杨玉江

[摘 要]随着我国人事制度改革的逐步深入，如何针对人事档案管理现状，做好人事档案管理工作，充分发挥其在优化配置人力资源等方面的作用，成为单位管理者必须重点关心的问题。基于此，本文分析了单位日常进行档案管理中存在的问题，并针对这一系列问题提出改善策略，从而能够有效提升单位档案管理水平。

[关键词]档案；管理；工作

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.12.079

[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2018）12-0-02

0 引 言

档案管理对企业管理而言是一项最基础的工作，其具有服务性、政治性及管理性等特点，而档案也集合单位全体员工及其工作信息，只有做好档案管理，才能为单位挑选优秀人才打下坚实的基础。随着现代化技术的发展，计算机网络也以非常快的速度融入大众日常生活中，过去的档案管理方式已难以满足新时期单位的实际发展需求，这些单位要想获得更好的发展就必须慢慢改变传统的管理方法。新形势下，单位必须逐步规范档案管理各项工作，逐渐提高档案管理的质量及效率。虽然利用现代化管理手段，会在不同程度上改善档案管理效果，但依然存在一系列有待解决的问题，会对档案管理工作更好地发展带来不良影响。因此，单位必须综合分析档案管理中出现的问题，并提出一系列优化策略，才能提高档案管理的效率及服务能力。

1 单位开展档案管理工作中存在的问题

1.1 档案管理意识淡薄

单位的档案管理者，包含领导人员对档案工作不够重视，认为这项工作仅仅是简单的抄写或记录信息，不需要多高的技术含量，也无法为本单位创造经济效益，只要将档案保管好即可。同时，传统的档案管理理念会隐匿人事档案管理的优势，导致档案资料不能在单位发展中发挥自身的特殊优势，从而无法适应新时代单位的发展需要。加之，单位部分员工没有意识到人事档案的重要性，导致各单位一直存在虽有人事档案，但却无人管理等情况，从而会使员工转正等重要信息丢失，他们并未意识到做好档案管理对员工产生的影响。

由于受传统档案管理思想的影响，领导在进行档案管理的时候，其普遍认为档案管理工作只是形式，因此在进行档案管理的时候，在很大程度上存在很多问题，并且其职位设定也是相对比较少的，导致档案管理工作在实施的过程中存在人手紧缺的问题。档案管理人员在具体管理的时候，也会出现对本职工作认识不足的情况，并且工作人员在进行档案管理的时候，其态度也不够认真，对档案管理质量会有直接影响。

1.2 档案管理机制不完善

随着现代化技术、网络技术的迅速发展，各单位在进行档案管理时，由于并未制定统一的标准和参考模式，只是依据自身理解及长期的经验进行管理，导致档案管理工作并不全面。除此以外，部分单位为留住人才，存在扣留员工档案的情况，导致入库的档案资料不够完善，从而会给新录入档案审批工作带来相应的问题。加之，单位没有制定健全的人事档案管理制度，在实际工作中档案管理制度各项条例没有落实到位，也没有设置相应的奖惩、考核机制，从而会在一定程度上降低人事档案管理的效率。

1.3 档案管理者的素质有待提升

档案管理工作人员是档案管理工作的负责人，其素质水平及工作能力会对档案管理效率和质量产生直接的影响。根据当前我国单位档案管理的现状可知，单位在档案管理工作中会出现工作人员素质较低、内部职责不明确等问题，部分单位内部工作者因并未重视档案管理工作，对于档案管理的专业性认识也不够深入。加之，档案管理人员调动较为频繁，在职责分工上也较为模糊，往往造成内部管理人员分工不均、职责不明确、工作效率低等问题。除此以外，部分单位并未充分重视档案管理工作，再加上环境条件因素的制约，对檔案管理工作人员的专业水平往往要求不高，一些工作人员多是从其他岗位借调到档案管理工作岗位上的。总体来说，档案管理工作人员的整体素质偏低。

1.4 档案管理数字化水平低

在现代信息化发展的条件下，单位档案管理工作也逐渐融入现代信息化发展元素，而多数单位在数字化建设上还处于相对落后的状态。即使档案信息管理系统已经在单位档案管理中得到广泛的使用，计算信息处理技术的应用也不断提升，但在具体实践中，一些技术在具体的工作应用中还有极大的挖掘及利用价值。此外，单位在相关的数字化设备配置上还存在一定的不足，多数单位在档案管理过程中存在设备落后、档案管理信息化工作效率偏低等问题，这些都反映出当前单位在数字化建设方面的问题，多数单位在档案管理数字化硬件方面并未跟上日常管理工作的需求，更无法规范、科学地开展档案管理工作。

2 单位档案管理工作的改善策略

2.1 提高对档案管理的重视度

在现代社会快速发展的背景下，单位档案管理工作过程中也将不断面临新的挑战，档案管理如果还停留在原先发展水平，则会与时代发展中档案管理工作不断增长的需求不相适应，在传统档案管理工作已难以满足新时代档案管理的实际需求的背景下，对单位进行档案管理改革势在必行。因此，单位应提高对档案管理的重视度，进一步普及深化档案管理在单位乃至社会发展中的重要性，使单位工作人员进一步深入认识到档案管理的重要意义。此外，要做好档案管理的相关宣传工作，单位要从相关法律法规的宣传方面不断拓展档案管理的宣传范畴，强化单位内部工作人员对档案管理工作的理解和认同，使档案管理者树立良好的档案管理态度，从而不断提升单位档案管理工作水平。

2.2 逐步完善档案管理机制

档案管理作为比较烦琐的工作，单位必须根据社会现实和本单位具体状况，逐步完善档案管理机制，从而不断提升档案管理水平。在此基础上，单位需要制定或者健全相应的档案管理制度，主要包括档案收集、档案保密等制度，不仅要根据各项规章制度办事，也应严格执行档案管理各项制度的具体要求，使单位档案管理工作向更加规范的方向发展。与此同时，单位每一位职员均不可私自存储自己或者他人的档案，严格根据国家制定的档案保密制度，按照分级管理的原则做好各项管理工作。单位要特别注意创建必备的安全保障体系，主要内容如下：①档案室不可保存容易燃烧的材料，档案需要避光保存，并合理控制室内温度；②制定计算机辅助档案管理各项制度，注意规范档案管理中的收集、归档等环节。除此以外，单位要组建相应的领导小组，重视做好档案管理分工，并明确不同级别的责任，促进单位档案管理工作更好地发展。

2.3 加大档案工作人员培训

档案管理工作不是简单的信息资料整理和归档，而要推动档案管理工作科学化、规范化发展，首先要认识档案管理工作专业性、技术性、系统性等工作要求，档案管理工作人员作为其中的主体，其业务水平和综合素质水平直接影响着档案管理效率。因此，单位要想方设法做好工作人员的培训工作，不断提高这些人员的素质水平。在档案管理工作人员的培训过程中，单位应使档案管理工作人员认识到自身工作的重要性，对自身工作职责有更为清晰明确的认识，对档案管理工作有更为专业、科学化、深入的认识，树立正确的档案管理态度。同时，单位还必须对档案管理者开展专业化的培训，使档案管理者的素养水平与社会发展相适应，从而不断提高档案管理工作的效率，推动单位档案管理工作实现可持续发展。

2.4 加强档案管理数字化建设

在科学技术飞速发展的背景下，不断有新的技术被应用到管理工作中，在单位改革进程中，档案管理工作的工作量较大，单靠档案管理工作人员的力量是不够的，也需要有新的技术元素融入其中，并得到不断深入的应用。单位要借助现代化的数字化手段逐步优化档案管理系统，对于提升档案管理效率和质量具有重要的意义。也可以说，在当前社会信息化建设的大背景下，单位加强档案管理数字化建设也是新时期发展的必然趋势，在档案管理数字化建设的过程中，应增加相关的资金投入，进一步改善档案管理工作中的硬件、软件设施建设条件。在当前档案管理的过程中，单位应当重视档案的库房管理，重视其安全性。同时，单位需要积极增设诸多现代化的基础保障管理设备，比如：为库房放置专用的档案管理柜，最大限度地确保档案管理库房的独立性，从而更好地实现库房档案管理。此外，单位要加大档案管理信息資源的开发力度，在相关条件允许的情况下，加大档案资源保护设备的投入，使档案管理更加规范、细化，逐步提高单位开展档案管理工作的服务质量和服务水平。

3 结 语

社会经济的发展推动着我国单位的改革进程，这也为单位开展档案管理工作带来了一定的挑战。目前，国内单位档案管理工作还存在较多有待完善的地方，设法解决档案管理中存在的问题，对提升档案管理人员素质水平、档案管理效果发挥着积极的作用。本文从单位档案管理中存在的问题入手，提出了针对性的解决对策，以期促进事业档案管理工作效率和工作质量的不断提升，实现档案管理科学化、规范化发展。

主要参考文献

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