刘元娇

摘 要：合同档案资料是机关事业单位工作的历史记载，它记录着合同相对方在民事活动中所发生的实际情况；也是部门跟踪合同履行情况、发掘法律隐患、维护正当权益的重要参考资料。为了进一步规范机关事业单位合同签订程序，提高财政资金使用效益，从源头上防止和化解法律风险，我局对近年来合同档案进行梳理，结合工作实际，对合同签订工作基本情况进行综合分析，充分发挥合同档案在规范民事活动、服务法治建设、实现阳光行政等方面的重要作用。

关键词：新时代；法治建设；合同档案

1 合同档案基本情况

1）从档案数量上看，呈现逐年增长趋势。2014年，威海市人社局共建立合同档案15卷，2015年为35卷，2016年为47卷，2017年为59卷，2018年为97卷。近5年以来，合同档案数量呈现逐年增加态势，2015-2018年分别比2014年增长了133.3%、213.3%、293.3%和546.6%。详见图1：

档案数量持续稳步增长说明了系统内法治意识的不断提升。近年以来，我市相继出台了《市级机关事业单位签订合同管理办法》、《关于加强合同管理工作的通知》，在对合同立项、协商、拟稿、审查、报批等程序进行规范的基础上，首次将加强合同档案管理作为单独章节予以说明，明确了完善合同档案管理制度、档案材料使用和整理归档要求，切实将合同档案作为合同履行或法律维权的重要依据。2016年度，国家、省、市分别出台了推进法治政府建设的实施纲要，我局也制定出台了推进“法治人社”建设实施意见，在新的历史条件下，法治思维逐渐成为机关事业单位的惯性思维，以法治方式推动合同规范化意识不断增强。

2）从档案类型看，呈现多元化趋势。2014-2018年，威海市人社局合同档案类型主要有政策宣传类、委托类、租赁类、买卖类等4大类。近5年以来，合同檔案类型多元化，说明政府部门进一步转变思想理念，充分发挥市场机制作用，通过购买服务的方式进一步提高了公共服务水平和财政资金使用效率，满足了服务对象的多元化、个性化的需求。详见图2：

3）从档案跟踪情况看，合同备案率不断提升。为防止阴阳合同发生，预防法律风险，我局加强合同备案管理，对各科室、单位合法性审核并通过的合同，要求签订合同后5个工作日内，将正式文本向局有关科室及市法制办备案，并加强合同履行情况跟踪调度，每季度统计合同履行情况，准确掌握分析履行进度、义务履行、权利行使、争议苗头等相关内容。从近3年情况看，2016年签订的47个合同文本，及时备案率为80.9%；2017年签订的59个合同，及时备案率为84.4%，2018年签订97个，及时备案率为95以上%。详见图3。

2 合同档案存在的问题

从全省范围上看，我市较早在机关事业单位开展民事合同管理工作。我局各有关科室、单位对合同签订的流程意识越来越重视，对档案材料留存也比较到位，确保了财政资金使用效率，保障了法治工作的规范有序。近几年，我单位无一起因合同签订不当引起的民事纠纷案件，在合同档案检查工作中，我单位一直受到市政府法制办的好评。但就当前合同档案管理中发现，合同档案科学化、信息化建设还需进一步加强。

一是档案制度不完善。当前尚未制定我局档案管理具体制度规范，各类一般性业务档案材料特别是合同档案的归档、保管、借用等没有规范的操作流程，不利于档案集中统一管理。

二是档案管理人员匮乏。在就业、社保、人事等与“人”的权益息息相关的业务方面，我局都高度重视档案管理，配有专门的科室、人员，建设了规范化的档案室。但在综合性业务档案方面，未能配备专或兼职档案管理人员，业务档案材料管理力量薄弱，目前合同档案原始材料均由承办科室、单位各自保管，比较分散。在人员素质方面，由于兼职人员忙于日常业务工作，平时参加档案管理培训较少，档案知识积累不足，档案立卷、保管、借用等专业化水平有待于提高。

三是基础设施建设不符合要求。当前，局机关还没有设立专门的业务档案室，档案资料没有集中管理，容易导致档案不规范、档案材料丢失等现象，给合同管理工作的正常开展造成被动影响。同时，档案信息化、数字化建设相对滞后，软硬件设施配备不足，不符合档案管理工作的有关要求。

3 对策措施

一是从完善制度入手，为合同管理系统化提供制度保障。按照上级档案管理要求，研究制定我局综合性档案管理有关规定，坚持高标准、严要求，进一步建立健全组织领导，落实档案管理工作责任，明确业务档案室建设标准、操作流程、管理规范、查询使用和工作要求等方面的内容，确保合同档案在内的所有综合性业务档案材料集中统一管理。

二是从增强力量抓起，为合同管理科学化提供人员保障。首先，要配强配齐能够胜任档案管理工作的专、兼职档案管理人员，让专业人干专业事，提升档案管理标准化水平。其次，加强从业人员业务知识指导，通过邀请市档案局专家授课、观摩先进单位档案管理模式、参加档案专业继续教育培训等方式，进一步提升档案管理人员的专业化水平。再次，进一步梳理档案管理人员岗位职责，明确岗位风险，制定防范措施，增强合同档案管理的精细化水平。

三是从配强设施做起，为合同管理规范化提供基础保障。建设高标准综合业务档案室，配备防盗门（窗）、档案柜、温（湿）度计、除湿机、灭火器等设施设备，符合防火、防盗等要求。充分利用信息化水平，建立合同档案基本信息库，加强大数据分析与利用，推动纸质档案和电子档案相融合，为提升合同管理质效提供有力的基础数据支撑。