李玫

摘 要：本文主要针对在档案信息化管理模式下，档案收集工作中存在的难点问题以及需要把握的重点问题进行了简要的探究。在信息化不断发展的今天，档案管理工作也开始将信息化技术应用到管理工作中，但是这也使得档案收集工作面临着一定的挑战，要想使得档案收集工作可以顺利的开展，就需要把握好相关的重点问题，从而进一步的推动档案事业的发展。

关键词：信息化档案管理；收集工作；问题与策略

引言 档案管理信息化是档案管理工作的未来发展趋势。在档案管理工作中，运用信息化管理模式，实现档案管理的信息化，能够有效地推动档案管理事业的发展。而在档案信息化管理模式下，档案的收集工作还存在一些难点问题，要解决这些难点问题，就需要合理的掌控相关收集工作中的重点内容，合理的安排档案收集工作，从而实现档案收集工作的大发展。 档案管理工作比较容易受到外部环境的影响，在当前的信息化时代之中，档案管理工作也会随之出现改变，最为明显的变动原有的纸质档案逐渐转变为电子档案，除了档案信息载体的变化之外，档案管理方法的变动也比较大，无论是保存档案的方法还是获取档案的发生了诸多变动，管理人员也必须要对现如今的信息化档案管理方法有明晰的了解，才能更好地将其有效运用，档案收集工作是档案管理活动的首要环节，一旦收集环节存在问题，后续的档案运用工作的都难以实现，本文对在这一时期中，优化收集档案工作的方法进行阐述。

一.档案信息化管理模式下收集工作面临的几个问题

1. 声像档案收集难

所谓的声像档案就是指照片、音频以及视频档案等。其中照片档案是在没有音频技术以及视频技术的情况下，最为普及的一种档案形式。在照片档案的时期，并没有电子的档案的存在，针对一些常见性的照片档案进行收集的时候，较为方便，但是针对一些特殊的照片档案进行收集时，则较为困难，而且还很容易遗忘一些照片档案，在照片档案中，也会出现时间、地点以及人物标注不明确，或者是人物、时间以及地点模糊的情况出现，面对这种问题，就需要档案人员能够细心的对待档案收集工作，对照片档案中的各种信息利用文字进行细致的说明，从而使得照片档案保持完整。

而在数码相机出现和广泛的得到应用后，数码照片相较于原有的照片来说，其照出的图像更加的清晰，原有的照片档案形式逐渐的落伍。数码照片的数量有很多，不是每一张都要求进行存档，可以在选取其中有价值的照片进行清洗之后，再进行存档，这样不仅可以方便摄影者，也可以方便档案管理人员。原有的纸质照片档案，很多都出现了信息残缺不全的情况，一部分照片档案并没有配备详细的文字说明。造成这一状况出现的主要原因就在于，在对这些照片档案进行归档的时候，由于照片档案众多，而管理人员无法全面的了解每张照片的背景以及内容，所以无法进行文字说明，这样就使得照片档案出现信息不全的状况。另外，很多的照片并没有及时的保存为档案，而时间一长，很多的摄影人员也无法回忆起摄影当时的情景，这样就使得即使再珍贵的照片，都失去了其原本的价值。

2. 有价值、利用率高的档案收集难

一些关于科研的档案文件，例如像机械设计图纸等相关的文件，有关的人员将这些文件视为机密文件，无法及时的进行移交，档案管理人员及时不断的进行沟通，也无法保障所上交的档案的真实性和可靠性，这是因为一些科研人员会为了保障设计机密不被泄露或者是被盗取，就会在设计文件中加入一些不真实的数据，或者是将其中的重要数据消除或者是更改，这样就使得档案的真实性受到影响。一些设备的说明书会设置为很多页，在复印的时候，既麻烦又繁琐，另外很多的人员并不想将这些说明书转交给他人使用，但是一些新手人员必须要借助说明书才能够进行学习，这样就使得有价值、利用率较高的档案在收集上会出现很大的难度，从而也会影响到档案的传播和共享。

3. 未形成归档体系，由个人保管的档案收集难

从多年的档案工作实践经验看到，院党委文件、党政办文件及各类会议纪要等机关文件作为管理档案的重点，由于实行集中统一管理，专门机构、专人负责，此类收集从来都不是问题。而相对来说。档案存放分散、部门多、人员多，就容易造成相互推诿，延误档案的收集。

4. 除了档案资源类型上的多样化，电子档案信息资源的海量也已经成为当下电子档案的一大特点，这就给电子档案的收集与整理加大了难度。其次就是电子档案收集与整理工作的方式变得更加迅捷。迅捷的收集与整理方式得益于档案管理技术不断融合信息技术进行自我创新，尤其是当下互联网技术的普及使得网民数量剧增，加快了网络档案资源的获取速度，让档案的收集与整理变得更加迅捷。

二.加强档案收集工作的具体措施

1. 注重教育、加强培训

档案收集难存在单位领导对档案的认识和档案人员素质的问题。我们不能笼统地说有些单位的领导不重视档案，而是没有站在档案为集体服务的角度去认识档案。很多档案，都是因为领导太重视档案的作用了，为了自己用着方便，或者怕交给档案人员保存不放心而自己收藏。當然，也有的单位领导的确不重视，使档案难以收集。在思想认识上，必须努力克服档案收集难的畏难思想，要积极的应对档案收集工作中出现的各种难题，采取有效的措施对这些难题进行合理的解决，出于对档案事业的责任和使命，树立主动服务意识。

2. 树立正确的思想观念

将资源建设作为档案工作开展的主要任务，牢固树立资源建设为第一要务的思想，相关的档案管理部门要对各种有价值的史实资料进行全面的保存。库藏要全面涉及企业工作的各个方面，无论是管理、生产。还是科研工作。对于档案室来说，就是要把收集的重点和立足点放在本单位形成的档案上，放在能真实记录和反映其职能活动的档案材料上，其意义在于要留住各力，面的信息，真实地再现历史，突出自我

3. 优化档案收集机制

严格规范的电子档案管理机制是电子档案收集与整理进行的依据和基础，因此要不断完善电子档案的管理机制。信息技术的发达使得档案管理的环境变得复杂化，而且还处于一个不断变化中，所以要不断地根据时代发展现实，对电子档案管理的机制进行完善，保证档案管理的信息化顺利现实。

制定严格档案管理机制，其中的关键就是对档案的收集和整理标准进行规范化处理。从电子档案的鉴别与筛选，再到电子档案的整理与分析，都需要有信息安全保密制度、存档制度等，这些都需要进行严格的规定，尤其是在机密信息的收集与整理过程中，这些制度的完善意义重大。

结束语：综上所述，档案管理工作的系统建设工作的难度比较高，主要是其涉及到的事务较为繁杂，在管理的初期阶段需要开展收集工作，如果档案收集工作存在偏差，会难以满足档案管理与利用的需要， 在信息化不断发展的今天，档案管理逐渐实现了信息化，在档案信息化管理模式下，档案收集工作所面临的问题也逐渐的增多，其中的难点问题也亟待解决，而要想使得档案收集工作可以在档案信息化管理模式下得到有效的开展，就需要树立正确的思想观念，制定健全的审查和奖励制度，加强教育培训，从而使得档案收集工作能够顺利的进行，从而推动档案管理事业的长远发展。

参考文献 ：

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