摘 要：随着科技的发展进步，人们越来越重视文书档案的管理工作，当今时代的文书档案管理工作有着很好的机遇，但也依旧存在很大的问题，加强管理文书档案的管理，提高文书档案管理人员的素质。本文通过进一步分析文书档案管理中存在的问题，找到应对措施，提高文书档案的管理水平。

关键词：文书档案；管理；存在问题；应对策略

文书档案是一个单位决策最根本的数据支撑，与单位的未来发展息息相关。随着信息化建设的不断发展，文书档案管理工作和信息技术相结合，无论是记录工作还是历史查询都更加便捷。文书档案的负责人，要有责任意识，认识到文书档案的重要性，对文书档案管理中出现的问题及时解决。

1 文书档案管理的重要性

当今社会文书档案管理工作对一个单位来说有很大的参考价值，也有着非常大的凭证意义。加强文书档案管理工作，不仅可以更加真实可靠，还有一定的法律效力，不过由于文书档案和其他文献也有所不同，相对来说比较客观。文书档案的记录方式主要有当事人的亲笔手稿、声音及视频文件，所以非常真实可靠。文书档案的记录，不仅反应了实践活动，也作为人们改造活动的依据。

文书档案管理已经经过多次探索有一套完整的管理体系，建立了专有的档案室，并且有专业的档案管理人员，文书档案管理工作对单位的未來发展有很大的影响。改善文书档案的管理问题，提高文书档案的管理工作量，全面迅速收集档案资料。文书档案显示着单位的未来发展，员工了解文书档案也意味着对未来发展了如指掌。

2 文书档案管理存在的问题

2.1 文书档案管理的人员不够

在大多数的工作单位中，没有档案管理专员，大多都是由文秘部负责，很容易出现文秘收发办公文件导致不能及时处理档案，而兼职人员不能及时辨别档案资料的真伪，就会使档案收集不够完整。如果档案管理人员素质过低，没有经验进行档案管理，就会使文书档案在收集时存在不足。

2.2 领导不够重视文书档案管理

在很多的工作单位中，领导没有重视，文书档案管理工作人员地位低，部分单位领导认为文书档案管理的工作非常简单，只是收集整理资料，有些文书档案工作需要长时间的投入，才会有所改变。还有就是在很多的工作单位对文书档案管理人员的工作要求就是做好保存工作。

2.3 档案工作和文书工作之间衔接存在问题

在工作中，由于档案工作和文书工作虽然都有自己的工作内容，但是两者还是存在联系，在工作时互相配合，形成一个更加科学的分体式管理体系，该体制拉近了档案工作和文书工作之间的距离。两者之间配合各有利弊，如果在工作时两者不够了解对方的工作就会导致文书工作和档案工作链接不上，就使文书档案管理出现问题。

2.4 文书档案工作使用率低

员工重视个人档案的管理，也是文书档案管理工作的一部分。文书档案作为经营管理的第一资料，通过分析财务档案，可以总结盈利的状况，避免经营出现风险。但是多数工作单位并不能很好的利用这个便利的条件，调取使用文书档案都是在政府检查时，或者是在办理离职时。多数单位里，员工对档案都不了解，文书档案的使用率也很低。

3 文书档案管理存在问题的解决措施

3.1 重视文书档案管理

提高工作单位文书档案工作人员地位和提高档案管理人员的素质。通过各种方式加强员工对档案工作的了解，领导要以身作则，加强对档案管理工作的了解，将档案管理工作规划到重点工作中。不断的组织档案管理人员学习新的知识，提升管理水平，为领导和员工提供更加便捷的服务。

3.2 衔接文书工作和档案工作

文件和档案互相存在，文件的质量和档案的质量有着很大的关系，两者互相影响，提高文书人员对档案的管理意识，实现文书档案一体化。两者完整的衔接首先要建立一个比较完整的信息档案管理系统，利用数字化技术整理档案，避免造成丢失损毁。如果电子档案和纸质档案两者不一致就要及时查找原因并进行更正。档案管理人员要及时整理电子档案，避免出现遗漏问题酿成大祸。其次就是文书和档案的衔接工作，需要对文书工作和档案管理工作有足够了解的人员从中进行协助，以此确保收集文书和保管档案合理配合。然后利用网络等手段提高管理效率，及时补充不足的信息。最后要多多开展文书档案的收集整理工作，确保文书档案管理与单位的正常工作有着紧密的联系，保证文书的真实准确性。

3.3 提高文书档案管理的硬件设施

重视文书档案管理的基础设施的建设工作，加大对人力、物力的投资，为文书档案管理人员建立合理的配套设施，使档案管理实现数字化、信息化。加大对档案管理人员的管理力度，提高管理人员的素质和管理水平。

3.4 宣传档案工作

单位使用文书档案的概率较低主要是因为领导和员工对档案管理工作没有足够的重视，解决这个问题最好的办法就是宣传文书档案管理工作，档案管理可以和文化相结合，组织宣传，提高领导对档案管理工作者的重视，提高单位所有工作人员对档案的认识，使单位的工作人员认识到档案的重要性，无论是普通职员还是单位领导都要对档案管理足够重视。

4 结论

综上所述，文书档案管理工作在一个单位里占有重要位置，当今时代的发展与变迁对文书档案的管理工作要求越来越高，不过还存在一些问题，只能转变单位管理人员的思想观念，提高文书档案管理人员的意识，完善管理制度，在一定程度上改善工作环境，以此来提高文书档案管理工作效率，为社会发展做出贡献，推动社会的进步。

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作者简介

李雪波，汉族，汉语言文学，研究方向：人事档案及文书档案的管理。