李文靖

摘 要：档案管理工作在自来水公司的发展过程中有着非常重要的作用。所以，在我国社会经济和科学技术不断发展的过程中，自来水公司必须要改变传统的档案管理模式，只有这样才能实现可持续发展。基于此，本文首先分析自来水公司档案管理的现状和其中存在的问题，并阐述自来水公司怎样才能够提高自身的档案管理水平，希望能够给相关的自来水公司档案管理人员带来一点启示。

关键词：自来水公司；档案管理水平；现状；问题；提升

1 自来水公司档案管理的现状

对于自来水公司来说，它的主要任务就是给城市居民提供自来水，并给城市经济的发展提供基础的供水保证。但是，因为实际的业务量很大，所以自来水公司必须要有能力管理自己的业务，这也就要求自来水公司的档案管理资料工作必须要足够的全面和完整，以此来确保管理人员能够随时对相关的内容进行核实与检查。具体来说，自来水公司档案立卷的主要内容涉及以下几个方面：第一，上级机关所颁发的法规命令、指令文件、决议通知、统计年报表、预决算方案和其他类型的规章制度等。第二，自来水公司向上级部门提交的请示报告、工作計划以及给下级部门的批复文件。第三，自来水公司和同行业单位的业务往来信件、合同文件等。第四，自来水公司所确定的计划方案、统计报表、预决算记录等。第五，其他拥有信息价值的公司文件材料。近年来，在自来水公司文书档案管理信息化建设力度不断加大的过程中，公司的档案信息逐渐实现了数字化与网络化，并引进了计算机检索，从而也就进一步提高了工作效率。[1]

2 自来水公司档案管理工作中存在的问题

2.1 档案资料信息不全面

在传统的自来水公司档案管理工作开展过程中，通常主要靠的就是人力管理，这种管理模式有很多明显的不足之处，要是信息的获取不够及时和全面，就会影响到档案管理内容的完整性。此外，对于自来水公司来说，在档案管理工作方面的要求以及对数据真实度的重视度都是相对较高的。但是，因为传统的档案管理工作过程中缺乏健全和完善的规章制度，所以，在产生一些特殊问题的时候，就很难及时采取有效的措施来应对与解决，从而也就会使得问题进一步恶化。而且，目前自来水公司的档案管理部门对档案资料的搜集和整理工作不够重视，总是会为了方便本部门的工作开展而对档案记录方面进行大幅度的简化，从而就会使得后期的核查工作难以顺利推进，最终也就会导致部门原始档案资料信息的丢失。

2.2 档案管理信息化水平较低

随着社会经济的快速发展，对自来水公司的档案进行信息化管理已经成为必然趋势。但是，从目前来说，很多自来水公司的档案管理信息化水平都相对较低，在进行资料收集、整理、储存、统计、应用等过程中，依旧使用的是人工处理的形式，对信息化技术的使用很少，从而就导致整体的工作量变的繁重和复杂。[2]此外，由于这个过程中包含的信息量非常大，所以档案管理部门只有在对这些数据进行逐一整理与分析之后，才可以得到自己想要的信息。在整个的过程中，经常会有很多的重要信息被忽略，导致一些纸质档案的实际价值难以发挥。而且，因为自来水公司的纸质档案数量巨大，其中还有一些手工绘制的图纸，随着时间的推移，很多图纸会老化，然后就会造成一些重要信息的丢失。所以，要想提高纸质档案的管理质量和效率，自来水公司就必须要及时地调整这种传统的管理和储存模式。

2.3 档案管理多个归口缺少统一管理平台

从当前的实际情况来看，很多自来水公司档案管理部门的工作状态都是比较闲散的，一些会议资料和其他相关资料主要有行政部门管理，工程资料由施工部门管理，但是，因为这两个部门的信息和文件通常都仅仅在一个固定的范围内传递和使用，并没有在公司内部进行共享，然后就会造成信息孤岛化的问题。在这种情况下，自来水公司需要对那些重要的信息进行统一管理、规划、共享，并在此基础上形成综合性的管理平台。

3 怎样提升自来水公司档案管理水平

3.1 加强对档案数据的挖掘

当前，由于受到专业水平的限制，自来水公司的档案管理工作人员把大多数的关注度都放在对数据资料的收集与整理上，但是对于数据的归纳和分析工作却不能很好地完成，从而导致信息资料的使用率大大减低。要想改变这种现状，自来水公司就必须要加大对档案管理人员的培训力度，在培训的过程中帮助档案管理人员了解档案管理的工作流程，提高档案管理人员的管理水平，促使他们在整理档案信息的过程中也能够对档案资料展开归纳分析，并使用一些科学有效的方式对其进行分类与储存。

3.2 提高对自来水公司档案管理工作的重视度

对于自来水公司的管理者来说，必须要提高对档案管理工作的重视度。在档案管理过程中，应该要实现责任制，管理工作的开展应该有明确的步骤、清楚的任务分配以及合理的责任划分。此外，在档案管理的软硬件投入方面也应该要有足够的保障，具体来说，软件的保障主要指的就是自来水公司的档案管理设备应该及时进行更新换代，重视对扫描仪、计算机等先进管理设备的应用。而且也应要做好防水、防火、防潮等安全工作。档案的载体也需要及时进行更新换代，引进档案盒、关盘档案等先进的档案载体。

3.3 加强档案的信息化管理

随着信息化时代的到来，自来水公司的档案管理工作中也应该要努力实现信息化管理。在当前的档案管理基础上，及时发现和解决其中存在的问题，确保它能够有效满足各方面的实际要求。此外，实现无纸化管理、网络化办公也是目前自来水公司档案管理的主要发展方向。例如，自来水公司可以针对每一台供水机电设备建立对应的电子档案，档案的主要内容需要包含设备的运行情况、设备的参数、设备的保养情况等多个方面的数据信息，确保设备运行过程中的各项数据都能够在电子档案中进行实时查询，从而也就可以帮助自来水公司更好地了解每个设备的运行状态，而且也可以给后期的功能改进工作提供更多有效的数据参考。[3]

3.4 加强自来水公司的档案安全管理

近年来，大多数自来水公司都加大了文书档案管理的信息化建设力度，在这个过程中，做好网络档案的安全化管理也是至关重要的。具体来说，在进行信息化管理的过程中，会涉及到公司的设备参数、预决算计划、用户信息等多方面的内容，相关的档案管理工作人员必须要根据内部文件信息的要求进行权限归档，对于涉及公司业务的相关信息，在移交处理以后不得泄露给第三方，并通过引进一些先进的计算机安全保障技术来确保档案信息系统的安全性，从而也就可以提高自来水公司档案管理工作的安全性。

4 结束语

总而言之，在社会经济不断发展的过程中，自来水公司的档案管理工作也应该实现与时俱进。具体来说，自来水公司的档案管理工作人员必须要及时发现自身档案管理中存在的问题，并通过加强对档案数据的挖掘、提高对档案管理工作的重视度、加强档案的信息化管理、加强档案的安全管理等多个方面来提高自身的档案管理水平，以此来促使档案管理工作更好地为自来水公司的可持续发展以及我国的社会经济建设服务。

参考文献

[1]吕美卉.创新档案管理理念实现档案管理信息化探究[J].科技经济导刊，2018（35）.

[2]马荣.社会主义市场经济下完善事业单位档案管理工作的实效策略[J].中国市场，2018（07）.

[3]陈晓琼.基于信息技术的机关档案管理质量提升策略分析[J].中小企业管理与科技（中旬刊），2017（09）.