务安全风险。

4.机关档案利用问题。机关档案利用工作主要是为了对本机关提供利用，目前主要采取档案室现场查阅、电话查阅、机关内网查阅等方式。公众想要查机关的档案困难重重，既要大量证明材料，又要领导审批签字。机关档案在利用方面相对原始，利用效率不高。各机关单位主要收藏官方文件，并收集少量其他门类的档案（比如实物、音像、专业档案等）。对机关的重大活动、涉及机关职工个人权益的档案收集、归档的较少（如住房、住房公积金以及人事、个人工资和健康等档案）。单位内部的档案文化产品开发少。大多数机构的档案部门未能根据档案的查询要求编研数据和重要文件汇编等资料供公众参考。

5.机构信息化水平不高。“档案工作的战略转型，从根本上说就是要解决好在互联网时代、在信息化条件下档案工作管什么，怎么管的问题，同时解决好如何运用互联网技术和信息化手段开展工作的问题。”许多机关单位仍然依赖纸质文件管理，档案资源数字化率很低。档案信息建设的任务主要是档案的数字扫描处理和办公自动化系统（OA）系统的电子文件存储。档案在数字化扫描前需要重新评估价值。在数字扫描文件的过程容易出现泄密的风险。扫描完成后，要对扫描文件进行质量的检查，需要花费大量时间。一些机关单位存在办公自动化系统（OA系统）与电子档案管理系统两张皮的情况。首先是电子文件格式和档案数据格式不同。其次，OA系统与档案管理系统不兼容，无法无缝连接。最后，文件管理系统与OA系统都存在软件升级缓慢和后续开发服务的问题。这些将严重影响电子文件的顺利存档，增加了工作量，造成后序工作的不必要浪费。

6.机关档案管理人员的问题。机关内部档案管理团队的建设不到位。在档案人员构成中，经过专业培训持证上岗的长期从事机关档案工作的人员只占少数，大部分工作人员都是兼职。还有部分机关档案管理人员经常换动工作岗位，收集档案的渠道不畅，导致文件收集不完整，存档质量较差，给档案工作未来的长期发展带来不少隐患。有的档案员学历层次不高，长期不受领导重视，不被领导关注，工作积极性低，机关档案管理水平低，机关档案管理员成为弱势群体，档案工作进一步被边缘化。

二、提高机关档案管理工作水平的对策

1.坚定为党管档的政治方向。习近平总书记是非常重视档案工作的。他认为我们的历史能够得到不断发展，过去的经验得到总结，法律被人们认可，各项事业的发展都是离不开档案的。政治性是档案工作的基本特性。在新形势下，各单位要牢记为党工作，坚持为党管理档案，铭记做好档案工作是为国家为人民服务。机关必须坚决贯彻党的基本理论，路线和方针，把政治纪律和政治规矩放在首位，更加重视档案工作，促进機关档案管理水平全面提升。

2.着力抓好档案法治建设。档案法治建设是一项十分艰巨的任务。国家档案局第13号令《机关档案管理规定》已于2019年1月1日正式实施。中国的机关档案管理应符合规定的具体要求。该规定对档案机构和人员、基础设施、管理要求、信息化建设、奖励与处罚等事项作出了具体规定。各机构应全面提高机关档案管理水平，严格按照国家出台的有关要求，做好机关档案管理工作。

3.积极推进部门档案预立卷制度。机关单位首先要明确建立部门归档预立卷制度，建立由机关主要领导负总责、各部门分管领导对各部门负责，各部门的兼职档案管理员具体完成部门档案收集、整理和移交的制度。机关单位必须建立一个了解业务和努力工作的档案管理员团队。档案管理人员平时要对各部门兼职管理员做好业务培训，采取日常多指导，年终进行档案目标责任考核的形式，促进各部门积极归档，把归档作为本部门的常规性工作。

4.着力抓好档案利用。档案利用、开发工作应该要被机关单位重视。一是完善档案利用制度。 档案部门必须首先严格建立一个收集、整理和存档的制度。制定档案的查询利用制度，保证档案的利用工作。二是逐步扩大信息披露范围，最大限度地公开可公开档案的内容，为公众提供查询途径。机关档案部门要重视电子档案的开发和利用，方便公众登录网络平台利用检索的方式获取所需要的档案信息，让查询者不受地理位置和时间的限制，提高查询服务的质量。三是机关档案不仅收集文件档案，还收集其他类别的档案。四是档案部门应该尽可能利用单位的网站、官方微信和官方微博等新兴发布平台，合理合法地为公众提供档案利用。五是深度开发室藏档案。机关档案部门应积极筹备机构变革，年度汇编，基本数字汇编，特殊文件汇编等编研工作。

5.着力抓好档案安全。“档案作为国家发展与社会进步的真实记录，是促进各项事业科学发展、维护党和国家及人民群众根本利益的重要依据。”各机关应该把安全工作放在首位。规划工作时必须考虑到机关档案的安全。各机关平时要注重全面分析影响档案安全的风险因素，以预防为主，每天做好档案安全台帐记录，及时规避风险的发生。综合运用行政、技术、法律等手段强化机关档案安全管理。加大资金投入，档案管理人员素质提升，基础设施保障与技术应用协调发展，构建综合人防，物理防御和技术防御的安全系统。在人防方面，各级机构必须不断修订和完善档案实体和信息安全的工作制度。在物理防御方面，机关机构应在库房内配备消防系统，安全监控系统，空调设备和自动监控系统。文件需要良好的存储条件才能长期存放。技防方面，一是保证计算机档案信息网络系统软件、硬件升级、数据迁移安全;二是确保文件和文件管理信息系统网络畅通无阻，能够快速检测和处理病毒，黑客攻击，并恢复网络的正常运行。第三是使用加密技术（密钥）用于电子和电子文件。

6.构建“大档案”工作格局。“建设‘大档案’是指要树立‘大档案’的理念，将一个地区内分散保存在不同档案保管机构的档案集中统一到综合档案馆。”机关可以重新组织上一年的文件（包括电子文件），并将其交给大型综合档案馆。这些单位不需要管理物理文件，不需要数字转换纸质文件，还可以减轻装档空间不够用的压力，同时减少档案管理的工作量。大型综合档案馆可以与外界合作开发，实现与档案管理系统无缝对接，能够著录电子文件元数据的新系统，以保证电子档案的真实性和准确性。大规模综合档案馆统一购买标准化统一的数字档案中介服务，逐步推进档案资源共享。

7.着力抓好人才培养。目前我国档案干部队伍的综合素质和专业化水平都需要进一步提高。首先，我们必须拥有一支政治思想坚定、档案管理和服务能力较强的档案管理员团队。随着电子政务、办公自动化建设和机构档案信息化建设的不断发展，档案管理人员必须不断地学习党的理论知识，系统地学习档案的基础知识，更新计算机科学和技术知识。第二，为了跟上时代的发展，适应新形势，机关单位应对档案管理人员进行再教育。加强档案学习和培训，更新知识结构，全面提高档案管理水平。三是我们的档案管理员队伍必须是稳定的。各机关要建立一个自上而下的档案管理员系统。专职档案员日常对兼职档案员做好培训、指导工作。机关领导要关心档案管理人员，提高他们的绩效工资，给他们在职务、职称晋升上创造空间，让他们热爱工作，专注于档案事业，充分发挥其主观能动性，提高档案管理水平。

參考文献：

[1]国家档案局.机关档案管理规定，2019

[2]中华人民共和国档案法[Z].2016

[3]李明华.奋力开创全国档案事业发展新局面[J].中国档案，2018

[4]中共中央办公厅，国务院办公厅.关于加强和改进新形势下档案工作的意见[R].2014

[5]高 焕.“大档案”——新形势下的新发展[J].兰台世界，2008

作者简介：邓振（1985-），女，汉族，湖南永州人，助教，硕士，档案管理。