李晓霞

[摘要]随着互联网技术的不断普及与发展，信息化技术在高校档案管理中的渗透越来越明显，实现高校档案管理信息化、网络化，不仅可以大幅度提高档案管理水平，增强档案的应用效率，而且还能够发挥档案资源共享的社会价值，进而更好地促进社会的长足发展。文章首先对高校档案传统管理模式中存在的问题进行分析，并在此基础上探讨如何在信息资源共享背景下对高校档案管理模式进行创新，以此来为日后高校档案管理水平的提升提供参考。

[关键词]资源共享；高校档案管理；模式创新

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2018.20.185

档案管理是现阶段高校管理工作的重要组成部分，不仅关系着高校日常工作的正常运转，而且其管理水平的高低也决定了学校的发展潜力和发展后劲。随着信息化时代的来临，高校传统档案管理模式已然无法满足其发展需求，因此，对档案管理模式进行创新与完善势在必行。

1 高校传统档案管理模式的局限性

1.1 档案信息载体单一

现阶段，由于高校领导层对档案管理工作重视不够，从而对于信息化技术的引进力度相对较小。截至目前，国内大部分高校的档案保存方式仍以纸质为主，数字光盘、芯片等在档案记录中的应用还不够广泛。虽然纸质档案在某种程度上可以满足档案信息保存需求，但由于纸质档案占用空间大、易损坏，因此无法满足当前信息化时代高校发展对档案管理的需求，档案信息载体单一成为制约高校档案管理水平提升的重要因素。

1.2 档案信息服务功能单一

高校档案是由教学、科研、行政、财务、学籍以及人事等多方面档案所形成的一个有机整体，在高校发展中能够发挥多种功能作用。但就目前高校档案的应用来看，主要集中在为领导决策提供参考方面，学生、教师和科研人员从中获取的服务却少之又少。之所以会出现这样的问题，一方面是由于受传统管理观念的影响较深，没有树立公众服务意识；另一方面则是因为档案管理结构本身存在问题，无法全面、系统地收集与科研、教学相关的信息资源，从而不能为师生提供所需服务。

1.3 档案信息服务效能不高、服务方式被动

在信息化时代，部分高校已经将计算机技术引入到档案管理中，结合本校档案管理现状建立了管理网站。但就网站建设的内容来看，几乎只有少量的信息浏览服务和咨询检索服务，用户登录网站后所能获取的信息少之又少，这样一来，势必会降低档案资源的使用效率，达不到高效利用的根本目标。所以，在信息资源共享背景下，若想要实现档案信息资源应用效率最大化，当务之急就是提高高校档案实质性的服务功能。

1.4 信息化基础设施薄弱，服务技术手段落后

计算机技术在高校档案管理中的应用已经有一段时间，经过长时间的摸索和研究后，大部分高校已经可以实现管理自动化，但在信息化建设方面却还有待进一步完善，总体表现出来的问题是对档案管理信息化建设工作缺乏重视、经费投入不足、工作思路和目标不够清晰等。正因为存在上述问题，从而导致当前高校档案信息化管理整体呈现出基础设施薄弱、服务技术手段落后的现状，不利于管理水平的提升。

1.5 信息资源建设滞后

数量多、容量小，二次信息多、一次信息少是当前我国高校数据库的主要特点。档案馆藏数字化缺乏统一规划、统一标准，数字档案管理标准化、规范化进程滞后；各馆数字化建设以本馆为中心，独立进行，缺乏馆际合作、交流与分工，耗费过多的人力、财力、物力，违背了信息资源共享的最终目的，并为以后的兼容留下隐患。

1.6 档案管理人员综合素质较低

管理人员素质低也是制约高校档案管理水平提升的一种重要因素。目前，由于档案管理工作没有被高校给予足够重视，所以在岗位设置和人员任用标准上也没有较高要求。据统计，大部分高校档案管理人员只具备档案管理专业知识，对情报信息学、教育心理学以及社会公共关系学均无涉猎。与此同时，随着档案管理信息化水平的不断提升，管理人员所接触的业务基本都需要通过计算机来完成，然而，大多数管理人员此方面能力并不具备，从而导致工作效率很难提升，队伍整体素质水平不高，档案管理水平自然也无法得到有效提升。

2 信息资源共享的高校档案管理模式

2.1 强化服务意识，促进信息服务多样化和全面化

对于高校而言，档案管理的作用并不单单局限在对信息资源的整合、保存与管理，更重要是档案信息资源所发挥的服务功能。上文说到，高校档案涉及教学、科研、行政、财务、学籍以及人事等多方面内容，这些信息资源对于学校的全面发展与进步具有重要意义。但就目前高校档案管理所呈现出的服务意识来看，却还有待进一步提升。在信息资源共享背景下，高校档案管理需要强化自身服务意识，以信息技术为依托，实现信息服务的多样化和全面化。比如说，为社会用人单位服务，为其提供毕业生的学籍、学位等档案资料，帮助用人单位核实学历真伪；为在校生提供服务，如果在校生有出国留学需求，应为其提供在校成绩、学历学位等证明材料；为教师团队提供服务，为其提供科研论文发表的相关凭证，帮助教师完成职称评定。

2.2 完善管理制度，促进高校间信息资源共享

任何一项管理工作都需要健全的制度作为支撑，档案管理工作也不例外。为了从根本上实现高校档案资源的共享，我们的首要任务就是在建立网络化档案管理的基础上，对资源共享组织协调机制进行优化与完善。現阶段，高校档案管理中涉及的各个部门仍处于封闭管理状态，信息共享度明显不高。针对这一问题，高校之间需要通过信息网络软件实现不同密级档案信息的交流使用，同时建立一个统一、规范的档案网络，加强标准化建设，如网络通信与数据库标准、计算机软硬件标准、网络传输标准、机读格式等标准化。才能真正实现档案信息资源共享。

2.3 在档案管理中全面引入数字化技术

数字化技术的全面应用是加快实现档案信息资源有效共享的前提条件，因此，高校需要结合自身档案管理的实际情况，对管理模式和服务技术进行创新。简单地说，就是做好硬件配置的更新工作。只有确保档案信息网络具备一个完善的软硬件技术环境，才能够保证各项管理工作的顺利进行。再者，高校应建立以信息共享为目的的高校联网平台。通过网络平台实现线上的实时查询，高校间可以借助数字化的信息平台来实现相互之间档案信息的自助式查阅，实现档案信息服务社会化。

3 结论

综上所述，档案管理是现阶段高校管理工作的重要组成部分，不仅关系着高校日常工作的正常运转，而且其管理水平的高低也决定了学校的发展潜力和发展后劲。随着信息化时代的来临，高校传统档案管理模式已然无法满足其发展需求，因此，对档案管理模式进行创新与完善势在必行，高校需要站在战略发展的高度，借助信息化技术和网络技术实现管理模式的全面创新与改革，以此来将档案资源的作用在高校发展中充分发挥出来。在信息资源共享背景下，高校传统档案管理模式必须进行改革，如若不然，很难满足新时期高校的发展需求。对于管理模式的改革与创新，需要高校从多个方面着手，以信息资源共享为依托，在解决现有问题的基础上，强化服务意识、完善管理制度，进而从根本上实现档案管理数字化、信息化，实现档案信息资源的有效共享。