■张 红/上海交通大学医学院附属第九人民医院档案室

一、新形势下医院档案工作面临的主要问题

（一）对档案信息化认识不足，宣传不力，重视不够

以往医院档案工作受传统档案工作方式的影响,长期以来档案人员一般起到一个简单的收集、保管作用,并不十分注重于充分合理利用现有的资源为临床一线医务人员提供服务。大多数医务员工，甚至某些管理人员的档案意识相对淡薄,不重视档案管理，以致医院某些部门和人员连最基本的档案工作性能和职能都不甚了解，更谈不上了解档案信息化。因此档案信息化工作无法得到理解和支持,也导致了目前许多医院档案室整体工作不被承认，不受重视，无法形成自己的信息化特色资源。

（二）档案信息化管理手段还不完善

随着科技进步，计算机及网络技术虽然在医院管理中已慢慢得到了的应用。但是，很多医院在档案管理中还没有更深入运用信息技术，档案管理的信息化和数字化程度不高，主要还停留在手工收集、整理、检索的阶段，不利于档案广泛的利用和开发，大大降低有价值的档案信息的利用效率。

（三）档案信息化工作需的专业精神和专业素质有待提高

在档案信息化工作中,档案室工作人员，要具备基本的档案常识和较强的档案意识外,还要有一定的计算机操作技术，熟练运用word、extcl、powerpoint以及初级的图像甚至音频处理技术，当然还要具备相当外语水平以及相关网络应用的操作技能。只有具备更广泛的各种领域知识才能更好的捕捉、分析、筛选、传递及运用信息数据。另外,医院档案室不同于公共档案馆,作为医院档案室工作人员如果能懂得相关的医学知识那么对医疗、科研档案收集及利用工作会有更大的帮助。这样,就能迅速掌握和处理好医院的文件及相关信息, 准确快捷地为医务人员服务、为广大患者疾病得以尽快救治起到积极作用。

（四）加强档案信息化服务意识

从以往传统意识来讲，档案普遍被认知为保密的。因此，很多档案资料的“只保存不利用”被视为档案工作前辈们心照不宣的传统习惯。其实档案固然有其保密性，甚至有些内容确属密不能宣的内容，但科学的档案管理早已告诉我们，档案工作要适应社会发展，要使档案变为更珍贵而有用的工作，“利用档案”、“档案信息化”工作应运而生，并终将取代传统档案管理的认知。档案已被赋予新的内涵、更新观念和思维模式，实现档案工作由单纯为政治服务向社会主义市场经济建设这个中心服务的根本性转变。

（五）海量档案数据操作风险

2017在国际档案日期间，国家档案局局长李明华明确提出了“强化风险隐患治理”的要求，指出要“牢固树立风险隐患就是安全事故的观念，把构建风险分级管控机制和隐患排查治理双重预防机制作为进一步做好档案安全工作的重要抓手，筑牢档案安全防控体系，严防因风险发酵演变隐患累积叠加而导致档案安全事故”。对一个国家来说，档案数据一旦出现丢失或损坏，必然会给一个国家各项事业及百姓带来无法预料的灾害。可想而知，如果一个医疗单位其信息资料遭遇泄漏与破坏，则其日常的医疗及其它相关工作也受到巨大的影响，甚至危及到患者生命的救治。这些危害可能来自人、物（硬件载体、设备等）、技术及自然灾害等。

二、对医院档案信息化工作的对策

（一）系统管理，将档案信息化工作纳入规划与日常管理不断提高档案意识

随着知识信息时代的来临和爆发，档案信息资源的开发和挖掘在工作中的作用越发被重视。同时，随着新的多媒体技术的传播，如何利用大量的档案信息资源来树立医院的品牌也成为工作之重。我们的档案工作在这样的大形势下必然面临更多的机遇和挑战。其重要性远超以往。因而，要做好新形势下的档案工作，首先必须通过各种方式、各种渠道加强档案宣传工作，使医院领导和广大职工在思想上充分认识档案工作的重要性，获得他们的理解和支持，将档案管理工作自觉化。目前，上海市三甲医院的复评中已明确将档案工作纳入其中，并强调档案工作的情况要纳入医院总体规划中，因此我们在重视医疗业务建设的同时，也必须将档案管理、档案室专职人员配备、档案用房及设备投入等也重视起来，不要将政策条目留于空文，努力使档案管理水平和医疗业务同步发展，为医院档案事业发展创造良好的外部环境。同时要在规划的同时，将档案工作纳入日常管理工作当中。作为一个上海市三甲综合性医院，上海第九人民医院的档案工作由党委书记直接分管，可见医院对档案工作的重视，也由此保证医院档案工作的高效及健康的发展。

（二）主动服务， 以医院核心工作和社会需求为中心，服务大局

上海市档案事业发展“十三五”规划中提出：要突出服务导向，服务能力与水平显著提升，要求各级档案部门采取情况专报、摘报等多种形式，向党委、政府及时反映情况，发挥档案资政服务功能，在服务上海经济社会发展和社会稳定大局中发挥积极作用。

目前，上海部分三甲医院档案室已经从以前相对封闭、保守的旧观念中慢慢解放出来，逐步摆脱以前的坐等上门的状况,与此同时也对医院档案专业人员在专业素质、理论水平，对现代化技术及网络服务熟悉程度等方面都提出了较高的要求。

档案工作是一项专业性、服务性很强的管理工作, 涉及文书档案、科技档案、专题档案等各种门类和文字、图片、影像资料等多种载体,其服务领域广泛,管理方法复杂，其价值是通过提供利用来实现的。为了适应新形势下医院发展需要，档案室工作需要树立良好的档案意识，强化服务观念，改变服务模式,从传统的被动服务变为主动服务，要将医院核心工作和社会需求为中心，在此基础上不断调整档案工作内容，挖掘档案信息资源，提供档案服务。目前医院的总体思路是：本市深化医药卫生体制改革的关键时期，因此医院要以邓小平理论、“三个代表”重要思想、科学发展观为指导，全面贯彻党的十八届六中全会精神，坚持市级公立医院改革公益性，以患者需求为导向，以信息化为支撑，以推进有效落实为目标，使我院全面、协调、可持续发展，着力凸显八个方面：一是深入推进“六个中心”建设工作；二是重视学科规划和布局，提升医院总体实力；三是改善医疗服务、提高医疗质量、调整医疗结构、促进医疗业务发展；四是加强临床创新能力建设，加强人才建设；五是以信息化为支撑，建设数字化现代医院；六是重视提升教育质量，改进教育管理模式；七是着力医院内涵建设，促进医院健康发展；八是重视文化引领作用，深化精神文明和行风建设。档案室结合医院发展的核心目标和内容，积极配合，提供更好、更快、更全面的资料信息。

（三）建立和完善服务反馈机制

医院档案室还要加强并逐步完善主动服务的反馈机制。档案室的服务对象主要有医院领导、医院行政管理人员及广大医务人员，由医院行政人员及医务人员来评定服务工作也会更有说服力。用户反馈机制也可以考虑，通过读者满意度调查、征询意见等方式来建立,一方面，可以发放纸质问卷或者通过数字化档案网络进行反馈。主动的反馈机制，可以促进医务人员对档案工作的知晓度，另一方面，促进医院档案工作的地位提高, 进而医务人员的需求也会不断上升,使医院档案室工作走上良性循环。九院有一个相对完整和高效的档案网络人员队伍，这些人员分散在每个行政职能科室，并由科主任指派，作为医院兼职档案人员他们负责收集和初步排查本科室的档案资料，每年医院综合档案室都会对他们进行一对一的业务指导与培训，并建立了医院档案微信群，以便进行更及时的交流与沟通。

（四）加快数字化建设，推进电子全文数据库和特色数据库建设

就长远发展来看，医院档案室要以信息服务为基础, 加快数字化档案的建设,尤其是要逐步推进电子全文数据库建设, 在医院内网上实现电子文件的实时管理与利用。建立目录管理数据库或是电子文件中心, 在一定范围内公开部分档案目录, 方便查询、检索。相应的也要对用户进行网络、联机数据库等检索系统的培训, 并设计、制定最佳检索途径和策略。其次，抓好原有纸质资源的数字化。第三，抓好档案编研成果的数字化,筛选出符合医院建设发展的珍贵编研材料, 并完成其数字化转换、存储、标引与检索输出等任务。比如，在医院档案信息化平台建立了一个“先进”查询端口，各科或者相关人员在业务工作时可以通过“姓名、获奖年度、获奖名称”等信息进行全方面的查询，作为参考提高了很多行政工作方面的效率。

每所医院都有自己的专长和特色。就我院来说，口腔颌面外科、整复外科、骨科就是专业特色，这就为特色人物和专业档案数据库的建设提供了可能性和必要性。医院档案室可以充分利用这些资源,将专家队伍的各项研究课题、研究成果、项目最新进展等归结起来,构建具有本医院特色的人物和专业档案数据库,并以此逐渐形成发展规模。医院编有“博导风采”一书，此书对医院每个博士生导师进行分篇描写，印制成册后业内外进行发放和推广，有效的提高了医院形象，同时也提升了医院文化建设，起到了良好的宣传作用。

（五）重视培养档案专业人才

在信息社会, 医院档案人员不再单纯是档案的保管员, 还应是档案信息财富的拥有者和提供者。档案室也不再是单纯的收藏机构, 而是档案信息的聚集中心、交流中心。档案人员的素质直接影响档案管理水平及整个单位的发展水平和速度。

特别是数字化档案的建设,不仅要求档案人员具备数字化、信息化的技术能力,还要熟悉各学科的背景知识, 具备较高的开拓创新能力。医院对档案室应有计划、分层次地组织档案人员通过多种途径,强化计算机和网络知识及操作技术、现代信息技术与应用知识技能的培训,在实践中提高综合素质。

（六）利用多媒体技术，树立档案品牌

可以写九院的微信推送、网站宣传，服务大厅的门诊多媒体宣传等等。一个是挖掘档案资源提供，另外是利用新技术推送，效果形式多样。宣传效果更好等。

随着科学技术的进步和医疗事业的快速发展, 医院档案室作为医疗知识、科研成果等档案资料的保管基地和提供场所, 越来越受到广大医务人员的欢迎与重视。分析医院档案管理薄弱环节, 认真分析存在的问题, 采取可行的办法, 用知识创新带动医院档案室的建设使医院档案室走科学化、信息化发展之路，是做好医院档案管理工作的必要途径，也会给档案室带来新的发展机遇。