摘 要：学生档案管理是高职院校一项重要的基础性工作。学生档案是人事档案形成的原始材料，材料收集工作又是做好学生档案工作的基本前提。在当前从严治党的政治背景下，选拔人才的重要依据就是个人档案，由此可见做好学生档案材料收集工作意义深远。本文从学生档案材料的收集和日常管理两个方面进行了研究探讨，并就如何摆脱目前的困境提出了创新路径。

关键词：高职院校；学生档案；材料收集

随着社会各界对人事档案认识的提高，更多的人开始关注高职院校学生档案。学生档案是个人高等教育时期学习经历、学识才干以及综合素质能力的真实凭证，也是入职后职称晋升、岗位评聘的重要依据。时代在进步，学生档案管理也要与时俱进。新时代如何创新开展学生档案材料收集工作成为了各高职院校档案管理员亟待解决的问题。

1 档案材料的收集

2008年颁布实施的《高等学校档案管理办法》明确规定扩大归档范围。目前，各高职院校对学生档案入档材料的范围没有统一的标准，但也具备一些共同点。主要的入档材料有高中毕业生登记表、高考报名登记表、学籍卡、学生成绩单、毕业生登记表、毕业派遣证明、党团材料等。随着人才培养模式的转变，用人单位的侧重点由学历水平转移到了毕业生的综合素养，但现有的学生档案材料依然不够详实，缺乏个性化内容，无法全面客观地反映学生在校学习期间的全貌。在当前人才激烈竞争的大环境下，高职院校应该根据自身发展实际，结合用人单位需求 ，拓宽入档范围，丰富材料类别，使学生档案发挥出更大的社会价值。高职院校学生档案可增加的入档材料有：

1）学年鉴定表。学年鉴定表中学生需对一学年所学内容进行回顾和总结，班委和班主任对其要进行如实点评。学年鉴定表每学年填写一份，能较好地充实学生档案内容，客观地反映学生在校学习情况。学生毕业入职后，学年鉴定表也能作为一份辅助材料供用人单位详细了解所录员工。

2）学生诚信记录。诚信情况是衡量一个人思想品德的重要指标。高职院校可通过收集学生考试诚信记录、图书馆借还书诚信记录、助学贷款诚信记录等资料形成具有体系的学生诚信档案。

3）学生综合能力发展材料。高等学校教育的目的是培养德、智、体、美全面发展的综合性人才。为了让用人单位能够精准地挑选到上述复合型人才，高职院校要充分挖掘学生档案的社会价值。除了学业水平材料需要入档，能够全面反映学生综合能力水平的材料也要纳入学生档案范围，如能反应社会实践能力、科研能力、职业技能考试水平、大学生英语等级考试水平、大学生计算机能力测试水平以及奖惩情况的材料。

2 档案日常管理

2.1 新生入学建档阶段

新生报道入学后，辅导员就应当通知新生及时移交随身带来的高考材料，然后根据报道注册人数下发学籍卡或新生登记表。材料填写过程中，辅导员老师要认真细致地指导学生，如发现有涂改情况，应重新填写。材料上交后，学生档案管理员要对每一份材料进行细致地检查，准确归类并及时整理入库。学生档案管理员在给每一位在籍学生建立纸质档案的同时还应当积极建立电子档案，一方面能够为后续数据的查询提供便利，另一方面也可为档案信息化的建设铺好基石。

2.2 学习期间材料收集阶段

对于系部移交来的学年鉴定表、毕业生登记表、以及学籍管理部门移交的学籍异动表、转专业申请表、公民信息变更表、教务部门移交的成绩单、医务室移交的体检表、党团部门移交的党团材料、以及学生工作部门移交的诚信档案、奖惩记录等资料，学生档案管理员要认真做好材料的甄别以及归档工作，并及时更新电子档案库。档案材料的收集工作涉及到所有系部及部分职能部门，这就需要彼此通力合作，如遇到岗位异动则需妥善做好工作交接。系部辅导员或兼职档案管理员除了做好日常入档材料的收集、整理和移交之外，还要深入挖掘所辖班级的学生是否拥有其他应入档而没入档的材料，如教师资格认定申请表、职业技能证书复印件等。要做好以上所述工作，辅导员就必须在班级范围内积极宣传档案的重要性，让学生做到主动上交入档材料。这样既可充实学生档案材料，也避免了重要材料长期存在学生手中而导致遗失情况的出现。

2.3 毕业生档案转递阶段

档案的转递是学生档案管理的最后步骤，也是最重要的环节。档案转递前，档案管理员要仔细核对档案中材料是否齐全、每一项材料的分类是否准确无误。档案管理员在核对信息无误后贴好封条并盖章，然后根据毕业生就业派遣证开具的地址或单位交由邮局EMS或者机要局进行转递。转递成功后，档案管理员务必要将学生档案去向告知班主任，或者上传到学院官网，以便学生查询。毕业时没有确定用人单位的，学生档案可由毕业学校保管两年。在这两年期限内，学生确定工作单位或者档案托管单位的，可凭就业派遣证或人才市场调档函办理档案转递手续。超过两年保管期限后，学校档案管理员在告知毕业生的前提下，将档案转递至毕业生生源所在地教育部门。档案的转递由邮局或者机要局负责，学生档案管理员不得将档案交由学生本人或者其他个人。因退学、开除学籍或者其他原因没有正常毕业的，可在办理相关手续后自行带走或者转递。已封好的学生档案一旦离开，学生档案室不得再次接收。

3 创新学生档案材料收集工作的路径

3.1 提高对学生档案的基本认识

很多高职院校的学生对学生档案内容、重要意义不了解，毕业后立马奔赴新的工作岗位，对于档案的去向也漠不关心，只有当用人单位需要用到档案时才知道有学生档案这回事。还有的高职院校档案管理员岗位意识不强，把本职工作看成是简单的材料看管，对于材料的收集、归档及利用不去进行深入研究。这些问题的出现都反映了各层次人员对档案认识的肤浅。针对此问题，高校可充分利用新生入學教育、班主任培训、学院官网官微等机会向全院师生普及档案知识，营造良好的档案氛围。高校还可利用国际档案宣传日的机会举办档案专题讲座，广泛深入地开展档案宣传教育，树立主动归档意识，使档案意识深入人心。

3.2 建立健全学生档案管理制度

完善的制度建设是保障工作顺利开展的基本前提。为了确保工作有序进行，高职院校在遵守《普通高等学校档案管理办法》的前提下还应建立符合学院实际的学生档案收集归档制度。在实际工作中，各系部和相关职能部门要团结协作，明确各自的任务和分工，切实将制度落到实处。

3.3 充实学生档案管理队伍

高职院校学生档案具有人多量大的特点，而且档案材料的收集工作涉及多个部门。因此，要做好学生档案收集工作，光靠档案室管理员是远远不够的。高职院校可在系部以及相关职能部门设立兼职档案管理员岗位，选派责任心强、党性原则强的同志来协助学生档案专职管理员共同做好收集归档工作。学生档案管理是一项专业性较强的工作，要求档案管理员不光具有较强的业务水平，还需要具有档案学方面的专业知识。目前较多高职院校档案管理员并非科班出身，处于边做边学的状态。长此下去，日常工作中势必会出现各种漏洞和失误。因此，高校想要在学生档案管理方面做出成绩，就必须大力引进档案管理专业人才，因为他们的专业知识储备更丰富，档案责任意识和保密意识更强烈。如果在人才招聘方面有困难，高职院校可加大对现有档案管理员的业务能力培训力度，如参加档案系列专业技术人员培训、岗前培训、继续教育培训等，也可安排到档案工作做得好的优秀单位去学习交流工作经验，取长补短。

3.4 规范材料入档要求

学生毕业参加工作后，学生档案将会并入人事档案中，伴随个人一生。因此高职院校档案管理部门要从源头抓起，在材料形成阶段就要高度重视，仔细甄别材料是否合格、用章是否规范，对于不符合入档要求的材料一律打回重填。这样就避免了在毕业生参加工作若干年后进行人事档案审核时，发现学籍材料不合格而回毕业学校重新补填资料的情况。

3.5 加大对档案材料的利用

学生档案是大学生在校园里学习成长的缩影。目前，大多数高职院校的学生档案都静静地躺在档案柜里，被查阅和利用的几率很低。外界对学生档案管理也误认为是一种静态的保管工作。为适应社会的需求，高校应提高对学生档案的正确认识，在档案的功能方面加大研发力度，实现对档案社会价值的最大利用。

综上所述，高职院校学生档案管理工作责任大，任务重。要做好学生档案工作，需要档案管理员在实际工作中不断摸索、不断思考和研究。只有正确认识到学生档案管理现状和存在的问题，并提出切实可行的解决办法，高职院校学生档案管理工作才能有质的飞跃。

参考文献

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[2]宋文超.高校学生个人档案材料收集规范[J].办公室业务.2018（9）.

[3]黄英.高校学生档案管理研究[J].档案时空.2017（12）.

作者简介

李英（1986-），女，漢族，湖南岳阳人，湖南城建职业技术学院组织人事处，主要从事档案管理工作。