陈霞

摘 要：我国的档案管控事业在进入到全新的发展时期之后形成了很多新的进展，在新型档案管理工作模式中，档案安全问题与其他类型的管理风险问题被解决，为了更好地发展档案管理事业，管理者需要结合档案管理工作的不足之处，调整管理手段，并加大对特殊档案材料的处理工作，在形成保管档案程序时要注意解决档案保密问题。本文探讨档案保密管理工作的实际价值，并提供管理对策。 

关键词：保密问题;档案保管程序;重要意义;管理对策

信息化的档案管理模式帮助各个档案管理结构提升了档案管理的实际效率，档案管理者在处理各类繁杂的档案文件时也不会轻易出现差错。而开发化的档案保管程序在带来一些便捷之处的同时，也将一些新的风险因素融入到档案管控系统中，其中保密问题给保管档案的工作带去的影响最直接。落实保管档案的工作时，档案管理者必须清晰认知各种档案保密要求，本文结合保管程序建设需求，探讨解决档案保密问题的科学途径。

1 档案保密工作的重要意义

在保管程序中管理档案文件，可以使保管档案的工作变得更加合理化，数据化时代降临之后，档案材料也被以数据化的方式处理，管理者可通过运用电脑等信息化设备来直接查询与使用档案文件材料，甚至可以将一些档案信息上传到网络中，档案的应用价值被最大化地开发，用户了解档案信息的工作随之变得更加便捷化，但是如果档案管理机构的安全防护没有做好，档案信息有可能会产生被窃取的情况，档案安全会受到影响，用户的隐私安全也不能被保障。

消除档案保管环节中的保密问题之后，大量的档案材料可被更加安全地存储，用户可以对档案机构持有更高的满意度，保管过程中的问题也能够被直接消除掉，一些特殊文件的使用价值也不会受到影响。管理者通过各种保密措施保持档案材料的完整性时，不仅要做好信息安全保护工作，还要通过监督体系来保护档案材料，全面消除现有档案材料保管过程中的保密问题。

2 保密管理工作几点建议

2.1 强化库房管理工作

管理绝密类型的档案时，需要先将库房管理工作做好，通过优化档案管理库房来改进档案保密管理的工作条件，消除档案所处的环境的安全隐患。

档案具有现实价值，档案是一种记录，记载社会的发展过程，人们根据档案中记载的内容，归纳历史的发展规律，总结经验。档案是社会财富，是国家历史文化的积累，我们一定要正确保管好档案，保存档案的完整性，使档案发挥更大的价值，而最合适保管档案的场所就是档案库房，档案库房是根据档案的而建设起来的，具有保存价值，也是按照机关单位的档案管理实际要求而设立的，具有现实作用。

在保管档案的时候，首先，一定要清楚档案的内容、价值、和保存期限，我国现在存在的一些档案馆并不符合国家档案馆的标准，部分单位在保管档案的时候，随意的把档案库房设立在单位楼内，办公楼里的最底层就不应该设立档案馆，底层气候潮湿不利于保护档案;其次，还要注意档案库房合理规划，要与阅览室、办公室等非存放档案的地方分开，档案馆的建设要符合国家相关法律规定;然后，要设立防盗系统和报警机制，以防止档案被盗;最后要强调是，档案库房管理者制度要严格，各个岗位的管理人员要有一定的经验和相关知识。

2.2 做好保密期限设定工作

根据国家相关规定，档案保密和档案保管是两个不同的概念，在档案工作中，经常会遇到保管期限和保密期限相矛盾的情况，在两者相矛盾的情况下要明确区分档案保密期限和档案管理期限的原则，保密期限和保管期限的原则不同。保管期限的原则是区别档案内容的作用，档案内容是具有现实作用还是历史作用，档案是记载历史的发展进程，是国家的文化财富，具有历史作用，档案保存工作也是本单位的实际需要，具有现实意义。

档案保密原则是国家秘密的重点，国家秘密在确定的期限内，是受国家法律保护，是具有法律效力的，国家有关规定，档案馆要按照相關规定来制定，有相应的保护技术以及保密标准，但是，在我国，在当前环境下，我国现有的法律法规有时限，产生的法律效力也有限，因此，我国会遇到档案保密日期和档案馆建设不符合的情况， 所以，针对这种情况，同时具备档案文件保管与文件保密期的资质的相关单位，要对档案馆规划设计。

2.3 完成档案分类工作

面对内容繁杂、数量极多的档案材料时，管理者首先需要进行分类管理工作，对档案材料的重要程度加以区分，以档案材料的内容来划分档案的保密等级，针对绝密档案这种核心档案，考虑到其对于国家与人民的重要意义，需要极为慎重地管理这种档案，不可轻易开放档案信息，必须要同时增设访问权限的方法来保护绝密类型的档案。指派管理绝密类型的档案文件的工作人员需要保持较高的素质，绝密型档案的内容广泛，机密要求等级高，管理者不仅要具有基本的管理档案的能力，还必须有一定的责任心与职业道德素养。管理结构应当将普通档案与绝密档案分开，针对保密要求不同的档案材料，可使用具有针对性的管理方法，在档案室中使用防盗设备、保险锁以及保险柜等，给绝密型档案创造良好的管理条件。

对保密要求严格的绝密档案展开日常管理工作时，需要严格按照管理规范来销毁、移出以及查阅档案材料，查阅与使用档案时必须要经过审核环节，不可出现擅自查阅的情况，通过这种管理方式可以保障绝密档案的安全性。

档案在借阅利用中，管理人员要根据不同的利用对象的不同目的，善于推测其心理和思想动机，加强重点监护。对于某些为获取凭证而来馆查阅档案的利用者，要防止偷、撕或涂改档案;对一些平时养成看书划线、翻书沾口水、折叠书等不良习惯的利用者，要及时提醒，建立法制的档案管理的新秩序。

结束语

本文以保密问题为研究核心，探讨了保管档案的相关工作，档案管理者可以通过严谨的监督工作来消除管理环节中的风险问题，科学保管档案，根据档案文件的不同保管要求来选用合适的保管方法。利用信息网络完成管理档案的工作任务时，必须要将管理与监督档案两项工作结合展开，使档案保管程序能够保持合理化的运行状态，在后续的档案管理程序优化活动中，管理者还需结合其他的档案保管问题继续展开研究，确保档案管理合理合规。

参考文献：

[1]姜晓梅.保密问题在档案保管程序中的重要意义及对策[J].中国科 技投资，2017（3）.

[2]韦东义，崔洪智.档案管理过程中的主要问题及对策措施[J].人力 资源管理，2018（1）：210-211.

[3]孙英新.保密问题在档案保管程序中的重要意义及对策浅论[J].科学与财富，2017（20）.