王晶

[摘要]信息时代大数据的发展状态下，会计电子记账虽然与传统手工记账相比有很大进步，却缺少与相关的其他数据信息相连接，不仅造成各个部门工作人员大量信息重复登记，而且易出错，财务人员在月末、季末或年末都需要对其他相关部门的信息进行核对，耗费大量时间且核对、修改困难，造成工作拖延、滞后。现设全面化多功能的信息平台建设，将报销系统、合同、往来款管理、人力资源信息、职工薪酬核算与财务记账系统在同一平台中建设，有效的数据共享，可以降低重復工作录入，提高了工作效率，保障了数据准确性，同时便于核对信息，将自动化提升到一个新的水平，更适合于异地办公、集团化管理等现代企业模式。

[关键词]信息化；现代会计；网络办公；综合平台

[DOI]10.13939/i.enki.zgsc.2018.20.195

1 对报销进行流程化系统管理

报销人在信息平台上登记自己需要报销的单据，并上传发票等附件信息，相关领导可以采用移动客户端进行审批，这种方式审批速度快，不受办公场所限制，如领导出差也可以办公，报销人员可以从平台上查看单据审批进度，审批中有单据不符或其他情况导致审批不通过，相关领导点击驳回选项后，系统自动通知报销人员，报销人员可以在填报信息时选择业务内容、所属部门、付款方式等相关信息，业务内容如：业务招待费、差旅费、会议费等，所属部门如综合部、财务部、经营部等；付款方式如：现金、电汇、支票等。而且便于报销人员统计，可以分类查看已报销、审批中、未报销的各种单据，便于管理；部门领导也可以查询统计本部门所有员工的报销登记信息，便于部门统计、核算；财务部可以通过信息平台对审批通过的单据通知相关报销人员交付单据。共享信息可以减少财务人员的统计工作，在此基础上财务人员可以根据整个单位的报销数据进行短期资金规划，也便于结合相应规定，对各个部门进行预算、考核等实现内控管理。

2 对合同进行登记管理

对合同进行登记管理，登记合同类型、单位名称、金额、付款方式、联系人、联系方式、本单位负责相关事宜的人员，并上传合同扫面件。特别是对付款方式进行设置，一次支付、根据比例分次支付；是否扣押质保金，对合同进行登记管理后，一有利于合同的管理，方便查阅；二有利于与往来款登记进行对接，实现合同往来款收付的对接。其中支付比例的设置可以自动核对每次支付的金额是否与合同一致，是否超额。增强自动化管理可以减少人员操作错误的可能性，也可以增强工作效率。

3 对往来款等信息进行系统管理

对往来收付款进行登记管理，经营（销售）部门、财务部门可以查询款项收付情况，并结合开具发票流程进行发票管理，同步登记开具发票信息，便于统计收付款情况及发票开具情况。在此基础上由于有收款登记信息，可以对款项进行分类，比如采购款、收入、保证金，分类后有利于设置时间提醒，比如，投标保证金或履约保证金随工期时间较长，会有工程结束后由于经办人员疏忽或者人员更换等问题未及时索要，有些项目因工程结束，临时机构取消而无法取回。为了防止由于人员疏忽导致款项无法收回的情况发生，可以在登记信息时填写时间提醒，临近工期结束时自动报红提示。另可以每月定期导入财务应收账款进行数据整理，从而使系统内数据对财务数据进行比对，检查是否有往来款登记错误或财务记账错误的情况，核对无误后锁定正确的数据，并可以将锁定的往来数据自动进行账龄分析，从而自动生成坏账准备的数据，减少人工进行账龄分析的繁杂工作，同时可以促进催要账款，加强资金管理，并为领导对资金决策提供依据。

可以根据每月导人财务的往来账核对，自动提示余额不相符的单位，根据财务人员核对后，对有差错的数据由相关办理人员提出申请，由设定的领导审批后可以修订相关数据。每月度或每季度根据财务人员的需要，按照提前设定好的格式出具往来询证函，回函后对相符、不符、未回函等进行分类统计。

4 结合预算及单位的规章制度设定限额

各个单位有很多的内部管理规定，例如关于招待费、差旅等，可以将这些管理规定上传至信息平台中，并将其中的规定以限额的方式在报销系统中体现。例如，单位规定餐饮招待中限制100元/人，报销人填写业务招待单据填写人数10后，金额只能填写1000及以下，并有相应的提示说明。例如出差到不同的地方住宾馆的限额不一样，如北京500元/天，河北300元/天，报销人员填写报销信息时可以根据选择的地点自动弹出限额。

可以结合预算对各个部门的资金进行限制，例如销售部差旅费报销限额为10万元，则部门信息中自动汇总已报销差旅费金额，并自动显示剩余额度，使得预算做出后自动进行控制，有效防止超预算费用发生。各部门如需要调整预算限额，可以单独提出申请，相关领导审批后可以对预算限额做出调整，年底可以出具预算数据与实际数据的差额表，对整个单位的预算控制分析提供有效数据。

5 建立职工薪酬系统

人力资源部需要人力资源信息系统，可以将职工的各种基本信息，学历、职称、联系方式等进行登记，并对每个人的各种证书进行上传登记，这种情况下，便于查阅每个人的信息。建立工资、社保类数据，比如工资如果按照工作年限及学历、职称设置，则可以与人力信息系统结合，自动对已经划分好的学历、职称等相关信息自动计算工资，同时按照设定的比例自动计算社保、公积金。

将其中工资、社保、公积金数据共享至财务，再结合个人所得税等其他数据生成工资条，这样可以将各个部门的单独的系统工具合并到一个平台，便于系统调整或更新，也便于相关信息共享；同时人力资源部人员增减、调动时，相关人员调整自动关联到财务职工薪酬系统，将两个部门需要的共同信息部门分享，大大减少人为录入错误的情况，信息共享后两部门使用相同的人员编码，而不是各自编码，这样便于管理，减少例如人员重名等造成信息混乱。

6 与财务记账软件相结合

在报销系统中，报销人员提交申请时已经选择业务内容、部门等相关信息，报销系统中的业务内容跟财务记账系统中的会计科目相匹配，部门设置相同，这种情况下，可以通过设置好两个系统之间的关系映射，直接将报销系统中的数据引入财务记账系统中形成会计分录。例如：将经营部门的费用映射对应科目销售费用，业务内容如：差旅费、会议费、业务招待费等分别对应会计科目：销售费用一差旅费、销售费用会议费、销售费用一业务招待费；将综合部、财务部、人事部的费用对应科目管理费用，业务内容分别对应会计科目；将生产部门的费用按业务内容对应成本费用和制造费用等。财务记账系统引入报销系统的数据后，使得会计凭证的编制更加便捷，由于报销系统中已经上传发票等信息的扫描件，可以在财务记账系统直接引入，这种模式下，凭证及相关附件均有电子版，查询更加方便、快捷。采用电子附件的会计记账模式，使原始单据可以与制单、审核、记账相分离。

7 现代化信息平台建设需要注意的事项

网络安全建设。建立大数据平台，使工作方便、快捷、多部门数据共享，但同时对网络安全问题提出更高的要求，如果单位的商业信息被盗，比如供应商信息、客商信息、特有技术或工艺等信息被盗，会给单位造成巨大经济损失，当大数据建设后，需要专人或专门的部门进行系统安全和数据维护。信息化后对档案的整理和留存提出新的要求。比如数据备份的方式，多久备份一次，保存期限，是否需要打印相关的纸质信息等，传统的相关规定需要重新制定、调整，从而保障大数据的档案管理全面、准确、完备。