刘晓玉 王记宏

摘要：本文是通过对黑龙江WXSJ信息技术有限公司（以下简称“WXSJ公司”）管理信息系统的使用情况进行调研，在相应理论的基础上对该公司管理信息系统的使用中所存在的问题进行分析和研究。在其过程中结合管理信息系统的发展状况与趋势，对WXSJ公司管理信息系统应用的信息共享、安全、项目管理模块流程等方面进行优化处理，针对存在问题提出相应的优化策略与管理信息系统的应用策略，为企业管理信息系统的应用提供理论依据。

关键词：信息技术;管理信息系统;优化策略

一、前言

通过对黑龙江WXSJ信息技术有限公司（以下简称“WXSJ公司”）管理信息系统的使用情况进行调研，在相应理论的基础上对该公司管理信息系统的应用情况和存在的问题进行分析和研究。在分析和研究的过程中结合管理信息系统的发展情况与发展趋势，对WXSJ公司管理信息系统应用的信息安全、信息共享、项目管理模块流程等方面进行优化，针对存在问题提出相应的优化策略与管理信息系统的应用策略，为企业管理信息系统的应用提供理论依据。

二、黑龙江WXSJ公司MIS存在问题

公司的不断发展需要内部管理人了解公司的管理流程和业务及一些简单且关键的文档，例如项目运行、人员情况、资金情况等信息。由此可知，原来的管理模式相对落后，完全依托传统的方式来处理和传递信息，管理团队的决策者在掌握少量的数据情况下，还需要对企业的项目决策、资金管理、人员分配等进行管理，这在一定程度上影响着企业的效率。

（一）企业MIS信息安全与保密性差

第一，该公司在系统运用过程中曾出现突然断电的情况，导致录入的信息还没有及时保存而丢失，需要工作人员重新录入，另外在工作人员进行数据处理时删除的数据信息无法找回，如果还想使用那些数据就需要重新整理输入，上述情况都使工作的时间延长而影响了工作的效率。

第二，该公司管理信息系统的使用权限不严谨，现使用的管理信息系统的相关工作人员只需要输入自己的编号即可进入对应系统，没有密码的输入与明确的身份审核，安全性较低。而且WXSJ公司使用的管理信息系统信息保密性差，系统内的一些重要信息没有设置特殊权限，可进入系统的人员能浏览全部的信息，而一些信息的公开也给管理者带来不便。

（二）系统数据无法共享

WXSJ公司现使用系统不能实现数据共享，使企业工作人员在了解不同的数据信息时需要记住多个登录账号与密码，使得操作繁琐重复，从而使劳动增加导致管理成本的增加。数据无法共享也造成数据报表的来源不一致的现象出现，致使数据信息无法统一给管理层带来不便。数据无法共享也使得系统提供的各类业务数据信息以碎片的形式存在，不能形成有价值的数据组合，难以实现及时有效的沟通，业务执行能力就会大大降低，不能给企业决策层提供及时有效的数据来源。

三、问题成因

（一）MIS使用缺乏安全管理措施

一方面该公司的设备管理仍然侧重问题发生后的事后处理，缺乏事前预测和预防，管理信息系统使用的硬件设施陈旧，没有定期检查维修，由于设备临时维修导致的现场

异常停工耽误了很多时间，设备管理的滞后是影响工作效率的重要原因之一。

另一方面是系统使用的安全性较低，没有明确的权限级别设置与身份识别设置，在使用方面存在安全隐患，很容易造成信息的泄露与企业内部信息混乱。从以上两方面来看，该公司在管理信息系统使用设备与系统软件上都缺乏安全管理措施，应深入了解企业实际情况，完善设备管理与使用系统的安全环境，从而更好的使用管理信息系统。

（二）缺少信息共享机制

WXSJ公司信息管理系統各模块之间相对独立，每个模块又分为多个部分，因此会出现信息孤岛的现象导致系统内各模块之间的关联度不高，而缺乏有效的信息共享机制使系统内信息无法共享导致了操作繁琐、无法提供综合信息的问题。信息无法实现共享企业信息化就无法实现，信息化的行业化也是遥不可及，在网络环境下企业每个模块都是企业中的一个节点，每个节点既需要及时获取相关数据信息，又同时需要及时提供相关数据信息，然而数据无法共享就导致信息相互独立，无法为企业决策提供及时有效的数据依据。

四、总结

（一）建立MIS安全防范措施

第一，WXSJ公司需要做好vns使用设备的安全防范工作，可采取相关技术来维护硬件设备运行环境的稳定，如为防止突然断电的情况发生，可备用电源，另外在硬件设备的场所安放温度计与湿度计，随时关注它的运行环境是否正常，从而保汪服务器的正常运行，并且要制定健全的管理规章制度，委派专业人员定时查看服务器的运行环境是否正常，随时记录系统监测日志，养成定期维护设备的习惯，并且按规定更新主要设备。

第二，为提高企业管理信息系统的安全性WXSJ公司应设置系统访问权限，明确业务分配与责任负责者，根据业务开展情况设置系统访问权限，且访问权限设计高低层级，每层级的使用人员都设置各自的登陆编号与密码，并且要定期更换登录名与密码。

第三，WXSJ公司在数据储存中应采取数据备份制度，对一些重要数据进行保护加密，并且在一段时间内进行备份，且对相对重要的数据就要考虑异地差异化备份，保证数据不被篡改、丢失，数据备份可采用光盘、U盘等安全存储设备，也可进行云端备份。

（二）建立数据共享机制

WXSJ公司数据共享机制的建立可以通过数据库和应用软件采用分布式部署，建立企业服务总线，采用SOA架构，在各模块独立运行的基础上，所有业务最终集成于WEB访问，并且建立的数据共享机制仅限于信息的阅览与下载，不支持编辑改写，这样就避免了在数据读取时出现数据被修改的现象。共享机制可以使企业员工在需要查询所需数据信息时只需要通过WEB服务器访问就可获取，而无需再通过单独进入每个模块来获取，解决了繁琐的操作步骤，也可以实现数据的统一管理。

参考文献：

[1]邓兴.企业人事管理信息系统的设计[J]信息系统工程，2013 （05）： 50

[2]王志奇探析管理信息系统在项目管理中的运用[J].通讯世界，2017 （09）：255

[3]刘敏慧，基于J2EE的企业行政管理信息系统设计与实现[J]电子测试，2014 （09）：90.

作者简介：刘晓玉，王记宏，齐齐哈尔工程学院电子商务专业。