程靖

摘 要：高校档案数字化是高校档案事业发展的大趋势。基建档案是高校档案的重要组成，如何把基建档案数字化工作做好，让基建档案在利用过程中更好地发挥作用，是档案事业发展赋予档案从业人员的重要任务。

关键词：高校；基建档案；数字化；流程

随着高校的合并和扩招，高校档案在规模和馆藏方面都发生很大变化，加强高校档案规范管理，使高校档案资源更加准确、快捷地服务于社会，高校档案数字化成为高校档案发展的必然趋势。高校基建档案是高校发展过程中基础建设的真实记录，是高校档案的重要组成部分，也是高校档案数字化的重点。

1 高校基建档案数字化的迫切性

1.1 历史发展的必然。高校基建档案是高校档案的重要组成部分，档案信息化是档案事业的迫切需要，也是当今社会发展的趋势，也是高校档案事业发展的必经之路。

1.2 实体基建档案的保护。目前高校档案馆保存档案信息的形式多数是纸质、光盘、胶片、移动硬盘等载体，多数院校还是原始的管理方法，无法满足社会对档案工作的要求，尤其在档案利用方面弊病较多。常见基建档案的表现形式是：文书、图纸、声像等档案并存，尤其是图纸的大小规格不同，一般为AO～A5规格。图纸因长期借阅查询，容易破损，数字化对原始图纸起到很好的保护作用，档案利用是通过电脑系统查阅档案。

1.3 提高基建档案利用的效率。高校在发展，高校以前的建筑需要维修改造，所有这些都常常需要利用基建图纸资料，随着高校的不断扩大，基建档案库存量也不断地扩容，原始的档案查阅方法工作效率低下，急需一份图纸或文件，不能在很短时间内查找到。数字化后，在短时间内就能准确快速地满足需求，大大提高了工作效率。

2 基建档案的特点

高校的基建档案的特点为：专业性。高校基建档案有很强的专业技术性。成套性。基建工程是以一个独立的工程项目，从开始申报、筹建到此项目完工，所产生的所有资料，都归类为一个项目的基建档案，具有成套性特点。利用性。基建档案具有较强的现实利用价值，随着建筑的竣工，以后此建筑的维护与改造，都要凭借这些图纸。广泛性与复杂性。高校不断地发展，基建档案也随之增多，一个项目从筹备开始到竣工结束，会产生大量的图纸、资料，这些材料涉及政府部门审批、设计部门，论证、施工单位，建设、监理单位，消防质监部门质量评定、设备供货单位的合格证书、检验报告，等等。所有这些，都说明基建档案具有鲜明的庞大、广泛、复杂的多样性。高校基建档案的特点决定了做好基建档案的归档和数字化，是高校基建档案重要环节，是十分必要和迫切的。

3 高校基建档案数字化流程

高校基建档案数字化工作的流程如下：整理→移交→拆卷→修补→扫描→映像处理→数据核检→重新装订→归还→数据备份→数据挂接。

4 基建档案数字化支持平台

基建档案数字化工作的顺利完成离不开软件、硬件及网络平台的支持。

4.1 硬件平台：（1）工作室、库房；（2）电脑、照相机、打印机、刻录仪；（3）大型图纸专业扫描仪、平台扫描仪；（4）光盘、移动盘、服务器、终端机。

4.2 软件平台：（1）安全可靠的与硬件相匹配的计算机常用操作系统；（2）符合国家档案管理规范、功能齐全、安全可靠、扩展性好、后期升级维护有保障的档案系统，目前常用的是南大之星系统；（3）扫描系统；（4）图片处理系统，常用的如PHOTOSHOP等图片处理软件。

4.3 网络环境：网络系统要符合国家信息安全、高性能的要求，数据网络要相对独立，与外网实行物理隔离管理。档案收集和利用方面的数据交换，要分层授权，专人管理。

5 基建档案数字化流程常见问题与对策

目前，由于经费紧张，高校的硬件设备落后，高校档案数字化工作基本是由高校档案馆和专业的档案外包公司合作完成，基建档案也是如此。档案的保密性特点与数字化外包工作模式的结合，加深了档案数字化的难度与强度。通过本人的实际工作体验，对基建档案数字化过程中遇到的问题及解决方法作如下探讨。

5.1 基建档案移交前

5.1.1 纠错核对。档案馆把数字化的档案移交给外包公司前，档案馆工作人员应对所移交的所有档案全部进行移交前的核对工作。即核对所有基建档案案卷、卷内目录与卷内实体档案是否相符，若有错，以卷内文件（或图纸）为准进行修改，对漏编文件，及时做好插卷及电子版的录入。如：1992-JJ12-1到1992-JJ12-10已经归档，在核对时发现有遗漏文件，应根据遗漏文件内容，决定插卷的档号应接在案卷号10之后，还是在1到10序号中插卷。插卷时具体问题具体对待，要灵活运用。若图纸重复，不要轻易销毁，应对这份重复的图纸保存，但不编卷。核对无误后再将所有案卷、卷内目录录入计算机，建立机读目录库，并打印目录作为数字化的检索工具。按照《档案著录规则》（DA/T18）等要求，规范档案中目录内容，包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求，如有错误的案卷题名、文件名、责任者、起止页或页数，应及时修正。

5.1.2 移交手续的办理。档案盒若是纸质，可考虑用铅笔在脊背下角处小字注明每盒案卷数、文书与图纸档案的规格和总页数，再做移交登记表统计，最后办理移交。移交过程必须由档案馆工作人员和外包公司共同完成。将要扫描的档案从库房搬运到一个装有监控的加工现场，对档案逐一清点，确定无误，双方签字移交。办理移交时做好移交总盒数、总案卷统计、文书和图纸档案各规格纸张的总页数统计，方便外包公司归还档案时盘点。

5.2 基建档案移交后

5.2.1 拆卷、修补、整理、扫描及图像处理。办理完移交手续，档案馆把基建档案移交给档案外包公司，外包公司要对档案进行拆卷、修补、整理、扫描、图像处理、数据检查、重新装订等工作。拆卷：是对需要数字化的卷宗进行拆解，不拆卷无法扫描，拆卷后，遇到破损或纸张较薄不能扫描的资料要进行修补后扫描。扫描时，要根据基建档案幅面大小选择扫描仪器，大幅面的图纸可以选择大幅面数码平台扫描，或者用数码相机微缩拍摄转换后再扫描。或者采用分块扫描之后再拼接的方法。扫描后要对扫描数据进行检查，有遗漏或者扫描不清楚、质量不合格的文件或图纸必须重新掃描，保证扫描后的数据与实体资料一致。 扫描分辨率参数的选择，原则上以清楚、完整，不影响利用效果为准。采用黑白二值、灰度、彩色几种模式进行扫描时，其分辨率一般建议选择≥100dpi。特殊情况，如文字偏小、清晰度差的，可适当提高分辨率。需要进行OCR汉字识别的档案，分辨率建议选择≥200dpi。

5.2.2 图片处理。数字图像digital image表示实物图像的整数阵列。一个二维或更高维的采样并量化的函数，由相同维数的连续图像产生。在矩阵（或其他）网络上采样——连续函数，并在采样点上将值最小化后的阵列。扫描后的档案资料需要进行图片纠偏、去污、图像拼接、裁边处理等图像处理过程，以保证档案上传图片的美观。常用的是PHOTOSHOP软件。扫描后的数据，必须按年代顺序存放在一个独立的文件夹中。图像存储格式为：采用黑白二值模式扫描时，一般用TIFF格式存储。采用灰度模式和彩色模式扫描文件时，一般用JPEG格式存储。存储压缩率选择是保证图片清晰的情况下尽量减小存储量为准。扫描后档案数据库里每一份文件的档号，就是这份文件扫描后的图像的文件名。

5.2.3 重新装订。拆卷、扫描后的档案必须重新装订并归档。为了避免意外，最好由档案外包公司独立完成。重新装订时，应核对每盒每卷的年份、案卷号、页码顺序、内容和本卷案卷是否相同。文书档案同卷纸张大小不一的情况，图纸档案常常是A0～A5五种规格的图纸并存，这些在重新装订时应特别注意不能出错。重新装订的总盒数、总案卷数和移交清单必须一致。

5.3 挂接。档案的挂接是利用计算机技术把扫描、处理、核对无错的档案资料数据上传电脑，挂接在专业档案管理系统的一个环节，即档案系统里一个案卷的后连接就有一个对应的档案实体电子版。上挂过程中，尽量按时间顺序去做，每组上传文件必须编序号，预防因为网络速度上传后出现的文件前后顺序乱，使文件的连贯性造成混乱。基建档案有成套性特点，在批量上传时编码尤为重要。在完成档案数据挂接后，重新进入档案系统，检查挂接有没有疏漏，核对无误后，将实体档案重新按顺序整理装订后，按档案移交手续归还档案馆。

6 安全管理

6.1 目前档案数字化工作是由档案馆和专业档案外包公司合作完成的，所以，在档案数字化过程中，高校档案馆负责人必须按照国家档案局《国家数字化外包安全管理规范》严格执行。在档案数字化过程中，采用科学有效的管理措施，建立权责明确，覆盖档案数字化全过程的岗位责任制，对档案数字化全过程实行严格监督和管理，确保档案实体与信息安全。

6.2 做好外包公司的资格审查工作。档案数字化等于档案数据的再整理。网络时代，在数字化过程中，容易出现电脑病毒而导致数据丢失等情况，因此，一定要做好网络安全工作，在数字化工作场地应装有电子监控，使档案数字化工作在安全可靠的环境中进行。

参考文献：

[1]国家档案局《数字档案馆建设指南》.

[2]国家档案局《纸质档案数字化技术规范》（DA/T 31-2005）.

[3]档案数字化加工流程及规范.http：//wenku.baidu.com/view/8635a00d27284b73f2425088.html.

[4]胡金凤.高校基建档案信息化管理的探索[J].內蒙古工业大学学报，2014（2）.

（作者单位：广东技术师范学院档案馆 来稿日期：2018-12-22）