应用大数据思维推动烟草质检企业采购需求标准化

2019-07-19蔡洁云薛海鸥李锦辉顾健龙李雪梅孟红明陈新瑞王惠平

云南化工 2019年4期

蔡洁云，薛海鸥，李锦辉，顾健龙，李鹏，马静，李雪梅，孟红明，陈新瑞，王惠平

（云南省烟草质量监督检测站，云南昆明 650104）

为规范采购行为，依据《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国政府采购法》《烟草企业采购管理规定》及相关法律、法规、规章，云南烟草质量监督检测站（以下简称质检站）针对自身实际情况，持续改进物资采购管理与监督，努力提高采购效率[1]。但是，由于采购资金小、项目多，种类繁杂且涉及多种危化品、易制毒试剂等特殊需求的实际问题，采购效率仍然不高。如何提高采购工作各环节的工作效率，是企业急需解决的问题。

通过积极学习借鉴行业内多家单位基于大数据的采购管理[2-11]模式，针对质检站的实际问题，首创了采购需求标准化的解决方案，有效提高了烟草质检企业采购各环节的工作效率。

1 采购工作中存在的问题

《中华人民共和国招标投标法》自2000 年1月1 日施行；2003 年1 月1 日《政府采购法》正式颁布实施，明确规定公开招标应作为政府采购的主要方式[12]。公开招标现已成为质检站采购的主要方式，但在整个采购管理过程中，因业务需求特殊性，存在采购资金小、需求项目多，种类繁杂且涉及多种危化品、易制毒试剂等实际问题，导致采购需求统计耗时长、采购流程长、各环节工作效率低的现象。

1.1 采购需求项目多而杂

收集分析质检站2016-2018 年低值易耗品采购需求发现（图1），低值易耗品采购具有两个显著特点：①采购项目数较多；②采购总金额不大。

深层次分析发现两个主要原因：①同一类物品，各使用部门所需的型号、规格有所不同；②同一物品，不同部门填报的采购需求表中所采用的物品名称有时不同，即“同物异名”，导致采购需求项目多而复杂。

1.2 采购需求不明确

各科室提交的采购需求清单，存在以下常见问题：①对物品的描述不明确，造成统计汇总、内部审核耗时长；②对物品的描述不明确，如未标明危化品、易制毒试剂等需要特殊资质的供货商投标，延长了招标环节的耗时，甚至导致流标而重复招标过程；③对物品的描述不明确，如标准品无CAS 号、仪器配件无具体型号等，易发生供应商所购物品不符合要求，重复采购、换货过程导致供货环节耗时长；④物品描述不明确，导致验货过程耗时长。

1.3 无专职采购人员

图1 按物品种类及具体规格归类的具有二级目录的标准化采购申请表实例

采购管理人员由其他岗位兼职，专业背景不足，对具体使用部门上报的特殊实验仪器设备、危化品、易制毒试剂等不熟悉，导致在采购目录汇总、审核过程中出现采购品“同名异物”、“异物同名”等现象，既影响采购效率，也导致采购物资不能全部满足需求。

2 对策

2.1 相同物品归类汇总

各需求部门提交的采购需求清单中，存在一些相同的物品，如Ailent 色谱瓶、蒸馏水、容量瓶等，进行归类整理。2018 年采购计划表中，该项优化使得总采购项数已比2017 年明显减少，即减少了后续多个环节的工作量。

2.2 采购申请表标准化

作为烟草质检企业，质检站每年都要购买数百种检测用低值易耗品，如试剂、标准品、色谱瓶等等。这些物品规格繁杂、且不通用，一直是招标采购的一个难点。针对这一难题，我们统计了近5 年全站各科室的采购情况，并在大数据视角下，在同种物品归类化的基础上，探索所有采购物资标准化的可能性。采用对比分析表，综合分析三种可选方案的优缺点，见表1。

2.3 推行采购小组管理制度标准化物资采购

为全面加强质检站物资采购管理与监督，进一步规范采购行为，建立了物资采购小组，负责对采购需求部门提交的需求申请进行分类汇总并初审。

表1 采购申请表标准化对比分析表

采购小组管理制度，明确了采购小组的工作职责、采购程序。采购小组由来自各物资需求部门人员组成，解决了质检站没有专职采购人员的问题，并为物资的准确采买提供了技术支持；同时，通过统一分配职责，明确分工，使采购资源最优化，为采购精益化管理提供保障机制，有效压缩各个环节的流转时间。对于不符合申报要求的及填报不完整不正确的采购计划，能够及时退回并将原因和改进方法告知采购人。

以易制毒试剂采购为例：各科室申报采购需求，并将“易制毒试剂”分类标记；采购小组进行汇总统计；招标过程中，投标单位必须具有《危险化学品经营许可证》及非药品类易制毒化学品经营备案证明。该优化流程实施后，避免了由于投标单位资质导致流标的现象，提高了投标成功率，最终提高了招标采购效率。