黄运美

(飞马智科信息技术股份有限公司 安徽马鞍山 243011)

1 实施背景

备品备件管理是企业生产经营管理中不可缺少的组成部分。目前长江钢铁的备品备件系统采用金蝶的仓库管理，功能简单，管理单一，不满足管理需求。

为了对备品备件的规范管理，满足生产需求及减少库存积压，公司管理层决定重新上线新的备品备件管理系统。新的系统要求能够完成从采购申请、采购审批、采购入库、生产领用的全过程管理。

1.1 系统目标

根据本次项目需求初步建立备品备件管理系统；

满足长江钢铁现有管理流程需求；

在实施周期内完成整个项目的实施。

1.2 系统实施的范围

本系统从接收各分厂采购计划申请开始，相关部门审核确认，采购部门制定采购合同，仓库办理备件入库，直至各部门领料出库为止。

本系统内容包括采购申请管理、采购计划管理、采购合同管理、仓库管理、决策分析管理、设备管理。

2 总体设计

2.1 设计概述

2.1.1 设计原则

本设计以国家标准作为设计依据，结合甲方的具体情况，用最佳设计方案体现最高的性能价格比，是本方案设计的指导思想，也是本方案设计的基本出发点和追求的目标。

本设计主要贯彻“高质量”及“低成本”两条主线来进行设计的，在建设中遵循以下原则：

安全性：对于网络系统，其本的安全性能不可忽视，系统设计时，必须采取多种手段防止本系统各种形式与途径的非法破坏。

可扩充性：系统设计时应充分考虑今后的发展需要，系统应具有预备容量的扩充与升级换代的可能。

规范性：由于本系统是一个严格的综合性系统，在系统的设计中参考各方面的标准与规范，严格遵从各项技术规定，做好系统的标准化设计与施工。

2.1.2 设计目标

根据本次项目需求初步建立备品备件管理系统；

满足长江钢铁现有管理流程需求；

在实施周期内完成整个项目的实施；

2.2 总体设计思路和处理流程

2.2.1 方案实施前提

项目范围内涉及的数据采集点网络必须连通；

系统涉及的管理流程需清晰；

长江钢铁成立专门的项目管理组织，负责与乙方共同确认系统需求，并配合乙方的系统实施。

2.2.2 系统技术构架

如图1所示

图1 系统技术构架

备品备件系统采用两层架构；

备件管理系统通过直接访问数据库的方式进行数据交换；

2.2.3 系统拓扑图

如图2所示

图2 系统拓扑图

2.2.4 系统流程图

如图3所示

图3 系统流程图

2.3 系统功能设计方案

根据长江钢铁备品备件管理流程和现有管理需求，本方案提出备品备件管理系统主要包括系统及基础数据管理、备件需求申请、采购计划、采购合同、库存管理、报表管理等模块。

2.3.1 系统及基础数据管理

主要实现系统维护、用户管理和权限管理等功能。

2.3.2 备件需求申请

主要包括分厂备品备件需求计划申请、分厂备品备件需求计划审核。如图4所示：

图4 备件需求申请流程图

分厂备品备件需求计划申请：分厂填写备品备件需求计划申请单，填写需要的备品备件名称、申请数量等。

备件需求申请保存时，每一个需求申请会产生一个需求申请号，即计划申请号；

申请备件的价格以最近采购价为准，如果近期没有采购，采购价以备件库库存价为准，没有库存价以暂估价为准；

计划上报领导，申请计划进入审批流程后则计划申请人不能修改。

分厂备品备件需求计划审核：备件需求审批按照业务流程设定多级审批。符合审批条件的领导在登陆审核界面时，可以看到报批给自己的备件需求申请，并对需求申请进行审批。审批完成后，备件需求申请进入下一个流程。领导在审批的过程中，可以对原需求申请数量进行修订。

审批流程：各厂机动科申请，提交厂部审核，机动部和分管领导审批。

审批的级别和审批的额度可以设定；

审批人员可以查看、修改申请需求的备件数量及当前库存量；

审批过程系统自动记录；

2.3.3 采购计划管理

根据审批通过后的备件需求申请，创建采购计划，产生采购计划号。

采购计划管理：采购部门根据采购需要，把各分厂提交的备件需求计划拆分或合并，形成采购计划。

采购计划来源于备件需求计划，采购数量不能大于备件需求申请审批后的数量；

采购计划的采购明细可来源于一个备件需求申请，也可以来源于多个备件需求申请；

2.3.4 采购合同管理

根据审批通过后的采购计划，完成采购合同的制定和打印。

采购合同：采购人员根据采购计划完成采购合同的制定和备品备件的采购。

合同审批: 审批生成的合同，在系统外对打印的纸质合同审批，将审批通过的纸质合同，直接在系统编写合同号时，系统同时将合同设置为审批通过且审批结束的合同。

2.3.5 库存管理

主要包括采购入库、自制品入库、领料申请单、备件出库、采购退货、库存结转。如图5所示：

图5 备件入库、领用出库流程图

采购入库：供应商到货后，业务人员根据采购合同办理入库手续。备件入库时产生的入库单需要有合同编号、采购计划号，计划申请号、到货数量、金额等内容。

自制品入库：自制产品，业务员根据自制品信息办理入库手续。自制品入库时产生的自制品入库单无合同编号、采购申请号，计划申请号，有入库数量和单价，物料编码信息。

领料申请单：生产领料单位填写领料申请单并经本分厂(部)级审批。

备件出库：由备件总库通过审批完成的领料申请单出库到相应的机旁备件库。

库存结转：系统支持库存结转工作，结转后的库存不允许出入库操作，库存备件单价采用移动平均价的方式记账。

3 结束语

备品备件系统的正常运行依赖于各部门的及时操作，以及系统本身的稳定性，才得以实现备件采购的进、销、存一条龙的信息化管理系统。当然，备品备件系统的实施会是一个不断完善提高的过程。也为同类型的仓库备件提供了一个规范化流程管理的范例。