张国凤

笔者在整理机关年度文书档案时，发现移交进库的文件在收集工作中存在一些问题，不符合文件归档要求，主要表现在：有的只存有拟稿而没有正式文件；有的只存有红头文件而缺、漏文中所指附件；有的只存有领导签批单位或者文件所附内容不完整等。

收集工作和提供利用是档案工作的两个重要环节，档案的收集工作是提供利用的基础，是做好提供利用工作的切实保证，而档案的提供利用工作直接反映收集工作的成果，所以，档案收集这项源头工作必须抓好抓实。笔者以上述问题为导向，以档案利用为落脚点，锁定文件拟制到文件暂时保管再到檔案整理三个环节，集文件拟制人员、文秘人员和档案员三股力量，齐力做好档案收集工作。

一、文件拟制人员要绷紧意识

随着办公自动化的普及，很多单位不再单设文印室，文件由拟稿者自行编制、打印，再按惯例存档。

通常情况下，拟稿者会主动把统一编了文号且加盖单位公章的文件及时存档。但对待一事一报的文件，有些拟稿者就会缺少档案意识，认为这是个短效工作文件，没什么用，不须存档。也常有人问笔者：这份文件，你要不要存档？本人认为，一份文件需不需要存档，不是档案人员说了算，主要还得由拟稿者立足本专业、从档案利用角度用长远的眼光来综合分析。

首先，各业务部门移交进库的文件是经过初步整理的。档案人员的首要职责是对这些文件再进行规范化、系统化归档，保证长期、随时可用。……