杜云芬

摘 要：本文通过探讨信息分析、信息追溯、信息对称及信息组织等信息管理活动，以及它们在项目管理中的体现，旨在对项目管理过程中的信息管理有更清晰的认识，从信息管理的角度掀开项目管理的新视角。

关键词：信息分析；信息对称；信息追溯；信息组织；项目管理

一、引言

在项目管理过程中，PMBOK和PRINCE2是深受项目管理者认可的知识体系，两者都强调了“信息管理”的重要性。PRINCE2定义项目管理的目的，“就是在正确的时间，获得正确的信息，给正确的人，做正确的决定，高度概括并准确的说明了信息是做决定的基础（给正确的人，根据正确的信息，做正确的决定），同时信息要求有时效性，准确性和完整性（正确的时间，获得正确的信息）” 【8】。而信息管理，就是通过现代信息技术的手段，对信息资源进行计划、预算、组织、指挥、协调、控制的管理活动，以确保信息被有效的利用【1】。

Paul Grace（美国项目管理专业资质认证委员会主席）认为，在当今社会中，一切都是项目，一切也将成为项目。可见项目对社会、对企业、对个人的重要意义。自上世纪项目管理方法引入我国以来，现代项目管理的理念已逐步被企业所广泛接受。信息技术的迅猛发展，也使信息化成为了项目管理发展的重要趋势之一【6】。但在当前的项目管理过程中，对信息管理活动的理解和重视，仍需加强。

根据通用的项目管理体系，可以把项目管理过程划分为5个阶段，即项目开始阶段，项目计划阶段，项目实施阶段，项目控制阶段，项目收尾阶段。在不同阶段，信息管理活动的内容不同【7】。

在项目开始阶段，通常许多项目要参与投标，因此主要是完成竞争情报的分析；进入项目计划与实施阶段，则主要是针对项目内部计划和实施过程获取到的逐渐细化的信息、以及产出数据进行管理；到项目收尾阶段，则主要是对项目实施中所积累的文档及非文档的信息资源进行管理。项目控制阶段则主要收集项目的进展、变更和绩效的信息，整理并进行深入分析，以便有效管控项目实施，预防项目风险。【6】

本文通过探讨信息分析、信息追溯、信息对称及信息组织等信息管理活动，和它们在项目管理中的体现，旨在对项目管理过程中的信息管理有更清晰的认识，从信息管理角度掀开项目管理的新视角。

二、项目管理过程中的信息管理活动探讨

（一）信息分析

信息分析，是对信息进行深加工处理和提炼的活动。通过利用科学的理论和方法，对大量繁杂无序的信息进行筛选、整序、鉴定、分析、综合、预测，从而为用户提供系统、准确、及时的知识与信息。【4】

信息是管理的灵魂，整个项目管理的过程其实就是对信息进行分析和管理的過程。信息分析活动贯穿着项目整个生命周期。

在项目开始阶段，很多项目需要进行项目投标，竞争情报的信息分析活动因此在这个阶段起到了重要作用。企业根据招标方的要求以及投标项目的目标和宗旨，对企业内部环境优劣势、外部环境优劣势、项目客户、竞争对手等信息进行系统化收集和分析，从而为企业提供科学决策的依据，为项目产品或服务赢得竞争力。

在项目规划和实施阶段，主要要对项目实施过程中的数据和信息进行分析。项目组注意关注和收集实施过程中相关的组织环境、市场环境、历史项目、客户、工作绩效等数据信息，使用定性或定量分析的方法对信息进行整理、鉴别、评价和综合分析，从而有效协调项目过程和活动，对项目进行整合管理和控制，进而开展项目的范围管理、进度管理、成本管理、质量管理、风险管理、人力资源管理、采购管理、沟通管理和项目干系人管理等活动。

在项目实施过程中，需求分析是非常重要的信息获取和分析活动。所有项目都有需求。据调查分析，需求问题会导致的返工成本在总开发成本中占30%～50%，其中70%～80%是由需求错误引起的【5】。因此在需求分析过程中，项目组应重视信息的分析技术和管理，通过灵活使用信息分析方法，例如比较、分析与综合、推理、专家调查法等，有效开展需求分析工作。

在项目收尾阶段，项目管理者则会将所有项目相关文件归档，总结项目实施中的经验教训，以做为历史项目数据供企业其他项目分析参考。

（二）信息追溯

国际标准化组织（ISO）对可追溯性的概念定义为：通过登记的识别码，对商品或行为的历史和使用或位置予以追踪的能力。建立相应的追溯体系，确保出现安全质量问题时能够追本溯源，找出问题症结所在，及时解决。将产品纳入追溯体系的两条途径是：一条按照产业链从前往后进行追踪，即从原粮种植基地、收购商、运输商、加工企业、到销售商。这种方法主要用于查找质量安全问题的原因，确定产品的原产地和特征；另一种是按食品链从后往前进行追溯，也就是消费者购买的产品发现了质量问题，可以层层反向进行追溯，最终确定问题所在。这种方法主要用于问题产品召回和责任的追溯。（摘自百度百科“可追溯系统”）

在项目管理过程中，信息追溯同样十分重要，具体包括项目范围信息的可追溯、项目版本信息的可追溯、项目变更信息的可追溯等。

项目范围信息的可追溯，可通过需求跟踪矩阵，工作分解结构来进行。需求跟踪矩阵，就是把产品需求的范围从源头（通常是合同里的工作范围说明书）跟踪到项目各阶段的可交付成果的一种方法。通过使用需求跟踪矩阵把每个需求和项目目标联系起来，确保每个需求都有其商业价值，并确保被批准的每个需求在项目结束时都有交付。需求跟踪矩阵是在整个项目生命周期中跟踪需求的一种方法，也为管理和追溯产品需求的变更提供了框架。【2】

工作分解结构，就是项目组为实现项目目标完成可交付成果，对项目工作的范围进行层层分解的一种方法。可以是自上而下分解，也可以自下而上组合。创建工作分解结构可以定义项目工作的总范围，包括全部的产品和项目工作，也包括项目管理的工作。通过把工作分解结构底层的所有工作逐层向上汇总追溯，项目组可以确保既没有遗漏的工作，也没有多余的工作。【2】

项目版本信息的可追溯则通过对项目可交付成果进行有效的版本控制实现。通过记录每一个版本发布发生的变化，并在将来可以查阅版本的修订情况，在出现重大失误时可以回溯到历史版本，从而使项目风险可控。版本控制软件可以存储、追踪目录和文件的修改历史，是项目文档管理的必备工具，也是项目信息管理的基础设施。

项目变更信息的可追溯是贯穿项目始终的。所有项目可交付成果的变更请求，尤其是需求变更，都应经过审查、批准，并对变更结果沟通确认和记录在案。对变更的管理控制以及使其可追溯，可以从项目整体的角度监控变更对整个项目目标和计划的影响，降低可能产生的项目风险。【2】

（三）信息对称

信息对称可以理解为是信息关联方对信息的认知程度对等。在项目管理中，主要是指在正确的时间，以正确的形式把信息提供给正确的人，使信息产生正确的影响。也就是在信息应该作为公共信息时就不应该导致信息的不对称性。信息接收者有权及时获得与自身利益相关的信息内涵。信息发送者也有权及时得到信息接收者充分的反馈。

据有关文献资料介绍，项目实施过程中有三分之二的问题是与信息沟通有关的【8】。项目管理中如果不重视必要的信息对称，会导致信息被误解，重要信息的传递延误等。项目组成员没有及时获取相关的必要信息支持时，很容易会导致项目管理或技术工作停滞不前，或效率低下，产生项目风险。

项目管理中有效的进行沟通管理和干系人管理可以实现必要的信息对称。及时了解和管理项目干系人的需要和期望，才能有效解决实际发生的问题，管理好利益冲突，同时也促进相关干系人合理的参与项目的决策和活动。项目的干系人能影响项目的执行或结果，而干系人满意度也是项目的一个关键目标【2】。

（四）信息组织，

信息组织是利用科学的规则和方法，使信息资源从无序转换成有序，从而促进信息的有效流通，使用户更方便、及时、准确的获取和利用。通过信息组织，可以减少信息混乱，提高信息资源的质量和价值。

项目管理过程中，信息组织主要应用在对项目工作和管理过程中所产生的信息的进行组织管理。从项目开始阶段到项目收尾阶段，在项目执行和管理的过程中，会产生大量的数据、信息，以及积累新的知识。项目组如果收集这些信息并进行有序的组织管理、再分析加工和存储，会为企业后续的项目积累宝贵的过程资产，如经验教训知识库、风险概率影响矩阵、品控手册等。

三、结语

信息管理的活动是由信息资源的特征决定的。信息资源有四个明显的特征：智能性，有限性，不均衡性，整体性【1】。只有从信息资源本身的特征出发，信息管理活动才能有的放矢，充分发挥信息的价值。

而管理本身就是對信息收集、处理、转化、反馈的过程，因此项目管理和信息管理是不可分割的。随着信息技术高速发展，项目管理可以通过利用信息管理的技术手段，充分挖掘和发挥项目信息的内涵，反过来服务于项目的管理活动，从而使项目管理的过程可视化、智能化，提高效率和效能。

参考文献

[1] 孟广均等.信息资源管理导论（第三版）[M].北京：科学出版社，2013.

[2]（美）Project Management Institute.项目管理知识体系指南（PMBOK指南）（第5版）[M].北京：电子工业出版社，2016.

[3] 王众托.知识管理[M].北京：科学出版社，2009.

[4] 卢小宾.信息分析[M].北京：科学技术文献出版社，2008.

[5]（美）威格斯（Karl E Wiegers）著；刘伟琴，刘洪涛译.软件需求（第2版）[M].北京：清华大学出版社，2014.

[6] 管建.项目信息管理问题刍议[J].中国商界.2012，（10）：219.

[7] 王玉.基于项目的信息管理活动研究[J].情报科学.2007，25（6）：815

[8] 孙玉辉.项目信息管理[J].建设项目管理与工程总承包.2016，（3）：24

（作者单位：中国人民大学 信息资源管理学院）