徐诚时

摘 要：事业单位档案具体指的为各机关单位于各种事务活动中已经实施过办理操作的资料及文件等，事业单位档案归档文件整理主要指的为对一些已经实施过办理操作且具备较高考查价值的资料及文件实施整理的一种方式，保证其质量有助于确保事业单位各环节工作顺利的开展和实施。本文主要针对事业单位档案归档文件整理的注意事项及方法进行了较为详细的探讨和分析，希望可以为有关人员及部门提供一些参考和帮助。

关键词：事业单位档案；归档文件；整理方法

引言：档案工作面对的主体为档案，档案则是经由对工作过程中形成的文件及资料等加以收集的方式而产生的，其是确保档案管理工作正常开展和实施的物质基础。档案整理质量的高低，可对事业单位的发展起到直接影响，积极探寻以及应用多种有效手段，提升事业单位档案归档文件整理质量，有助于提升国家档案管理工作的整体水平。

一、注意事项

1、档案保存

无论是在本单位产生的，还是上级下发的存在指导性的资料、文件等，这些文件间均已经构成了来源方面的紧密关联，所以，仅有良好确保了文件来源方面的联系，才可以更完整、具体的将文件形成的活动面貌反映出来，进而更好的突显档案具有的历史记录特点。现下进行的各环节工作都是以前人的经验为基础的，事业单位档案产生的过程中也涉及了较多其他劳动，且可以将人们长期以来存储以及整理档案的情况及效果直观的体现出来[1]。

所以，在具体实施档案整理操作时，理应注重尽可能的保持在不拆卷的状态下整理档案。针对部门整理归档的档案而言，应尽量对应用原版案卷以及检索工具整理的成果加以分析，以确保整理操作实施完以后，不改变档案的状态。针对以前整理效果不佳但并未造成严重影响的，可经由业务指导的方式对其进行纠正和调整。

2、遵循文件形成规律

事业单位档案均是基于事业单位的各种学习活动中形成的，可将事业单位活动的历史面貌等良好、真实的反映出来，对其进行有效的整理，需要重视遵循文件资料的形成规律及特点。具体而言，首先，在对各种文件资料进行还在能力的过程中，应充分考量活动的整体性，例如基于个别活动产生的文件应具备较高的完整等；应注重确保文件自身具备较高的完整性，如文件的正文及附件等不应分离开来；在分类及排列文件时应尽可能的不改变文件资料原本的次序。

3、保管及利用

在对事业单位档案实施规范化管理操作时，需要注重提升档案利用的有效性及安全性。现如今，利用计算机检索档案的技术日益趋于成熟化，经由合理利用计算机的方式，对事业单位中的各类档案文件加以科学管理，可有效将各种分散的档案信息有效、快速的检索出来，促使归档文件于档案信息中的联系被良好的保护了起来，对提升档案成套利用质量具有积极意义。

二、事业单位档案归档文件整理方法分析

有效的整理操作，可促使事业单位档案文件不断趋于科学化及规范化发展。在对事业单位档案文件进行整理的过程中，具体应实施的操作包括：对全宗内档案的组卷、案卷装订等加以整理。

（一）文件资料整理

第一，应明确区分文件的保存价值，以对文件实施有效的分卷整理操作。据有关法律规定，保管期限不同的文件资料，应基于实际保管时间的长短来对其实施具体的价值区分操作。第二，对基于本单位产生的行政及党委文件材料等，应加以科学区分，并需要分别对其实施立卷存档操作。以某市的区人社局为例，该单位在接收到或者拟定有关的党委文件时，存在专门负责和处理相关各种业务的人员，可以大幅度降低文件混淆等问题发生的可能性[2]。

第三，多数事业单位中都具有机密档案，针对此类文件而言，工作人员理应注重将其和一般的档案文件分离开来，究其原因，秘密文件中的要求及规定等和其他档案存在一定的差异性，倘若不对其实施独立的立卷操作，将极易导致文件内容泄漏的问题产生，进而致使事业单位造成较大的损失。第四，应将存在特殊载体的文件和文字文件一同实施归档整理操作，有助于更好的保护特殊文件。

（二）档案归档

事业单位档案归档操作涉及到的流程及要求都较多，具体而言：首先，在具体对事业单位档案实施整理操作时，应确保各环节整理操作具备较高的有序性以及规范性，促使各类文件最终都可以以档案的形式存在，有助于提升后期查阅以及应用档案的效率及便捷性。例如，在对相应文件实施批复操作时，应注重确保拟稿、意见稿以及定稿的资料具备较高的完整性，如此一来，才可以确保下一环节的工作顺利的开展和进行。

其次，档案编目。此类工作的实施可促使档案的各种级别清晰、直观的展现出来。在实施完档案文件的整理操作以后，需要对档案的封面项目实施有效的标准操作。于编目工作实施过程中，需要对责任者姓名、日期、文号以及档号等加以合理编制，包括档案的保管期限以及类目名称等。最后，档案分类。就不同的事业单位而言，其档案分类标准也存在较大差异性。具体而言，各事业单位需要基于档案的来源、内容及监理时间等，对档案实施相应的分类及管理操作，以建立起完善的档案管理体系[3]。

简而言之，就是对已经实施完整理操作的文件实施存储以及分类管理等操作，以对档案进行合理的分层管理。上述提及的档案分层具体指的为对档案实施的实体分层操作，在档案分层操作实施的过程中，第一层通常主要指的国家档案的宏观分类，分类标准包括档案的级别属性及历史时期实行等，进行此类分层操作，可对各种材料属性不同的档案加以合理分类，有助于提升后期档案室档案存储的便捷性以及实效性。第二层具体指档案室的科学划分操作。第三层是对全宗内的档案实施的分类，分类标准包括文件资料的主体内容以及来源等，确保此项操作的質量，可对全宗内档案文件进行有效的系统化整理，促使档案卷可以更顺利的建立。

（三）信息化档案归档文件

基于各种类型计算机技术的不断涌现及发展，事业单位的档案管理工作也可开始不断趋于信息化发展，促使档案管理的效率及实效性大幅度提升。经由合理应用计算机的方式，事业单位可对各种有关的档案管理软件实施下载及应用操作，随后可对各种档案实施信息化的电子管理操作。通过计算机，工作人员可以基于不同部门及时间的信息对事业单位中的各种电子档案信息加以合理的分类及管理，并可以将其及时传输至相应的文件夹中进行档案的存储操作。如此一来，不仅可以使得档案管理的实效性大幅度提升，也可以节省大量的档案管理时间以及存储空间。

结束语：综上所述，就事业单位档案文件的整理而言，在实施相关各环节工作时，理应重视充分考量各种注意事项，同时，各事业单位中的档案管理人员也重视对档案文件的有效管理加以更为深入、有效的探索和研究，顺应时代发展潮流，建立起可良好满足时代发展需求的现代化档案管理体系，有助于推进事业单位的长远、稳定发展进程。

参考文献：

[1]林红.新旧《四川省企业、科技事业单位档案工作规范化管理标准》比较与分析[J].四川档案，2017（05）：19-20.

[2]袁蓉.行政事业单位档案管理问题与对策——以湖南省岳阳市为例[J].岳阳职业技术学院学报，2017，32（06）：106-108.

[3]苏颖超.2006年工资改革带来的人事档案管理问题与对策——以事业单位为例[J].办公室业务，2017（19）：136+138.