陈喜杰

摘 要：机关档案属于国家信息的一个重要构成部分，其对于政府机关制定发展决策具有非常重要的指导作用。现如今，信息技术的飞速发展使得机关档案的管理也发生了巨大的变化，只有不断提升档案管理的信息化水平，才能适应档案发展的要求，符合信息化发展的趋势，才能提高档案管理与服务质量。

关键词：信息化时代；机关档案管理；档案信息化

信息化时代的到来，为档案管理带来了巨大的挑战与机遇。作为机关单位而言，必须要认清信息时代机关档案管理面临的新情况，及时转变思路，提升档案管理信息化水平。

1 信息时代机关档案管理面临的新情况

1.1 档案管理理念面临的新情况

信息技术的发展让档案工作迎来了挑战，特别是对于广大档案管理工作人员来说，其必须转变以往对自身所从事的工作的认识，重塑自己的工作理念。所谓的档案管理理念，乃是指档案管理工作人员日常档案管理工作过程当中应当秉承的工作原则。为了迎接档案信息化管理时代的到来，档案管理工作人员必须突破传统的工作理念。

1.2 档案管理制度面临的新情况

从信息技术的应用给传统档案管理工作模式带来的冲击来看，主要表现为档案管理工作人员应当认识到实物档案资源同數字化档案资源的显著区别，以及由此所应当实施的管理方法。相对于实物档案，电子档案有着“流动性、易改性、易逝性”等特点。通过对档案资源的信息化处理，则意味着数字化档案的体量将大幅度增加，由此便对档案管理工作人员的档案管理工作流程提出了全新的标准和要求。

1.3 档案服务模式面临的新情况

从以往的档案资源服务内容来看，其表现出两个特质：其一为单向性，其二为被动性。前者乃是指在以往的档案资源服务过程当中，社会民众较少有机会接触和利用档案资源，档案资源乃是为上级机关或者是政府部门服务的。后者乃是指档案管理部门在提供档案资源的服务过程当中，仅仅是为使用者提供查询服务。在信息化时代的背景之下，社会民众对于档案资源的利用诉求大幅提升，因此，档案管理工作人员必须积极推进档案服务模式的创新，以便迎合社会公众的档案资源利用诉求。

2 信息时代强化机关档案管理信息化的策略

信息时代，强化机关档案管理信息化需要做到：强化数字化基础设施的建设、提高管理人员的信息化水平、建设智慧档案信息服务体系、学习先进的管理模式与方法。下面我们就这几点展开研究。

2.1 强化数字化基础设施的建设

从政府机关档案信息化建设工作来看，其并非是短时间便可以完成的任务，而是一项涉及诸多内容的系统性工程。基于确保政府机关档案管理部门真正能够走上信息化管理之路，政府机关必须为此创设相应的条件。在笔者看来，政府机关为了推进档案信息化，首先应当着手完善计算机网络设施，同时为档案管理部门添置工作所必须的办公软件和硬件。1）硬件设施主要包括磁盘、光盘、打印机、扫描仪、复印机、终端机以及服务器等硬件设备。在这里扫描仪和服务器则显得尤为重要。扫描仪的主要用途是有效实现纸质档案和照片档案的数字化，而服务器主要用于满足大量档案信息存储以及查阅的需要。2）软件系统主要包括档案管理应用平台、扫描软件以及操作系统等等。3）从网络系统来看，其应当包括数据交换网络和数据传输网络。不论哪一种网络，均应当具备稳定性与安全性，如此方才能够确保档案信息化工作顺畅进行。同时，当档案资源管理网络具备了足够的安全性之后，便能够有效地杜绝和避免黑客所发起的网络攻击以及木马的植入，这样就有效地避免了档案信息资源的泄露和损毁。按照笔者所掌握的情况，现阶段国内多数政府机关在推进档案信息化的过程之中，所安装的设施均存在这样或者是那样的问题，从而存在极大的不安全性。有鉴于此，政府机关为了让档案信息化工作得到有效推进，则必须给予相关的设施以足够的重视和投入。其实，强化数字化基础设施的建设，就像建筑中的地基，只有打好地基，才能建好万丈高楼。

2.2 提高管理人员的信息化水平

对于档案管理工作人员来说，应当具备足够的信息化知识和技能。然而从实际情况来看，相当一部分政府机关对于这一问题没有形成清醒的认识，由此使得机关档案管理工作人员无法适应档案信息化工作的实际需要，进而造成工作低效的现象发生。面对这样的状况，需要采取多种方式对员工进行培训，不断提高档案管理人员的计算机应用知识和专业技能，努力改善其岗位适应性。同时，政府机关档案管理部门应当组织档案管理工作人员进行信息化知识专项培训，让档案管理工作人员系统地掌握计算机操作知识、网络知识，如此将使其能够适应档案信息化工作的需要，从而提升工作效度。

2.3 建设智慧档案信息服务体系

在信息时代背景之下，各类信息的增长速度极其惊人。这样一来，也就意味着数字化档案的体量将变得极其庞大。现今，数字化档案资源均处于分散存储状态，即，由不同的政府机关和不同的职能部门分散保管。在这一背景下，极易造成对数字化档案资源利用的不便，同时对于档案资源的安全性来说也存在着一定的风险。有鉴于此，应当着手打造智慧档案信息服务体系。可以说，建设新型的智慧档案信息服务体系是一项可行的创新举措。智慧档案信息服务体系就是建设一套广泛覆盖、深度互联、协同共享的开放式智慧档案资源利用平台，并且可以借助云技术让数字化档案资源的处理变得更加高效、便捷。如此一来，也将极大地便利社会公众对于档案资源的使用。

2.4 学习先进的管理模式与方法

目前计算机网络技术日益成熟，给社会各方面都带来了创造的机遇，许多以往看似不切实际的想法得以成为现实，同样，机关事业单位引入现代化技术也是必然趋势。第一，政府机关档案管理部门应当在档案管理工作当中引入数字编码技术，这样一来，便能够在网络技术以及信息技术的辅助之下，使政府机关的档案管理工作效率得到显著提升，降低机关档案管理工作人员的工作负荷。第二，应当打造档案信息资源平台，以便能够通过该平台实现对档案资源的交互利用。第三，改变工作方法，增加对档案分析的投入精力，鼓励职工进行单独沟通，密切信息提供者和档案管理者之间的联系，使档案信息的传递和使用范围扩大，保证提供给单位各个部门机构的信息具有时效性。

3 结语

以上，本文从信息时代机关档案管理面临的新情况入手，对信息时代强化机关档案管理信息化的策略展开了研究。现如今，全球信息化时代已到来，各领域的工作都与信息化无法割断联系。作为机关单位的档案管理部门，也必须要提升自身的信息技术水平，改进工作理念与工作方法，抓住机遇，更好地迎接挑战，做好机关单位的档案管理工作，提高档案部门的工作价值。

参考文献

[1]冯华.新形势下机关档案管理工作存在的问题和建议[J].现代妇女（下旬），2013（10）：166-166.

[2]梁玉莲.信息化时代机关档案管理困境的突破与抉择[J].办公室业务，2012（5）：82-83.

[3]苏侠.对机关档案管理工作如何科学化发展的思考[J].办公室业务，2016（11）：130-130.

[4]张晓霞.浅议新时期机关档案管理存在的问题与改进措施[J].山东人大工作，2016（9）：48-48.

[5]党丽萍.新时期机关档案管理存在的问题与改进措施[J].办公室业务，2014（11）：86-87.