孙嘉珮

摘 要：网络技术与信息技术的普及推动各行各业的发展，事业单位在档案管理中可以应用现代化技术提高管理效率。基于此，本文以事业单位档案管理作为研究对象，分析将现代化方式应用于档案管理的重要性，分别从档案检索与目录管理、库房管理、电子文档以及网络系统等方面阐述事业单位档案管理的现代化实践。

关键词：事业单位；档案管理；现代化方式

信息化社会背景下，事业单位档案管理工作需要紧跟时代的步伐，将网络技术与信息技术相结合，实现大数据的高效利用，解决过去事业单位档案管理中信息传递的滞后性问题。公共机构从事档案管理工作的人员需要科学应用信息技术和计算机系统，将现代化方式贯彻于档案管理中，从而提高档案管理的质量与工作效率。

1 事业单位档案管理中利用现代化方式的重要性

传统的事业单位档案管理人员数量多、工作强度大，工作效率低，不利于档案管理质量的提升。现代化事业单位档案管理方式下，无纸化技术应用于档案管理工作中，人们利用计算机可以进行档案管理，通过系统的检索在最短时间内查询档案资料，有效提升了档案管理工作的效率。目前仍然有事业单位使用传统的档案管理方式，随着网络技术与计算机技术的普及，档案管理形式变得多样化，人们开始使用现代化管理方式，使工作井井有条。通过现代化技术，可以对档案复制粘贴，将资料及时传递给各个部门，实现了高效的无纸化

办公[1]。

2 事业单位档案管理中现代化方式的利用途径

2.1 计算机实现档案检索与目录管理

档案管理工作中，目录管理尤为重要。随着计算机技术的使用，人们从最初的手写目录变成了微机打印目录，通过计算机办公软件，对事业单位的档案资料分类处理，经过汇总后完成资料的录入，统计后得到目录，方便接下来的资料提取。人们使用某个档案资料时，可以从目录中找到该内容，在计算机软件的协助下随时调用资料，将资料名称或关键字输入系统检索栏，对应的管理系统可以自动显示资料的所在位置，点击后可以观看资料。针对不同的专题，档案管理人员需要设置不同的目录，建议使用现代化档案管理方式，在检索的同时进行信息分类与保管工作，将两项工作同时进行，推动事业单位档案管理目标的实现[2]。

某事业单位应用的档案管理系统中，主要包含以下子系统：文件管理系统、档案管理系统、合同档案管理系统、项目档案管理系统、会计档案管理系统、人事档案系统、法务文书管理系统以及文档数字化管理等。在文件管理方面，系统可以按照企业特点自定义文档元数据，树状形目录结构，层级划分，自定义标签，属性分类，按企业所需，自行定义，支持文件档案一系列完整生命周期。系统支持OCR识别，JPG、TIF、PNG、PDF各种图片格式的扫描文檔上传后，后台自动进行OCR文字识别，能直接通过图片内文字进行检索，且支持高级检索功能。

2.2 计算机在库房管理中的使用

随着计算机技术的发展，档案管理人员应建立符合该事业单位的档案管理系统，在计算机技术的应用下随时监控系统运行情况。系统可以控制库房的空调设备，保证室内温度、湿度达到合理范围，实现对档案管理库的智能管理。不仅如此，可以应用现代化手段建立完善的监控系统，加强对事业单位档案管理的力度，提高资料的安全性，监督库房运行环境，系统可以及时报警，提示档案管理人员在第一时间做出反应措施。

2.3 计算机技术推动纸质文档的转变

档案管理工作展开时，人们利用计算机技术推动了电子文档的普及。无纸化办公背景下，人们可以将文档资料以电子的形式实时保存，电子档案被存储与档案管理系统中，需要查阅的时候可以从系统检索功能中随时调取。应用多媒体技术，将纸质文档变为电子文档，需要做出以下几项工作：1）建立与事业单位档案管理工作相协调的数据库，使数据库结构达到相关标准。2）应用多媒体技术，将图片、视频、文字以及声音等形式的资料集体管理，可以使用U盘或光盘，将有价值的文档转化为电子文档，存于硬盘中。现如今，人们也开始应用云盘进行文档的管理，只要联网，云盘中的内容可以随时查阅，为计算机档案管理系统识别工作带来便利。

2.4 档案管理的网络系统建立

互联网时代背景下，人们已经习惯在计算机网络平台中工作或学习，计算机技术在各个行业领域中将会推动传统技术的革新。档案管理可以与计算机网络平台相融合，档案管理工作需要突破传统的管理模式，应用现代化管理模式，建立局域网，让资源实现共享，人们可以使用软件完成档案管理工作。计算机技术为档案库与各部门搭建了信息沟通的桥梁，有利于实现档案管理的现代化。人们应用档案管理网络后，可以在计算机系统的协助下进行人工模拟工作，利用网络信息技术的优势，提高事业单位档案管理工作效率，使档案管理工作更具有说服力。

某事业单位建立档案管理网络平台后，系统支持全文检索，对文件档案只有模糊记忆便可从海量文件档案中获取所需文件档案，极大减少了因查找困难浪费的工作时间。同时，各种形式的文件数据都可以在线预览，权限内在线预览文件包括Excel、Word、PPT、CAD等，无需下载，无需打印，方便人们直接使用。

3 总结

总而言之，事业单位实际工作中，人们综合应用传统技术与现代化技术，对档案管理工作存在的问题及时分析、予以解决，有效提高了档案管理工作的效率。档案管理人员可以灵活应用网络技术与信息技术，优化管理策略，推动事业单位档案管理工作朝着现代化的方向发展。

参考文献

[1]吴淑娟.事业单位档案管理中现代化方式的利用探讨[J].办公室业务，2018（13）：86.

[2]庞洪波.分析事业单位档案管理中现代化方式的利用[J].办公室业务，2018（09）：78.