现阶段高校人事档案管理中存在的问题及对策研究

2018-12-08朱瑜

中国管理信息化 2018年10期

朱瑜

（河南艺术职业学院，郑州 450000）

0 引言

在国家政治经济体制改革不断进入深水区的大背景下，我国高等教育事业也面临进一步深化改革的巨大机遇和挑战。深化高等教育体制机制改革，人才是关键，如何更好地引进、培养、使用人才，是高校体制机制改革过程中需要首先思考的问题。高校人事档案是人才引进、培养和使用的重要考量依据，同时为教学、职称评定、竞聘和人才选拔提供了依据。正因为高校人事档案如此重要，高校人事档案管理工作的重要性也是不言而喻的。因此，加强高校人事档案管理工作，正确认识人事档案管理过程中存在的问题并尽快加以解决，有助于为高校发展提供更好的人才队伍保障。

1 加强高校人事档案管理工作的意义

1.1 促进“人尽其才”，激发教职工的工作积极性

人事档案资料作为高校教学科研管理的重要档案信息，加强对其管理的主要目的是为学校人才队伍建设与发展提供和保存历史信息。人事档案作为最重要的人才信息载体，记录着高校人才队伍建设过程中包括人才引进、培养、考核、使用的方方面面的具体信息，同时记录着教职工岗位、职称、工资、福利、科研项目完成情况、文章论文发表情况等各项变动情况。这些内容可以为专业技术人员的职称评定和竞聘晋升，以及管理人员的职务任命提供重要参考。个人各方面的信息通过人事档案资料得以保存，完备的人事信息对了解高校教职工的个人特长及成长路径从而为合理使用人才、合理安置岗位提供有益借鉴，从而能够更好地做到人尽其才，充分调动广大教职工的工作积极性使其在自己擅长的岗位上更好地发光发热，投身到高校的改革和发展建设浪潮中去，推动高等教育事业的不断发展。

1.2 记录和提供历史信息，形成教职工考评的基础性材料

高校人事档案资料所包含的内容涉及范围广、涵盖内容多，教职工的学籍信息以及参加工作之后的奖惩信息、工资、职称评聘、年度考核和岗位任免等信息都包含在内。系统记录了每位教职工的教学科研工作成果，同时可以说是每位教职工综合素质的最全面记录。而这些信息都是在时间的长河中一点一滴地积累和记录下来的，因此人事档案资料的收集和准确记录，为教职工基础性材料的生成提供了最基本的原始材料。高校现在考核选拔干部的考察方式越来越多样化，但是人事档案资料所反映出来的考核和奖惩信息仍然被视作最重要的考评依据。因此人事档案资料与个人利益密切相关，影响着教职工在高校发展的方方面面，形成了教职工评价和考核选拔的基础性资料。

1.3 在干部任免、职称评聘等工作中提供准确参考信息

近年来，在选拔任用干部、教职工职称评聘过程中，由于部分教职工对自己过往的信息记忆模糊，加之高校人事关系流动频繁、人事档案资料保密性较高、人事档案资料管理人员工作严肃性不足等原因，往往出现教职工填写的任免表个人信息与人事档案资料不一致的情况。近年来，随着国家政治经济体制改革的深入，干部提拔任用呈现出年轻化的趋势，因此个别待考察任用的干部违规操作，试图通过修改人事档案如年龄等资料达到被提拔任用的目的。但正如前文所述，人事档案资料较为详细地记录了高校教职工自入学以来到参加工作的方方面面的个人信息，所记录的信息时间跨度大、内容也很丰富，这就使个人信息被篡改的可能性降低，因此通过查阅人事档案资料，可以对个人信息进行比较、核准，从而为高校人事管理部门提供准确的参考信息。

2 现阶段高校人事档案管理工作中存在的问题

2.1 对高校人事档案管理工作重视程度不够

人事档案管理工作是一项复杂而系统的工程，涉及层面广、时间跨度大，包括档案转入、调出，档案查阅、借阅，材料收集、归档、甄别，档案材料的审查核对等多项内容。但是由于对人事档案管理工作重视程度不够，长期以来对档案资料的管理只停留在简单保管、不丢失、不泄密即可的这种错误的认识层面。这种根深蒂固的认识误区造成人事档案管理的人员、经费等问题得不到妥善解决。而广大学生、教职工本身也对个人档案重要性认识不足，在填写个人材料时往往马马虎虎、敷衍潦草，导致所收集的档案材料不规范、不准确。

2.2 高校人事档案管理制度有待进一步完善

高校人事档案管理组织制度根据我国人事档案分类方法目前分别遵循学生档案、干部档案、职工档案三种模式进行管理。中组部从1991年发布《干部档案整理工作细则》到2009年印发《干部人事档案材料收集归档规定》，国家层面制定的规章制度不断得到健全、完善。但是笔者在调研中发现很多高校并没有在档案管理方面引起足够的重视，忽略了档案管理制度建设。随着高等教育普及程度越来越高，高校学生、教职工人数不断增多，档案资料数量也不断增多，很多高校的档案管理制度却一成不变，存在不同程度的人事档案材料收集不规范、编制材料纸张规格不统一、档案查阅制度不健全等问题。人事档案管理制度不完善，这必然会造成人事档案资料的残缺。

2.3 高校人事档案管理人员队伍建设缺失

随着高校学生、教职工人数不断增多、流动性不断加大，人事档案资料数量也急剧增多，然而高校人事档案管理人员队伍建设跟不上，突出表现在以下两个方面。一是档案管理人员数量不足。很多高校没有配备专门的档案管理人员，或者档案管理人员梯队没有形成，就导致高校人事档案管理工作连续性差。二是档案管理人员工作能力不足，兼职或者临时委派的档案管理人员往往只是靠前辈的经验开展工作，导致档案管理人员的工作能力不足。

2.4 人事档案管理现代化建设有待加强

随着互联网的迅猛发展，很多高校已经开始使用电子档案进行人事管理，但是在人事档案信息化的过程中，仍然存在一些问题。首先，人事档案信息采集面临难题，电子信息库仍需依据现有的人事档案资料进行采集，但是多样化的实体材料统计起来极为烦琐复杂，如何保证信息完整准确面临巨大考验。其次，电子档案信息库建设没有统一的标准，各个高校按照自己的标准建设档案信息库，导致无法很好地与其他软件及平台兼容。再次，互联网大背景下，人事档案信息安全面临巨大挑战，搭建虚拟网络或者专网进行人事档案信息管理势在必行。

3 改进高校人事档案管理工作的对策

3.1 提高全员重视人事档案工作的意识

高校应加强人事档案管理工作宣讲培训，积极引导广大教职工认识人事档案的重要性，并介绍人事档案的内容、办理人事档案的正规程序等，通过课堂宣讲、专题讲座、宣传栏、校园网和新媒体等方式对档案工作进行大力宣传，促使全员了解档案是维护自身利益的重要凭证，是组织对个人素质进行考评的重要依据，从根本上扭转当前对档案重视程度不够的错误观念。从而促使广大学生、教职工能够认真主动地配合档案材料的采集工作，同时对档案管理人员加强教育，严肃其对待档案材料收集整理的工作态度，发现档案材料填写马虎或潦草的现象督促填写者积极整改。

3.2 建立健全高校人事档案管理工作制度

高校人事档案管理工作是一项系统性、制度性的工作，保密性高、系统性强、涉及面广的，因此必须要加快建立和健全高校人事档案管理工作制度。很多高校现在都有自己的管理工作方案和制度，但是多数不健全，笔者通过调研和思考，建议在档案管理方面，涉及单位应建立健全《高校人事档案查借阅制度》《高校人事档案材料收集整理鉴别制度》《高校人事档案材料转递制度》《高校人事档案材料保管保密制度》《高校人事档案转接查对制度》以及《高校人事档案保管员职责》等奖惩制度。同时，高校应加强制度落实的检查考核，督促人事档案管理工作涉及的个人、部门、单位严格执行落实人事档案管理工作制度，以制度的落实促进高校人事档案管理工作更加充实、完善。

3.3 加强高校人事档案管理工作人员队伍建设

随着高校学生、教职工人数不断增加，人事档案资料数量也急剧增多，人事档案资料转移、调动的频率大幅增大，人事档案管理人才缺失的弊端日益凸显。为了解决这一问题，必须加强高校人事档案管理工作人员队伍建设，一是抽调人马专职负责人事档案管理工作；二是加强人事档案管理人才的培养，在档案资料管理工作选人用人方面要注重人才队伍梯队建设，形成“少中青”人才梯队，通过传帮带使人事档案管理工作具有连续性和贯通性；三是加强档案管理人员的业务知识培训，通过举办讲座、培训班等形式的培训，不断提高档案管理人才的业务能力。

3.4 加强人事档案管理现代化建设

高校要加强人事档案管理工作的创新意识，在立卷整理上创新，在技术手段上改进。比如在档案组卷的装订工作中，要考虑怎样装订才能既不影响调档利用，又能尽快完成归档整理。同时，高校要推进“互联网+人事档案管理工作”建设，下力气组织人力物力将传统档案材料整理成数据材料，确保档案信息真实、完备。其次，高校主管部门要自上而下制定统一的人事档案资料信息库标准，确保各大高校人事档案信息平台兼容和无障碍调转。最后，高校要搭建虚拟网络或者专网进行人事档案信息管理，以确保人事档案信息在网络世界的安全调转。