吴彧

摘要：随着时代的发展，经济、技术等各种竞争关系开始出现，但是最根本的还是人才的竞争。而关于人才的最重要信息都会体现在人事档案上，人事档案管理是企业进行人力资源管理的重要依据，企业发现人才的重要渠道就是可以科学合理的进行人事档案管理[1]。因此，要重视人事档案管理在企业人力资源管理中的作用，从多个角度来挖掘企业人才。

关键词：人事档案管理;人力资源管理;作用

引言：

过去，在人力资源管理中发挥着重要作用的就是人事档案管理，但是由于人力资源管理的不断发展和进步，经过了多个阶段最终发展到现在的战略人力资源管理阶段，人们渐渐地忽略了人事档案管理的作用。随着经济的发展，人力资源信息在企业之间高速传播，人事档案管理又重新被人们重视，它的作用又一次地发挥出来。

一、人事档案管理与人力资源管理的概念及关系

（一）人事档案管理的含义

人事档案管理就是对人事档案进行整理、保管、统计和提供利用的活动。而人事档案是记录企业员工的个人以及工作情况的文字性材料，在这个材料中能够体现出企业员工的工作经历以及在职期间的工作表现，人事档案管理就是企业对员工可以直接进行人事档案的调用及管理[2]。

（二）人力资源管理的含义

人力资源管理是指基于企业的战略规划的前提下科学地对人力资源进行资源配置的一种管理，其目的是实现企业发展目标和员工价值的最终实现。

（三）人事档案管理与人力资源管理的关系

人事档案管理包含在人力资源管理之中，其作用在于促进人力资源管理活动，帮助企业初步了解和分析员工的一些具体情况，可以有效的选拔人才。而人力资源管理则为人事档案的内容提供了重要依据，二者相辅相成，互相作用。

二、企业人事档案管理的内容及特点

（一）企业人事档案管理的内容

企业人事档案管理主要包括了收集整理员工信息;登记、记录员工在公司期间的奖惩情况，丰富员工的相关工作信息;负责保管好员工的人事档案便于查阅员工的相关信息，同时必须要严格遵守公司的保密条例，保护好人事档案不被泄露[3]。

（二）企业人事档案管理的特点

第一，真实性。真实性就是指企业的人事档案中的关于员工的工作、家庭等各项相关信息均为真实有效的文字材料。人事档案管理工作最基本的特点就是真实，这一特点是人事档案在查阅利用过程中最重要的前提条件。只有人事档案真实有效才能确保实现人事档案的最大价值。第二，完整性。完整性是指企业的人事档案内容上面关于员工的工作经历和各个时间段的工作情况等相关信息完好无缺。第三，安全性。安全性是指人事档案文本本身以及档案材料内容通过人事档案管理确保其安全[4]。

三、人事档案管理在企业人力资源管理中的作用

（一）有利于帮助企业进行人力资源规划

人事档案涵盖了员工结构、水平、数量等几个方面的信息。通过对人事档案进行管理，可以对企业的员工进行有效合理地分类，帮助企业了解内部员工的情况，便于企业对员工的流动进行系统地分析，帮助企业进行人力资源的重新规划，对企业的未来发展有重要的作用。还可以帮助企业进行内部员工的整体规划，促进企业长远稳定的发展。

（二）有利于促进企业跨地域文化管理

在人力资源管理过程中由于企业内部的员工来自五湖四海，员工之间有着不同的文化背景，造成了每个员工都会给企业带来不同的地域文化，这就要求企业必须要了解员工的文化背景，从管理中渗透到工作中，避免出现因为员工的文化背景不同而造成的一些不必要的沖突。企业通过人事档案管理可以准确地分析出每个员工的文化背景，提前对这些文化背景可能会产生的冲突进行预判，提前制定好解决方案，一旦发生矛盾冲突，就能够迅速地解决问题。同时企业可以通过分析员工之间的不同的文化背景来考虑是否能够实现文化的融合，提高企业的凝聚力。

（三）有利于提高企业内部员工招聘的整体质量

企业人力资源招聘通常分为内部招聘和外部招聘两种情况。外部招聘是从社会中找出企业所需要的员工，这种方式虽能够选出合适的员工同时也比较繁琐;内部招聘是从企业内部选拔出优秀的员工，但是在企业内部招聘中可能存在一些问题：招聘员工的标准有可能不只是考虑员工的素质，还会受员工关系背景等因素影响，这严重地影响了企业整体员工的专业素质水平，不利于企业的内部管理。企业通过对人事档案进行管理，可以清晰准确的了解员工情况，在招聘时能够通过对人事档案进行分析筛查，从而避免因为裙带关系造成的招聘不当，便于企业在其公司内部找到更加适合的人才。

（四）有利于帮助企业更有针对性地实施培训

企业对于每一个员工都要有充分的了解，这样才能对员工进行有针对性的系统的培训，以便达到很好的预期效果。因此在企业里对员工的培训是一项非常艰巨的任务。通过对人事档案进行管理，企业能够了解员工的年龄、学历以及工作经验等情况，企业可以针对不同的员工情况进行有针对性的系统培训，帮助员工强化自身工作素养。

（五）有利于更好地对员工进行职业生涯规划

在企业员工的人事档案中能够反映出员工的工作调动情况、员工的年龄及学历情况、员工的工资薪酬情况以及员工的特长和工作表现情况。企业的人力资源部门通过对员工这些信息的掌握，能够帮助员工进行自我的职业生涯规划，这有利于让员工人尽其用，充分发挥出自己的价值。例如，一名做了三年市场销售的员工，在工作业绩上名列前茅，与同事关系相处融洽，就可以被企业列入销售部经理级别的员工职业生涯规划目标。

（六）有利于对员工采用有针对性的激励手段

在企业人事档案中能够充分体现出员工的一些工作上的诉求，每个员工因其成长背景以及家庭背景的原因对于工作上的诉求不尽相同，因此在进行人事档案管理时，企业可以根据档案内容进行有针对性的激励手段，充分调动每一个员工的工作热情，激发员工的工作积极性。

四、结语

总之，人事档案管理在企业人力资源管理当中起到越来越重要的作用，人事档案管理的相关人员可以通过对人事档案的分析和整理，为企业人力资源管理工作提供重要的管理依据。企业根据员工的人事档案进行合理的分工及人员调配，有利于企业的长远稳定的发展。

参考文献：

[1]李颖.人事档案管理在人力资源管理中的作用[J].商，2015 （45）.

[2]刘娟.人事档案管理在企业人力资源管理中的作用[J].科技与企业，2014 （14）.

[3]周静.人事档案管理在企业人力资源管理中的作用[J].企业改革与管理，2017 （15）.

[4]李文龙.人事档案管理在企业人力资源管理中的作用[J].价值工程，2013 （17）.