李想

摘 要：随着科学技术水平的不断提高，现代化手段逐渐应用到各个行业的工作中，在提高工作效率的情况下给人们带来了极大的便利。如何在我国事业单位的档案管理中发挥现代化技术的优势成为关键问题。本文主要对现代化方式在事业单位档案管理中应用的意义进行分析，同时研究目前事业单位档案管理中存在的问题，积极探讨档案管理中利用现代化方式的有效策略，致力于全面提升事业单位的档案管理效果，进而为事业单位的进一步发展提供有力支撑。

关键词：事业单位；档案管理；现代化方式

引言

在社会不断发展的情况下，传统的事业单位档案管理方式已经不能满足人们对现代化信息管理的要求，一些档案管理问题逐渐显现出来。如何提升事业单位档案管理效率成为管理人员所面对的重要问题。对此，事业单位需要积极的对传统的档案管理方法进行合理创新，将现代化方式应用到档案管理中，以便于提高档案分类整合的速度及准确性，在提升事业单位档案管理效率的情况下为事业单位开展工作提供便利，从而促进单位的持续稳定发展。

一、利用现代化方式进行事业单位档案管理的重要意义

事业单位的档案数量比较多，所包含内容的范围也相对复杂，给事业单位的档案管理工作带来了很大的挑战。而且随着时代的发展，事业单位的人员流动逐渐增大，导致档案管理工作内容也随之增多。对此，应用现代化方式进行档案管理呈现出优势[1]。通过现代化手段对档案信息进行处理，有助于提升档案查找的速度，同时能够有效的保证信息的保密性和真实性，能够在实现省时省力档案管理的情况下有效的减轻档案管理人员的工作负担，为事业单位档案管理工作的开展提供便利。

二、目前事业单位档案管理中存在的问题

（一）对于档案管理工作的重视程度不够

档案管理工作对比于事业单位的其他工作容易被人忽视，对于单位已做出的贡献也不明显，导致大部分事业单位的管理人员不重视档案管理工作，认为档案管理只是对员工以及单位信息进行事务性保管，对于事业单位的发展不具有明显的帮助作用。然而在实际的工作中，档案管理工作的合理开展有助于保护事业单位的相关信息，对于维护档案安全具有重要意义。与此同时，优质的档案管理能够为单位人才队伍建设提供帮助，能够促进事业单位的全面发展。

（二）部分流动人员的档案得不到及时处理

在社会体制不断改革的情况下，人们在寻找工作方面有了更多的选择。而且随着科学技术的不断提升，各种网络媒体应运而生。给人们寻找工作和更换工作带来了很大便利。同时也使事业单位人员流动性逐渐增大，给人事档案管理带来了挑战。导致事业单位的部分流动人员档案得不到及时处理，进而对再就业时的员工入职产生严重影响。流动人员档案处理的不及时造成了很多“单位员工”变成了“社会人”，同时也使“弃档”和“死档”的现象逐渐增多，不利于事业单位运营秩序的维护。

（三）档案管理的保密性较低

事业单位档案的保密性对于维护信息的安全具有重要意义，一旦档案信息遭到泄露，会使不法分子得到利用信息进行不法交易的机会，不利于维护社会安全，严重影响事业单位的正常运营。目前事业单位档案管理工作就存在保密性较低的情況，时常因为工作人员的疏漏造成文档的丢失。与此同时，在档案较多又缺乏科学管理手段的情况下，档案查找难度就会增大，不利于提升档案管理人员的办公效率，会在一定程度上造成人力资源的损失。

三、事业单位档案管理中现代化方式的高效利用策略

（一）强化现代化档案管理意识

为了在事业单位档案管理中实现对现代化方式的高效利用，事业单位管理人员首先应该强化现代化档案管理的意识，应该充分意识到现代化方式下的档案管理优势。进而改变传统的档案管理手段，用创新型的现代化方式进行档案管理，其实发挥现代化科学技术的作用，为事业单位的持续稳定发展提供有力的档案支撑[2]。在强化现代化档案管理意识过程中，企业管理人员可以对档案管理人员进行思想指导，对现代化档案管理的优势进行宣传，从而强化相关人员对现代化档案管理的认可。

（二）利用信息化技术进行档案资料的整合

传统的档案管理相对复杂、纸质的档案不容易保留，有可能造成人员档案的丢失或损坏。而且随着事业单位的发展，其档案管理工作逐渐呈现出多样化，在一定程度上增加了档案资料的收集整理工作。在现代化技术得到普及的情况下，事业单位的档案管理人员应该强化对信息化技术的应用，利用信息化手段对档案信息进行整合。进而实现对档案信息的准确录入和科学保管，为档案信息的查看以及修改提供便利。利用信息化技术进行档案管理有助于提升档案管理人员的工作效率，对于事业单位人力的节省具有重要意义，有利于促进事业单位的发展。

（三）应用计算机技术进行档案检索及目录管理

计算机的普及给人们的生活和工作带来了极大的便利，同时也能够在事业单位档案管理中发挥积极作用。对于事业单位的档案管理而言，档案的高速检索至关重要，直接影响着当管理人员的工作效率。对此，档案管理人员应该应用计算机技术进行档案检索，可以查找相关的计算机软件实现对档案信息的分类与整理，然后利用计算机软件生成的档案资料目录实现对档案内容的快速查找，切实实现资料的科学统计及档案的合理管理。

（四）制定现代化的档案管理流程

现代化档案管理流程的制定是推进现代化档案管理方式的重要策略，通过管理流程的确立，可以为档案管理工作提供标准，有助于推进档案管理工作的高效落实。在对现代化档案管理流程进行制定的过程中，事业单位的管理人员应该充分了解本单位档案管理的实际情况，进而在适应新时代发展的基础上对管理流程进行确立。与此同时，相关管理人员应该针对信息泄露问题研究相应举措，以便于在出现问题的情况下尽可能的减轻单位的损失。此外，管理人员应该制定奖惩机制，在提升员工积极性的基础上实现档案的优质管理。

（五）提升档案管理人员的综合素质

在利用现代化方式进行事业单位档案管理的过程中，提升档案管理人员的综合素质具有必要性。高素质的档案管理人员能够维护档案管理的安全，能够为事业单位的稳定发展创造条件。在提升档案管理人员的综合素质方面，事业单位的管理人员应该为档案管理工作者提供良好的锻炼机会，可以让档案管理人员到其他事业单位进行学习，接收其他单位优良的档案管理办法，提升自身的管理能力。还可以在单位内部安排档案管理培训，通过培训的方式提高工作人员的资料安全意识，切实推进档案的安全管理。

结论

总之，为了推动事业单位稳定发展，建立合理的现代化档案管理制度具有必要性。通过现代化方式进行事业单位的档案管理，有助于实现档案的科学管理，对于信息维护具有重要意义。在对现代化方式进行利用的过程中，相关管理人员应该强化现代化管理意识，积极应用信息化技术，切实做好档案的收集整合、信息的快速检索以及目录管理等工作。此外，事业单位应该注重强化档案管理人员的综合能力，并且制定现代化的档案管理流程实施档案管理。

参考文献

[1]汤翔宇.事业单位档案管理中现代化方式的利用研究[J].才智，2017（20）：272.

[2]任守海.事业单位档案管理中现代化方式的利用方法研究[J].人力资源管理，2017（04）：273-274.