韩立涛

摘要：本文对数字档案管理存在的问题与对策进行了探讨。

关键词：数字档案;管理;问题;对策

随着科技的进步与社会的发展，数字档案逐步发展成为档案资源的重要组成部分，无论是文书档案、科技档案、历史档案、文物档案，档案资源数字化已成为发展趋势，数字化档案的出现，极大地提升了档案质量和利用效率，与传统纸质档案不同，数字档案在载体介质，储存方法，传播交流方式上均发生了颠覆性的变化，因此，对数字档案的管理也提出了与传统档案管理截然不同的要求。当前，在我国档案行业，多数专业档案管理部门和企事业单位的档案正在逐步走向数字化，以信息技术为支撑，以网络技术为传播交流渠道的数字档案正在形成，由此带来了数字档案管理的新课题，只有适应数字档案的特点，采取相应的管理手段，才能使数字档案发挥出应有的先进性和优越性，如何做好数字档案管理成为当前我国档案行业亟待解决的课题，也是档案行业发展的必然需要。然而，当前我国数字档案管理工作仍然存在的许多不足与问题，阻碍着档案数字化的进程。分析数字档案管理工作中存在的问题，研究加强数字档案管理的对策，对于促进我国档案管理的发展，实现档案管理现代化有着积极地意义。

一、当前我国数字档案管理工作存在的主要问题

1、对数字档案管理的重要性认识不够。在我国现阶段档案行业发展中，出现管理手段滞后于技术发展的现象，部分单位随同办公自动化和信息网络化的应用，逐步进行了档案资源数字化的转换和应用，但相应管理方式没有随之变化，档案管理人员表现出对数字档案管理工作的重要性认识不足，工作理念，管理思路没有发生转变，特别是对数字档案信息的安全性和不稳定性认识不足，重视不够，认为数字档案信息录入计算机，形成数据库就完事大吉。

2、数字档案管理制度不完善。数字档案相对传统档案在收集、存储、利用的方式等方面发生很大变化，因此在管理方式方法上也要随之变化，制定和建立与知相适应的管理制度和管理方法。而当前我国多数档案专业部门和企事业单位在进行档案数字化转换的同时，没有及时制定相關管理制度和方法，仍沿用传统的档案管理制度和方法。个别单位虽意识到这一问题，先后制定了诸如：计算机室管理制度，单位内网使用管理制度，电子公文发放和归档制度。但对于数字档案管理而言，不系统不完善，不能对数字档案的收集、存储、应用进行约束和规范，有待于进一步加强和完善。

3、数字档案管理技术手段应用不够。数字档案是先进的新信息技术和网络技术在档案行业的应用，其中包含着现代高科技手段的应用，因此，对其管理也必须运用先进的技术手段。如针对数字档案信息的不稳定性，要对原载体上的文字、数据进行定期拷贝、转换、备份等。针对数字档案信息安全性，要采取密码技术，访问控制技术，防火墙技术，病毒清理技术等。目前部分单位数字档案管理人员对此类技术没有全部掌握或运用不够。

4、档案管理人员综合技术技能不适应管理需要。从事数字档案管理，首先要掌握计算机硬件设备的使用、软件的开发、功能使用、数据信息采集、加工录入和维护等技术技能，依靠既懂档案专业知识又懂计算机相关知识的综合人才。然而目前，许多档案部门管理人员由传统档案管理人员担任，缺乏现代高技术人才。导致先进设备不能有效发挥作用，创新管理更无所谈起。

二、加强数字档案管理的对策

1、提高对数字档案管理重要性的认识。档案数字化是我国档案行业发展的趋势，是提升档案质量和利用效率的有效手段，也是企事业单位生产经营和工作开展不可或缺的信息资源，做好数字档案的管理对我国档案事业的发展和单位工作的开展有着积极地促进和推动作用。首先单位领导要重视档案管理工作，给档案管理配备高素质综合人才。投入资金购置先进设备，投资进行专业人才培养。档案管理人员要认识到数字档案管理的重要性，特别要对数字档案信息的安全管理和保护的重要性给予高度重视，认真学习，运用先进技术，做好数字档案管理工作。

2、完善数字档案管理制度。要在传统档案管理体系和管理制度体系的基础上，根据数字档案的特点，建立数字档案管理体系，明确管理责任，落实管理部门和人员，完善管理制度。对数字档案的收集、制作生成、存储、保护、使用、交流等各个环节作出规范和规定，制定规章制度，使数字档案管理各项工作有章可循，工作有序高效。如在数字档案形成时规定必须使用数字水印技术，以确保数字档案的真实性;数字档案储存定期复制、备份制度;对存储数字档案的载体进行定期的维护和保养制度，信息数据定期核对和检查制度。安全保护方面，制定安全分级保护责任制度，加密制度，信息泄密追究制度等。

3、运用先进技术，实现数字档案有效管理。运用先进技术，实现有效管理，涉及到数字档案管理的各个环节。在档案形成制作中，要利用利用数字水印技术、扫描 PDF 文档或者多页图像技术，确保数字档案的真实性和完整性。在档案储存中，针对数字档案储存载体的期限短的（磁盘与磁带的使用时间为 10 年，光盘使用时间为 20～30 年）特点，利用复制、拷贝技术，对档案信息定期进行复制拷贝，磁储存与光储存不低于 4 年拷贝一次。另外要做好防光、防磁、防辐射工作，库内温度控制在 15～25℃，相对湿度控制在 45%～60%。在档案信息使用、交流传播过程中，要避免存储介质或者内网与外网的相互交叉混用，要规范传播途径，防止数据丢失，确保档案信息安全使用。在档案信息安全管理方面。要综合运用 密码技术、访问控制技术，设立防火墙和身份识别软件，保证网络资源不被非法使用和非法访问。运用安全漏洞检测技术与审计技术、病毒检测及清除技术，防止有病毒盗版光盘、文件对系统形成感染。确保档案信息和网络系统的安全。

4、提升档案管理队伍的综合素质。档案专业管理部门和企事业单位要采取外引内培的方式，改善档案管理队伍的文化技术结构，提升管理人员的综合素质，尽快适应数字档案管理的需要。档案管理人员要加强学习，增加紧迫感和责任感，主动参加学习培训，尽快提升自身素质，使自己成为既懂档案业务又通计算机的管理，掌握信息技术和网络操作技术的合格管理人才，为我国档案事业的发展做出贡献。

三、结束语

档案数字化是档案发展的趋势，数字档案管理是实现档案数字化的必要手段，随着信息网络技术的发展，档案数字化将逐步得到推广与发展，对我国的档案事业产生极大的促进和推动作用。

参考文献：

[1]赵黎.影响数字档案信息安全的因素与对策[J].决策与信息旬刊，2015 （11）：261.