高寅城

摘 要： 本文首先系统地分析了基层事业单位现阶段档案管理工作的现实情况，总结分析了当前所面临的主要问题，针对存在的问题提出了解决办法和实现基层事业单位档案管理现代化的途径。目的是为了基层事业单位档案管理水平的进一步提高，促进单位长远发展。

关键词： 基层事业单位；档案管理现代化；实现路径

基层事业机构在中国社会发展体系中占有重要地位，是中国经济社会发展不可或缺的组成部分。基层事业单位直接服务于社会，其档案是直接记录和反映社会真实情况和发展水平的宝贵资源，机构档案能否发挥使用价值，直接关系到社会事业的健康有序发展。目前，中国正处于改革和转型的关键时期。因此，基层机构档案的现代化已成为基层档案管理的当务之急。城乡基层事业单位文件管理现代化，可以有效提高档案管理水平，提高基层档案的利用效率，发挥基层档案的使用价值。

档案管理工作是基层相关机构管理的一部分。档案管理一直被视为后勤工作的一部分，即使一些基层机构已将文件管理分配给其行政办公室。 但仍是将大量档案放置于库房，不能发挥出档案的实际利用价值。受传统落后观念的制约，很多基层机构没有关注到档案管理非常重要的作用，许多单位的档案管理仍采用落后的管理方式，工作效率不高，不利于基层机构顺利开展档案利用的相关工作。 降低了整个单位的服务质量。

一、基层事业单位现阶段在档案管理工作中存在的主要问题

1.对档案管理工作不重视

在这个阶段，有许多机构对档案文件管理工作没有清晰明确的理解，对档案管理工作的关注不够。首先，基层机构的一些领导同志不清楚文件管理的内容，因为他们不了解文件管理工作。对基层机构档案的重要性认识不足，想当然的认为文件管理只是一个简单的组织和信息保存。档案管理工作既不能为单位创造效益又不能对单位有其他影响，所以对档案管理工作重视不起来。其次，部分基层事业单位内部档案管理人员自身对档案管理工作认识不清，做档案工作并不是因为档案工作重要或者能发挥重大作用，而是其个人觉得档案管理工作是相对容易和工作量相对不大的，从而选择了档案管理工作，工作起来自认而然并不严肃和不负责任。

2.很多基层单位缺乏档案管理制度

目前，大多数基层机构都建立了档案管理制度。但是，系统的实施相对较低，造成许多问题。例如，文件格式不统一，序列号丢失，文件标题不完整，文件卷丢失。 因此，文件管理的实际作用很难反映出来。 另外，一些基层机构的档案管理系统不够有针对性，这与单位的实际情况大不相同，使档案管理人员难以按照系统进行日常工作。结果就会造成档案管理工作缺乏必要的规范性。

3.缺乏专业的管理人员

现在很多基础事业单位的档案管理员是半路出家，缺乏对专业的档案管理工作的了解，更有甚者在某些基础事业单位出现了一人身兼多职的现象。他们中的大多数没有接受过专业的文献文档管理培训，缺乏对档案管理工作的正确理解，对档案管理现代化的认识也很薄弱。这导致各种基层机构档案管理现代化的困难，降低了工作效率。

4.档案利用效率不高

基层事业单位档案能够反映社会发展的基本情况，其服务社会的应用价值非常高。综合运用基层事业单位档案进行数据分析，从大的方面上来说可以对社会发展中经验教训进行总结分析，进而更好的对社会发展的未来进行规划；从小的方面上来说，基层事业单位档案可以总结一个单位发展的得与失，可以记录个人的发展轨迹。所以说，从社会发展、经济发展、单位发展以及个人发展的多个角度，档案管理综合利用都能够发挥重要作用。然后，从调查上来看，我國大多数基层机构都不太关注档案的管理，更遑论档案的综合分析，提高综合利用效率了。

二、基层事业单位档案管理现代化实现路径

1.基层相关机构应重视档案管理

提高基层机构管理者对档案管理工作的关注度是加强基层机构档案管理工作的前提。因此，单位管理者有必要认识到档案管理工作的价值，要采用培训或者是观摩都手段使单位管理者能够深刻理解文件管理工作在机构发展中的积极作用；另外，还应让基层事业单位管理者认识到该机构的档案管理工作与未来单位的可持续发展密切相关。通过长时间的工作单位的档案管理在意识中逐渐被加强，建立和完善档案管理所需要的支持环境和软硬件条件，并为基层事业单位档案管理提供良好的氛围和支持环境。此外，相关事业单位的管理者还应加强单位档案管理人员的有效宣传，让单位的档案管理人员了解档案管理工作的真实价值，对档案管理的重要性从心里上认同，同时提高档案管理人员的积极性和主动性，促进单位当管理工作的有效和顺利开展。

2.完善内部档案管理制度

伴随着电子政务、无纸化办公的热潮，计算机计算、网络技术在基层事业单位档案管理工作中应用越来越大，对基层事业单位档案管理工作的影响越来越大。以往的档案管理，以纸质文件档案管理为主，档案管理的主要工作就是纸质档案的归档、保存和调阅，档案失窃、遗失、泄露的可能性比较小。而现在档案很多是电子档案，在文件传输及保存过程中，文件损坏、丢失、泄露的途径不断增加，事业单位档案管理人员应积极适应信息时代对档案管理工作的发展要求和现阶段档案管理工作的内容及条件变化，对内部文件管理系统做出完善的管理制度，尽最大可能的避免出现文件管理的漏洞。同时，还要加强档案管理人员的安全意识，对信息化时代下工作流程做进一步的梳理和规范，使其适应档案管理现代化的需求。另外各相关机构还要建立和完善监督和追责制度，全面落实档案管理责任落实到人，相关领导负有连带责任，从而从制度上保证制度的落实和实施。

3.提高档案管理人员的素质

档案现代化管理对管理人员的要求和综合素质越来越高。作为档案管理的直接操作者，档案管理人员的专业知识水平、操作技能等方面的要求必须合格。为了更好更快的实现方案管理现代化，基层事业单位的档案管理人员的培训必须要从基层抓起，基层事业单位尽量培养或选取档案管理方面优秀的档案复合型人才。 可以在单位内开展档案专业知识技能、综合素质教育等培训，在这种日复一日的培训学习中将档案管理人员培养成为优秀的、符合档案管理现代化需要的复合型人才。在录用新的档案管理人员时，应尽量优先起用计算机操作技术熟练和管理经验丰富的人员。

4.档案信息利用的服务渠道要拓宽

首先，档案管理部门要拓宽档案信息开发和利用服务的渠道，要服务于单位工作和人事管理工作，要为单位的职工管理工作做好信息支持。对于一些不涉密、很多部门都需要的常用档案信息，档案管理部门可将其上传至资源共享系统，便于有关部门和员工下载阅读。其次，要运用好档案管理系统中的电子检索功能，对于全单位的档案资料应采用统一的格式进行编写和存档，从而使得档案检索的便捷性得到提升，职工需要某项档案资料时，只需输入文档编号、文档名称或者作者等任意一个关键词进行搜索，就能检索到想要的档案资料。再次，现代社会网络非常发达，档案信息管理也要充分利用网络优势，建立手机客户端或者与其他单位合作建立信息交换共享平台，将信息档案的作用充分的发挥出来。

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