马南

摘要：事业单位为了适应现代化管理的发展要求需要采取措施来提高办公室文书档案管理的水平。本文阐述了当前在事业单位中办公室文书档案管理存在的问题，并分析了提升办公室文书档案管理水平的具体途径与方法。

关键词：办公室;文书档案管理;方法途径

前言：

办公室文书档案管理是事业单位管理中非常重要的环节，文书档案包含各类发文原件、会议记录以及财务、人事变动活动等资料信息，因此需要清晰认识到事业单位当前在文书档案管理中的问题并积极采取正确措施加以解决，以提高办公室文书档案管理水平，保障事业单位得以长久、稳定发展。

一、办公室文书档案管理中存在的问题

（一）文书档案管理制度有待完善

事业单位的文书档案管理工作大多由文员负责，但文员本身就有较为繁杂的工作，这导致档案管理工作易出现错误且效率低下。并且不规范的管理环境与流程导致文书档案经常与其他资料、材料等堆放在一起，使文书档案的安全性得不到保证。在文书档案中会有一些涉及事业单位机密的信息，而杂乱无章的管理易发生机密文件泄露或丢失的问题。

（二）文书档案信息化程度有待提高

随着科学技术的发展，信息技术已经应用于生活中的各个领域，因此办公室文书档案管理也应该逐渐朝着信息化的方向发展[1]。但是现阶段一些事业单位没有充分的利用信息技术来进行文书管理，导致文书档案管理效率较低，逐渐不能满足现代化档案管理的发展要求。

（三）对文书档案管理的重视程度需加强

当前，一些事业单位的领导对文书档案管理工作的重视程度不高，并且没有对文书档案管理的工作进行一个良好的规划和部署，由于文书档案管理的工作内容较多，如果没有对档案管理做出一个合理的规划，那么就会影响档案管理工作的顺利开展。

（四）文书档案管理人员的综合素质有待提高

文书档案管理人员的专业素质高低直接影响着事业单位档案管理的质量。在实际的工作中一些档案管理人员并没有熟练的掌握文书档案管理的相关知识与信息化办公软件的操作技术，导致文书档案管理工作的效率低下。此外一些事业单位没有意识到，想要从整体上提高文书档案管理团队的水平就要积极引进专业技术型人才，不能盲目招聘要重视人才建设问题。

二、提升办公室文书档案管理水平的具体措施

（一）完善文书档案管理制度

首先事业单位的领导要加强对文书档案管理工作的重视程度，结合单位自身的发展要求与实际情况完善文书档案管理的制度，并规范文书档案管理的工作流程，明确管理人员的工作责任。对文件档案的建立、更改、保管期限等相关工作都有制定标准化的操作流程，使管理人员在实际的档案管理中都有章可依。最大程度的保障档案信息数据的真实性、实效性与安全性。

（二）利用信息化技术创新文书档案管理方式

为了更好的实现加强和改进办公室文书档案管理的工作，需要在档案管理过程中应用先进的信息化管理软件[2]。传统的管理模式已经无法适应事业单位对文书档案管理的要求，因此要应用科学、合理的管理软件实现文书档案的信息化管理。有效的减少档案管理过程中出现遗漏等现象，使文书档案管理的工作效率得以大大提高。同时在选择信息化管理软件时事业单位要进行做好对比分析的工作，在选择信息化的管理软件时要结合单位自身的工作环境、工作方式、工作内容等，以确保后续管理工作得以良好的进行，以更好的发挥先进信息化管理软件的作用，保证事业单位文书档案管理的有效落实。

（三）强化档案文书收集工作

收集与归档是文书档案管理工作中最重要的两个环节，因此为了提高文书档案管理的水平必须规范档案收集与归档的工作。需要管理人员做好以下三项工作：一是对文书档案进行分类，将文书档案按照相应的类目，并统一格式妥善保管。二是规范行文流程，对文件选用、编号、附件等格式内容均进行统一的规定，并且管理人员要严格按照相关规定进行管理，方便日后对文书档案的查询与使用。三是对目录进行编号，利用计算机中的档案管理软件对文书档案建立数字化检索体系，促使实现办公室文书档案管理的信息化与自动化，并应用互联网技术实现档案的网上管理。

（四）加强文书档案信息安全的防范意识

对档案的安全管理也是事业单位文书档案管理工作中非常重要的内容，并且档案安全管理工作要严格依照国家的相关法律规定进行管理，在档案的收集、管理、检索、查阅等环节都要建立严密的档案安全管理制度，以更好的约束相关管理人员的行为，使文书档案的安全得到保障。同时要提高档案管理人员的责任意识与安全意识。例如事业单位要定期举办文书档案管理的相关讲座或培训，加强工作人员的专业素质水平，提高文书档案管理的安全意识，设置文书档案管理的监督职位，安排专门负责档案信息安全的人员，有效保障对文书档案的安全管理。此外要對重要的文书档案进行加密处理，在计算机中安装防火墙，实现内外网络的物理隔离，防止重要的档案信息被攻击和破坏，档案工作人员要熟练的掌握防攻击的网络安全技术，避免局部网络安全问题对全局网络安全造成严重的影响，以确保事业单位的信息安全。

（五）管理人员提高自身的综合素养

文书档案管理人员要建立网络化思维、应用好现代化技术来提高自身的档案管理水平，进而提供更加精准的档案服务，同时帮助管理人员树立责任意识。管理人员要从以前只会单纯的收集档案转向学会分析和挖掘档案信息价值的方向转变。传统的档案管理方法只是简单的复制和查阅，已经满足不了现代化发展的要求，因此档案管理部门要充分发挥信息技术的优势，进而对档案进行更加精准的管理，促进档案管理工作的高效运行。

总结：

综上所述，提高办公室文书档案的管理水平可以促进事业单位的高效运行。为了适应信息化时代的管理要求，需要事业单位完善文书档案管理的制度、积极利用信息化手段使文书档案管理工作朝着数字化的方向发展，同时注重提高管理人员的工作效率与综合素质，全方位的提升文书档案的管理水平。

参考文献：

[1]单军.浅谈如何提升企业办公室文书档案管理的效率[J].中外企业家，2017（28）：82+89.

[2]王慧.办公室文书档案收集与归档工作管理研究[J].办公室业务，2017（17）：97.