张清华

摘 要：随着信息技术的不断发展，信息技术在各领域的应用已经比较普遍，档案管理的信息化建设将是未来发展的必然趋势，相比较传统的档案管理，信息化档案管理不仅管理方便，资料可以做到长久的保存，还可以将档案资料有效融合与共享。因此，为了可以更好的为档案信息化服务，本篇文章就档案信息化建设与档案管理的问题进行了分析，希望可以促进档案信息化建设的良好发展。

关键词：档案信息化；建设；档案管理；思考

档案信息化的建设，可以更好保存档案资料，不仅可以实现档案资料的共享，也可以便于查询档案资料，提升了档案管理的质量，档案信息化的建设是未来档案管理发展的必然选择。但是，目前我国的档案信息化建设还处于发展阶段，需要相关人员在实践中不断探索，提升档案管理的质量，从而促进档案资料合理利用的实现。

1 档案信息化建设的工作内容

1.1 档案信息资源的建设

档案管理中的重点内容就是对于档案信息资源的建设，档案信息化建设相比较传统的档案管理，会涉及到档案全文数据库、多媒体数据库等部分，在档案的信息化管理中利用信息技术实现电子档案的规范管理，从而有效提升档案信息资源管理的质量与合理利用，对于档案信息化建设的效率与质量有着重要的意义。

1.2 基础设施建设

在档案信息化建设的过程中，基础的设施包括网络环境、软件系统和硬件环境等，基础设施的建设是确保档案信息资源得到合理利用与开发的前提，可以有效促进档案信息资源的传输、交换，从而实现档案信息资源的共享。

1.3 标准化建设

档案的信息化建设不仅需要基础设施与档案信息信息资源的建设，还需要有相应的体系建设，即档案信息化的标准化建设，需要对档案信息化建设过程中的工作进行规范，从而实现电子档案的规范化管理，有利于档案信息化建设的进一步发展。

2 档案信息化管理方法

2.1 建立健全的信息化管理工作机制

档案信息化建设的前提是需要有完善健全的信息化管理工作机制来保证的，通过信息化管理工作制度来协助档案部门完成档案信息化建设，其主要的内容包括：首先，要实现各部门之间的相互协作、联系，档案管理部门要构建相应的电子管理机制，这样有利于对于电子文件的全程有效管理，同时还需要相关的管理人员对国家所出台的相关政策条例进行充分理解并落实到实际的工作中。其次，档案信息化在电子政务的建设中也占据着一定的比例，所以相关的部门应该将两者尽可能可以同时建设，提高档案信息化在电子政务中的比重。

2.2 强化档案数字化建设，实现档案的信息资源共享

档案的数字化建设，可以有效提升档案信息资源的利用效率，促进档案信息资源实现资源共享，这也是档案信息化建设的重点内容[1]。在档案数字化建设过程中，要结合用户的实际需求进行数字化目录的构建，避免出现不必要的资源浪费。

2.3 健全资金保障体系和技术支撑

档案的信息化建设需要一定的资金保障，确保信息化建设过程中的相关基础设施的建设，以及后期的运行与维护。随着社会的不断发展，也可以寻求其他方式的投入机制，例如，合作开发、服务外包等。除此之外，在科学技术发展迅速的当下，档案信息化建设应该强化硬件和软件设施的建设，及时更新原有的设备，促使档案信息化建设顺应时代的发展，可以为档案的信息化建设提供更好的服务。

3 档案信息化建设与档案管理的现状

3.1 档案管理人员的服务意识不足

档案信息化建设与档案管理的目的是为了可以提供更好的服务，方便人们的需求，也可以为社会的发展建设提供一定的贡献。但是目前很多档案管理的服务人员缺乏相应的责任意识，没有树立正确的工作观念与服务意识，没有积极主动参与到档案信息化建设的工作中去，阻碍了档案信息化建设的健康发展。

3.2 档案信息化建设与信息化管理的水平不足

现阶段，很多企业的档案管理工作人员的水平有限，尤其是档案信息化建设的过程中，体现更为明显。主要是缺乏一定的专业知识与网络操作能力，特别是一些年龄较大的档案管理人员，对于新事物的接受能力相对较差，在档案的信息化管理中不能与时俱进，致使很多企业的档案信息化建设进程缓慢。

4 改善档案信息化建设与档案管理的措施

4.1 加强档案管理工作人员的服务意识

档案信息化建设后能否发挥出应有的作用，主要的影响因素在于档案管理工作中的服务人员，因此，需要加强档案管理工作人员的服务意识，促使他们树立正确的工作态度与服务意识[2]。首先，要帮助工作人员了解自己工作的内容，能够认识到档案管理工作的重要性，从而能够引起他们的重视；其次，要使档案管理工作人员能够体会到与其他部门工作人员的平等，并且对他们进行相关的培训，强化自身的服务意识与对于新事物的接受能力。

4.2 提升档案信息化管理的水平

在档案信息化建设的过程中，档案信息化管理水平的不足一直以来是阻碍档案信息化建设的顽疾，其主要原因是相关的管理人员对于新事物的接受不足，不够了解信息化的知识，对相关的专业技能与理念缺乏学习。所以，要想提升档案信息化管理的水平，需要对相关的管理人员进行定期的培训，使其可以有效掌握档案信息化的相关技能与理念，提升自身的综合素质，对档案信息化建设具有重要意义[3]。

4.3 引进优秀的专业人才

通常要想使档案信息化建设与管理充分发挥出应有的作用，需要工作人员拥有较强的综合素质，但是目前很多企业的工作人员并不具备这种能力，除了要加强对于原有的工作人员进行培训，还需要在企业的发展过程中引进综合素质较强的专业人才，从而促使档案信息化建设的快速发展，充分发挥出应有的作用。

5 結束语

对于档案信息化建设与档案管理的探析，对档案管理发展有着重要的意义，传统的档案管理方式已经不合适现如今社会发展的需求，所以需要改变原本的档案管理方式，提升档案管理的能力，从而实现档案资源的有效合理利用。由此可见，档案信息化建设是促进档案管理进一步发展的重要途径，所以档案管理部门需要重视档案信息化建设，使档案管理工作可以与时俱进，将先进的管理理念与技术应用到实际的工作中，从而促进档案管理工作的数字化和信息化发展。

参考文献

[1]彭柳. 档案信息化建设与档案管理的几点思考[J]. 城建档案，2017（01）：17-18.

[2]刘爽. 关于档案信息化建设与档案管理的几点思考[J]. 黑龙江科技信息，2017（08）：143.

[3]周晓燕，李彦. 档案信息化建设与档案管理的几点思考[J]. 办公室业务，2016（07）：49.