崔相山

【摘 要】新经济条件下，以高科技为代表的科学技术飞速发展，一方面给档案管理基础工作带来了前所未有的机遇，同时也面临来自各方面的挑战，人类要进步，经济要发展离不开档案管理工作，档案管理基础工作必将在经济发展的各方面发挥作用，本文先对档案管理基础工作当前存在的不足进行分析，然后提出对应的解决措施，希望能够使得我国的档案管理基础工作变得更加有序、规范和标准，从而使档案管理水平得到提升，使其能够为国内的经济发展提供更多的助力。

【关键词】新经济条件；档案管理；基础工作

【中图分类号】

R365 【文献标志码】

B 【文章编号】1005-0019（2018）12-266-01

1 目前档案管理基础工作现存主要问题剖析

1.1 传统档案管理改革不够，计算机普及程度不高 传统档案管理目前在我国还占绝大多数，正规档案馆计算机普及程度相对好一些，但在机关和企事业单位相对就差很多，比如在人事档案管理方面，虽然由于行业较新，计算机应用程度一般，但管理程度就有很大出入，管理也不规范。

1.2 基础档案管理工作没有一个统一的行业规范

以人事档案管理为例，其现存的问题较多，集中表现在：档案号设置不够规范、且缺少目录号，另外，一卷多册的问题也存在普遍；案卷未设置标题，即使有标题设置也大多不够规范，与案卷内容不符；此外，有些案卷未设置目录，从而导致部分未能在标题中得以体现的内容无法进行检索，从而导致信息资源的浪费。

1.3 基层单位的档案管理人员队伍亟待提高

以黑龙江省的人事档案管理单位为例，从业人员比较杂，专业档案管理人员奇缺，现存管理人员的学历结构和专业技术知识存在很大问题，对现有人员的培训水平也跟不上。

1.4 档案管理基础工作的重视程度不够

现在的档案管理工作，虽然在表面上被认为是受到重视的，但在实际工作当中，无论是领导层，还是各部门，都把主要注意力放在敏感部位，往往就忽视了档案管理基础工作的开展，有时甚至是流于形式。

2 解决设想

档案管理基础工作是一个系统工程，要想达到系统的产出最大，更好的为经济建设服务，就应当使其工作流程变得规范化、标准化。在对档案资料进行采集、处理、核实、著录以及存储的各个环节都需要依照规定的方法和程序来进行。同时要齐抓共管，全方位营造和谐氛围，把档案管理基础工作落到实处。

2.1 充分动员，做好档案的全面普查工作

档案普查是实现档案管理标准化、规范化的第一步。根据整体要求，首先进行档案的科学普查工作，普查过程中主要是查缺补漏，剔除重复的案卷，提高档案的使用效率。

2.2 加强案卷的规范化管理

案卷普查工作完毕之后，需要把那些内容构成过于复杂的卷宗进行重新组卷。重新组卷需要遵循不破坏案卷文件关联性的原则。并且，在重新组卷的时候需要把案卷内原本缺少的页码、目录一一补齐，确保案卷的完整性和规范性。重新组卷不但能够改良馆藏的丰富性，使得案卷内容能够被充分利用，而且使得档案的保管工作更加合理，同时也能在其中促进计算机技术的应用，提升档案管理效率，实现流程式管理。

2.3 著录工作的规范化

规范化档案管理过程中著录工作是一个非常重要的环节，其直接关系着日后档案文件的计算机录入是否顺利，关系着计算机管理技术能否在档案管理中顺利推行。《档案著录规则》（以下简称《规则》）于1986年由国家颁发，是相关档案著录工作展开的主要依据，不过因为不同的档案管之间工作条件以及管理水平都会存在一定的差别，再加之计算机管理方案的推行受到了一定的技术限制，因此，每个档案馆都需要将《规则》作为其著录工作的办事依据，然后从实际现状以及需求出发，依照实行计算机化档案管理的技术要求设计和制定符合本馆著录工作实情的规范细则。

2.4 统一分类号，保证检索查全率

使用计算机技术进行检索的優点在于能够使得人们各种检索需求得到满足，检索效率远远领先于手工检索方式。为了确保检索结果的准确性，在对档案资料进行分类的时候，需要按照《中国档案分类法》来展开初始分类工作，然后再按照档案馆的实际需求，对资料信息进行细致的划分，并制定合适、规范的分类细则，确保分类工作有据可依、有序进行。例如，与“物价”这一问题相关的领域较为广泛，因此将其统一划分为“J”类，之后再依照不同文件的特殊内容，对其添加对应的关键词标识，从而使其能够得到准确的区分。此外，也需要经常组织标识学习工作，使大家都能了解标识的具体分类，从而使得标记的划分内容能够始终保持一致，以此实现同类资料标引工作的规范性以及标准性。既保证了检索查全率，也提高了检索的效率。

2.5 齐抓共管，推进档案管理基础工作的规范化

到目前为止，在对档案管理基础工作现代化的过程中已经通过将这一工作变得规范化和标准化来提升了档案管理工作的质量和水平，已经初步实现了档案检索的计算机化，为实现计算机管理档案信息奠定了扎实的基础。一方面要充分重视，齐抓共管；同时也要科学管理、人本管理共同促进档案管理基础工作的扎实进行。

结束语

由于当前社会的高速发展，各行各业在档案管理方面的需求都开始不断增多。在新经济背景下，各类信息数据的急速增长，人们对于档案信息资料的要求质量不断提高，所以做好档案管理的基础工作对于社会的发展有着十分积极的作用。而当代信息技术高速发展，应用领域愈加广泛，若是将其应用在档案管理领域中，能够提升档案管理工作的质量和效率。人们应当转变工作方式，转换档案管理基础工作的目标，使得这一工作能够更加符合新经济条件下的社会发展趋向，从而为社会、企业的发展提供助力。

参考文献

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[3] 王晓燕.新经济条件下档案管理的基础工作[J].卷宗，2016，6（8）.