徐富波 汤晓晨 武燕

摘要：如今，互联网的高速发展给传统的社会工作带来了巨大的冲击，档案管理也不例外。人事档案管理作为档案管理的重要组成部分，在整个档案管理中占有重要地位。在网络环境下，人事档案迫切需要加强数字化和信息化管理，增强现代化管理水平，提高档案管理水平和利用效率。本文从当前实际状况出发，对网络环境下企业人事档案管理现代化进行分析。

关键词：网络环境;企业人事档案管理;现代化分析

现代企业人事档案建设，要适应网络环境下市场经济主体的发展趋势，应积极建立和完善适度透明的人事档案内容体系。以互联网为媒介，开展网络化、数字化管理和服务。如果企业人事变动通过微博发布，不仅可以提高企业的社会关注度和知名度，还可以为企业提供一个全新的展示平台。创新企业人事档案管理模式，建立和完善企业人事档案信息适当披露制度，将更有利于人事档案的规范化管理、网络化服务和现代化建设，从而更好地为社会服务。

一、当前企业人事档案管理的现状

（一）缺乏对互联网发展趋势的理解和运用

对信息建设的媒介互联网在人事档案管理和利用中的作用认识不足。存在严重的滞后和缺陷。过于强调人事档案信息的安全，而忽视了人事档案信息资源的信息开发和利用。甚至人事档案的基本管理规范也没有得到落实，严重影响了人事档案信息资源的价值。它阻碍了企业人事档案信息资源的信息化发展和方便利用，影响了企业现代化建设的整体步伐。

（二）人事档案信息的开发利用不足

造成这一问题的主要原因有三个：第一，目前档案利用缺乏主动性，档案生成后往往被管理部门搁置，只是被动地等待领导或其他相关人员检查。此外，所查阅的资料主要是集团资料和薪酬调整，忽略了其他个人资料对人才发展的重要性，不利于根据员工的个人特点合理分配工作任务。第二，目前人事档案信息水平仍然相对较低。只有一些领导人有权访问人事档案，而普通员工被拒绝访问。这不仅使人事档案失去了原有的意义，也使人事档案管理得不到员工的支持，给管理带来了一定的挑战。第三，查询效率低直接影响了办事效率，是人事档案信息开发利用水平低的重要原因。

（三）人事档案管理基础设施不完善。

科学管理和信息化管理不完善一方面主要是指保存人事档案的环境设施不完善。普通办公楼用作档案库房，使得库房的温度和湿度得不到有效控制。仓库的门窗一般都是普通的门窗，密封不好，容易造成纸质文件被人为损坏。而另一方面，它指的是保存人事档案的现代设备不完善。目前，一些公共机构尚未引入电子人事档案管理系统。档案资料仅限于纸质档案的建立和存储，这使得人事档案管理效率低下且科学。

（四）人事档案管理方法落后，管理水平低。

在现阶段，虽然该股已经开始将电子人事档案管理系统应用于其工作。然而，在实际操作中，有些员工只使用计算机进行信息输入，在搜索和查阅档案信息时仍然依赖人工操作。先进的技术手段没有得到充分探索，使得人事档案管理方法落后于现代化、智能化和数字化的发展趋势。

（五）部分管理人员职业素质低，档案管理效率低。

员工素质低是导致人事档案管理措施落后的重要因素。该单位的许多档案管理员缺乏一定的职业培训。由于不能满足“完整归档、项目分类清晰、排列有序、目录清晰完整、装订完整”的要求，很难保证工作的准确性。“此外，单位领导和普通员工对标准化档案管理意识薄弱，缺乏重视，也导致档案管理效率低下。

二、网络环境下，对企业人事档案管理采取相应的对策

（一）建立电子数据库

建立起职员档案数据库，充分运用计算机、扫描仪等现代设备，发掘先进的档案管理技术。不仅要通过计算机进行简单的信息录入，还要利用现代技术对信息进行必要的处理，把图片以及声像资料转变为文字资料进行归档。除此之外，为防止资料丢失，要将档案的纸质版与电子版进行双份并存。

人事部门作为企业的一个重要子系统，必须引入或开发人力资源管理信息系统来实现信息化办公。引入或开发人事档案管理信息系统，可以有效整合企业人力资源管理信息系统和人事档案管理信息系统，实现企业人力资源管理信息系统和人事档案管理信息系统的无缝连接，使人事档案为人力资源管理信息系统提供基础数据信息。

（二）加强人事档案的收集和管理，完善档案功能

企业人事档案的工作目标可以分为三个层次：第一层次是最低的目标，即提高企业人事档案的效率，方便用户查找和使用;第二个层次是基本目标，即整合企业人事档案的信息资源，开发人力资源的信息知识，为企业人事决策提供准确高效的信息依据。第三个层次是最高目标，即提升企业人才信息资源的本质，获得市场发展。

合理开发利用人才是促进单位可持续发展的关键因素，人事档案是员工信息的载体。因此，为了实现单位的发展，做好人事档案管理尤为重要。这就要求我们一方面妥善保存原有的员工档案，另一方面拓展人事档案的内涵，增加一些医疗保险、养老保险、住房情况、绩效记录、日常工作绩效等与员工相关的内容。从各方面加强人事档案和资料的收集，提高人员信息，最大限度地提高档案收集的完整性和真实性。此外，人事档案管理还应根据单位发展的实际需要进行职能改革，使人事档案更好地为单位发展服务，提高档案利用率，充分发挥应有的功能。

（三）提高档案管理人员综合素质

首先要从提升职员工作意识入手，使其能够充分意识到档案管理工作的重要性，具体的可以通过宣讲、考核等方式进行。其次要加强对档案管理人员的专业技能培訓。例如，单位可以邀请专业素质较高的人员进行模拟示范;举办技能大赛，并鼓励档案管理人员积极参与到其中;安排部分职员外出进行业务学习。这样才能提高实现管理人员意识与技能的双提高，促进档案管理工作的规范性，为单位人才开发与流动提供真实可靠的凭证。

（四）建立人事档案透明管理制度

在《政府信息公开条例》全面实施的背景下，中国企业在确保商业秘密不被泄露的前提下，逐步提高了组织、生产、经营和营销的透明度。这种透明、开放的企业生产经营模式，不仅满足了网络时代企业保持活力和持续发展势头的需要，也促进了企业人事档案的社会化和开放管理。这种新的企业人事档案管理模式不仅满足了网络时代市场经济主体的需求，而且有效克服了传统管理模式的诸多弊端。还可以督促人事档案工作者端正态度，提高积极性和社会地位。同时，它拓宽了人事档案的服务范围，为社会组织的使用提供了更加便捷的服务，使人事档案信息服务由被动变为主动。这将更有利于人事档案价值的展示和人事档案信息资源的整合、开发和利用。

结束语：

企业人事档案管理以互联网为媒介，开展网络化、数字化管理和服务。通过创新企业人事档案管理模式，建立和完善企业人事档案信息适当披露制度，将更有利于人事档案的规范化管理、网络化服务和现代化建设。为了更好地为企业服务，人事档案管理不仅要推进管理体制改革，还要推进管理理念创新，积极探索现代管理模式，引进先进的信息技术并应用于工作中，从而提高档案管理效率，为企业人力资源的合理配置做出应有的贡献，充分发挥人力资源优势，促进企业的可持续发展。

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