周雯婧

【摘  要】随着时代的进步，电力资源已经成为了人类不可或缺的资源之一，电力企业也因此不断的壮大。传统的档案管理模式早已不能够适应当今的社会需要，数字化的出现，有效的提高了工作效率，满足当前的快节奏工作方式。档案管理改革势在必行，但是也一定要注重质量和安全，这样才能够发挥它的绝对优势。本文主要对档案数字化在电力企业的创新应用进行了分析研究。

【关键词】电力企业;档案管理;存在问题;创新应用

引言

伴随着信息技术的发展，信息时代已经方便了我们的生活。传统的档案管理模式已经不能适应时代发展的要求，取而代之的是更为方便、快捷、安全、可靠的电子数字档案管理模式，也是各类企业将要进一步完善的地方。由此可见，建设与完善信息化电子档案管理已成为企业更好更快发展的重要举措。不过，电子档案管理建设也是一个长期的、漫长的过程，对电子档案信息化建设要有总体规划与理性思考。抓住机遇，迎接挑战，把电子档案信息化建设落到实处，使之能更好地为企业发展服务。

1电力企业提高档案管理水平的作用与意义

档案是指国家机构单位、社会组织或个人从事政治、经济、科学、文化等社会活动直接形成的有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。在电力企业中，档案一样具有很大的参考价值，在企业高层领导作重要决定时，都会通过查找和对比相关档案，利用以往的经验和教训，找到决定性依据，而档案是否完整全面，是关乎企业发展的决定性因素。档案管理工作包括对企业发展历史记录和企业发展史所涉及的所有材料的整理、分散到各个部门内部相关档案的搜集和整理、为方便档案查阅所做的相关工作以及对档案的保管。所以，提高档案的管理水平不仅可以提高对档案的利用率，增加档案的利用价值，还可以提高档案管理的工作效率，使得各部门能够有效联系、协同办公。

2电力企业档案管理过程中的问题

2.1企业高层不够重视档案管理工作

就目前情况来说，大多数电力企业的领导层未能真正意识到档案管理的重要性，其将所有精力都放在了如何提升市场的占有率、产品质量以及售后服务上，觉得档案管理这种文字工作没必要投入太大的关注。正因如此，大部分电力企业在档案管理方面的投入都不高，将档案管理工作匆匆完成以后，并未重视其后期的保存环境。档案材料收集机制漏洞百出，导致经常出现档案材料数量不对内容也不完整的状况，如此档案管理根本无法提供给企业有效的信息，之前将各种信息归档的工作也成了无用功。

2.2企业没有专门负责档案管理的部门与人员

电力企业中一些档案管理人员对档案管理的理解过于表面，认为档案管理只需要做容易的收集与分类工作，企业在挑选档案管理人员时，及格线太低，导致所选的员工责任心和专业素质都比较低，此外，一部分电力企业并未创建专门的档案室，而是随便找一个库房或者偏僻的房间存放档案。很多企业归档并保管档案资料的时候没有统一，造成部分应该保存的资料错放或遗失。

2.3档案管理工作中的安全隐患

档案库房未达到安全要求;档案库房多是玻璃窗贴了一层纸;档案库房所处位置较为潮湿;将档案放在阳台上的未设置防护设施，档案长期处在暴晒下已严重损坏，这些都是电力企业档案管理工作中普遍存在的安全隐患。除此之外，还有一部分企业档案在不断搬迁的情况下，只是随便放在一个房间里，没有任何整理，直接堆在一起，窗外没有防护栏，室内也没有灭火设施，万一出现火灾或者是盗窃现象，后果将难以想象。

3档案数字化在电力企业的创新应用

3.1 完善数字化档案管理方案，正确使用数字化软件

数字化档案的管理方案是保证数字化档案质量的前提。电力企业的档案数字化流程和工作内容都是依据数字化管理方案进行，所以，想要保证档案的质量，就需要在进行数字化档案管理之前，制定出完善的管理方案。企业需要先梳理目前档案管理的所有流程，将现有档案进行分类划分，区分出不同种类档案的管理方法，然后根据实际情况进行档案的数字化管理。纸质档案转化成数字化档案，需要有明确的标准。管理部门需要制定出合格与不合格之间的分界线，使管理人员明确数字化标准，保证数字化档案的质量。如果没有相关标准的制定，便不能保证质量，在扫描或者储存的过程中，什么样的档案便都能够进入档案库中，会直接影响以后的使用效果。在进行数字化的档案转化时，一定要正确使用数字化软件。数字化软件的种类繁多，在进行数字化工作之前，要对相关的软件进行试验和考察。因为档案数量繁多，软件的正确选择和使用能够有效的提高工作效率，还能够保证数字化档案的质量。前期先对软件的读取情况、呈现情况、故障情况等都做出一定的调查和分析，选用错误率低，分辨率高并且读取速度快的软件。选择好软件之后，还需要正确的操作，在软件的使用中尽量避免问题的出现，保障工作进度和档案质量。

3.2 完善电子档案管理的软硬件设施建设

国内电子档案工作相对落后，存在电子档案室设施简陋，软硬件设施不齐全等问题。随着科技水平的不断提高，信息设备也不断更新换代，公共建设逐渐向自动化发展。实现电子档案管理系统的自动化不仅能提高工作效率，还能保证档案的完整性，提高系统的运算速率，保证临时性文件档案的时效性，提高系统防范计算机病毒的安全指数，可以保证档案的安全性。最大程度上利用计算机技术与网络技术，可以改变一贯的文字形式，采取图形化、图像化技术保存档案信息，实现档案信息的数字化管理。确保档案管理的规范化、程序化，实现档案立卷、归档、借阅、移交制度化。此外，为防止意外事故的发生，制定相关预案手段，配备例如防盗器、防磁声像柜、消防自动报警装置、制冷器等设备防止档案室意外发生，保证了档案数据信息的安全性。

3.3建立安全的网络环境

数字化档案虽然相对于传统纸质档案来说，拥有一定的安全性，但是网络瘫痪、病毒等问题也会影响着数字化档案的使用安全，所以，在数字化档案管理和使用中，一定要建立安全的网络环境。首先，在数字化档案的存储方面，一定要多备份多地方存储。计算机的安全会受到外界的因素影响，如果只在一台设备上进行档案的储存，那么便会增加档案的安全风险，一旦出现断电、死机等情况，档案便不能读取，影响办公。其次，档案的所有操作都需要在一个封闭的网络中进行，要与其他的外网相隔绝，安装杀毒软件和防火墙并且定期的对软件进行升级，避免计算机病毒的侵入的和传播。计算机以及服务器要放置在安全的环境中，做到防火、防电、防破坏以及防偷盗，保证计算机的存放安全。最后，还要对一些预知到的风险做出应急方案。风险预知能够有效的预防风险发生，并且能够减低风险所带来的损失。对于数字化档案管理中发生的设备故障等问题，储备相关的专业人才，对所能出现的故障进行预测，然后制定出相应的应对措施。一旦问题发生时，相关人员能够迅速响应，快速解决问题，减少损失。

结束语

总而言之，在市场经济环境的作用下，电力企业承受的竞争压力会越来越大，为使经济效益得到有效的提升，采用先进的管理方法已是刻不容缓。受到信息时代影响的企业更应该将其充分利用起来，做好基础工作之后，将档案管理工作信息化，使档案的利用率以及管理人员的工作质量得到行之有效的提升，因此，电力企业必须在对档案管理采取措施的同时注重信息化管理，才能够更好更稳地发展下去。

参考文献：

[1]李红梅.浅析电力企业档案管理现代化[J].青海电力，2017（01）.

[2]王宁.电力档案管理实际工作中的若干问题[J].科技创新與应用，2014（10）.

[3]覃艳宜.浅析电力企业档案管理人才的培养[J].人才资源开发，2017（02）

（作者单位：内蒙古大板发电有限责任公司）