毛继学

摘 要：企业办公室是企业最重要的组成部分之一，是一个企业良好运行的有力保障。本文针对企业办公室的职能以及其特点，分析了能提高其工作效率的有效途径。

关键词：企业；办公室；效率；措施

一、企业办公室的职能

（一）是企业行政办公的处理部门

企业办公室主要围绕处理日常行政事务展开，把企业领导层的决策下发给企业的全体员工，还会把员工的基本信息与工作情况回馈给管理层，发挥出了承上启下的过渡性的作用，企业办公室在平时会处理大量的信息事务，基于使得信息处理高效和科学，可以把信息进行细化处理，其也为工作的核心内容。由于企业办公室是联系起上下级之间的桥梁，与基层员工接触较多，还应该对基层员工的工作现状展开管理，发现并处理员工所出现的一系列问题，从而促进企业事务得到有序稳定的开展。

（二）发挥出降低企业管理人员压力的作用

企业办公室在企业不同层级人员中发挥出来非常关键的信息交互性作用，日常的行政事务有着较大的工作量，工作种类也非常多，如果只是让企业领导层来促进对其的处理，那么势必会增大他们工作的压力。企业办公室在其中所发挥出的缓解作用，能够进一步降低企业领导层的工作负担，让基层和上级领导层间的信息得以有效的传递，企业内部信息在很大程度上是借助于企业办公室来实现共享的，收集员工意见与看法，对其整理并发送给企业领导层，以此来促进企业领导层给出行之有效的决策。

（三）是企业文化具体反映的核心部门

企业在制定企业文化体系的过程中，运用相关的行政手段才可以促进其有效的形成，而企业办公室为贯彻企业文化体系的主体，还是企业文化能否高效传达的管理者。企业文化是针对大众显示企业内涵的平台，能够让每个大众都可以了解到企业的发展状态、管理质量等，从而来促进企业社会效益的增加。企业办公室是为企业全体职员提供服务的机构，其工作形式较多样，工作内容可分为外部工作及内部工作，内部工作以服务全体职工为主，外部工作以接待来访为主，在此过程中，将采集的内外信息传递于企业管理层，为企业的发展提供有力的依据。

二、企业办公室的工作特点

企业办公室的工作有着自由性、多样性与服务性水平较高的特点。第一，企业办公室的职能造成其工作有着多样性的特点，不仅应该为领导建立企业发展目标带来良好的参考，还应对各个环节的工作有着合理科学的计划和分配；不仅应该建立企业管理体系，还要促进制度体系的有效贯彻，认真听取并采纳企业员工的看法和建议；不仅应该对外沟通，还应该对制度有着全面的贯彻和落实，并且还需要在内部部门间建立合理的联系，对企业各项工作进行有效的分工。此外，对于企业的核心部门办公室而言，应该对企业发展所处的状态有着全面的把握，由于其有着较高的突出性，因此要求办公室工作者有着良好的心理素质状态。办公室虽然不直接参与企业的生产经营活动，但办公室的工作是企业生产经营工作能够顺利进行的前提保障，为各个部门的工作提供服务和后勤保障。

三、提升企业办公室工作效率的措施

（一）改变工作意识，积极强化自身的服务观念

第一，需要采取教育与培训的方式，让办公室工作者全面的意识到自身从事工作所体现出的价值主要是经由服务反应而出的，以此来改变工作意识，积极担负起自身所应承担的工作责任，主动调查、采集、整理和研究对企业发展有着较大作用的信息，全身心的投入到为企业全体员工服务的过程之中。第二，还应该强化自身服务的水平。办公室工作涉及面广、工作量大，如何在繁杂的工作中做到有条不紊，让领导满意，让员工满意，就要求管理人员必须十分清楚所负责的业务，具备丰富的服务技能，改进服务流程，让服务工作满足系统化和综合化的要求。

（二）建立良好的约束体系

首先是改进日常工作体系，合理的划分责任。其中需要突出团队协作的精神，实现协调分工合理科学，员工间能够相互理解和相互扶持；其次是建立一体化的工作流程，按照相关要求来展开操作。对于较为复杂的事务，若缺乏科学有效的工作流程，那么非常易于造成工作效率水平低下的情况出现，因此企业需要对办公室的工作工程流程建立详细的标准和规范，对文件、档案与印章等管理都应该有着详细的操作说明；接着是员工应该强化自我约束和管理的意识。办公室既应该将企业文化贯彻到实处，还应该通过体系来约束员工的行为，其中还应该制定并将全监督约束体系，增进服务观念。最后是奖罚分明，激发员工工作的热情。管理人员要合理的使用奖惩制度，从而来调动员工工作的积极性。

（三）引导创新，探索新型的工作模式

创新为社会发展的不竭动力，还是强化工作水平和质量的核心手段。针对办公室工作，怎样满足精简化的要求，强化工作人员的工作水平是重中之重。在具体的实践操作中需要引导员工，激发其创新的积极性，只要可以進一步推动办公室的工作，就应该勇于探索，大胆去做。

（四）进一步提升管理者的综合水平

员工的素质水平影响着工作的水平和质量，目前，大多数办公室员工中专业出身的较少，部分办公室管理人员缺乏相应的技能，企业应通过培训，提神这部分员工的综合素质水平。使其有着如下几点素质能力：良好的交流和沟通技能；文件管理技能；可以灵活使用计算机；稳定的专业知识基础等。此外，企业还应该按照员工的具体工作水平与工作情况，科学的建立管理人员工资体系，完善激励体系，对各个职位的具体要求与内容要有着全面的评估和考核，完善管理，提高员工的综合素质水平。

四、结语

企业办公室是一个企业统筹规划的核心部门，因此其工作效率直接影响着企业的整体运行效率，管理者要通过多种渠道，利用高科技、信息化等手段不断完善管理制度，让其工作效率不断提高，为企业的发展保驾护航。

参考文献：

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